Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 10.01.2008 № 1-р
Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 10.01.2008 г. Оренбург N 1-р Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 12.09.2013 г. N 341-р Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области 1. Утвердить типовую инструкцию по делопроизводству в органахисполнительной власти Оренбургской области согласно приложению. 2. Признать утратившим силу распоряжение главы администрацииОренбургской области от 21.08.1998 N 807-р "Об утверждении инструкциипо делопроизводству в администрации Оренбургской области". 3. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Губернатор А.А.Чернышев УТВЕРЖДЕНА распоряжением Губернатора области от 10.01.2008 N 1-р Типовая инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области от 28.09.2007 N 9 1. Общие положения 1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в органахисполнительной власти Оренбургской области разработана в соответствиис Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры имассовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N536, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов". 1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в органахисполнительной власти Оренбургской области (далее - Инструкция)устанавливает общие требования к функционированию службдокументационного обеспечения управления, документированиюуправленческой деятельности и организации работы с документами ваппарате Губернатора и Правительства Оренбургской области, другихорганах исполнительной власти области (далее - органы исполнительнойвласти). 1.3. Органы исполнительной власти области организуют и ведутделопроизводство на основе индивидуальных инструкций поделопроизводству, других нормативно-методических документов инастоящей Инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводствуутверждаются руководителями органов исполнительной власти областипосле согласования с комитетом по делам архивов Оренбургской области. 1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работыс документами независимо от вида носителя, включая их подготовку,регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощьюавтоматизированных (компьютерных) технологий. 1.5. Организация, ведение и совершенствование системыдокументационного обеспечения управления на основе единой техническойполитики и применения современных технических средств в работе сдокументами, методическое руководство и контроль за соблюдениемустановленного порядка работы с документами в подразделениях органовисполнительной власти осуществляются структурным подразделением, накоторое возложены функции по документационному обеспечению управления(далее - служба ДОУ) органа исполнительной власти. (Приложение N 1) 2. Правила подготовки и оформления документов 2.1. Оформление проектов законов Оренбургской области Проект закона Оренбургской области печатается на бланкеустановленной формы шрифтом Times New Roman N 14. (Приложения N 2, 3). Кроме соблюдения общепринятых требований оформления реквизитовслужебных документов, в законе должно быть учтено следующее: 2.1.1. Проект - дополнительный реквизит - проставляется впределах верхней правой границы текстового поля. Принятый закон печатается с отменой названного реквизита. 2.1.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-мямежстрочными интервалами и печатается прописными буквами без кавычекчерез одинарный межстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14 ивыравнивается по центру; отвечает на вопрос: о чем? Точка в концезаголовка не ставится. В заголовке проекта закона (закона) о внесении изменений взаконы необходимо назвать конкретные положения, в которые вносятсяизменения, а в случае неоднократного изменения одного и того жеположения - дополнительно указать, в какой именно части оноизменяется. Например: О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОН ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "ОБ ОБЛАСТНОМ БЮДЖЕТЕ НА 2006 ГОД" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В СТАТЬЮ 1 ЗАКОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "О СОЦИАЛЬНЫХ ГАРАНТИЯХ" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПУНКТ 3 СТАТЬИ 29 ГЛАВЫ I ЗАКОНА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "ЛЕСНОЙ КОДЕКС ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ" 2.1.3. Кем принят закон и дата его принятия. Слова "ПринятЗаконодательным Собранием области" отделяются от заголовка 3-мямежстрочными интервалами, печатаются в две строки через одинарныймежстрочный интервал от левой границы текстового поля. Датаограничивается правым полем документа. 2.1.4. Текст проекта закона может иметь преамбулу, котораяслужит для обоснования принятия закона или декларирования егопринципов. Основная часть текста структурируется в логическойпоследовательности, обеспечивающей переход от общих положений кчастным, и может подразделяться на разделы, главы, статьи. Слова"Раздел", "Глава", "Статья" всегда пишутся с красной строки. Слова "Раздел", "Глава" и заголовки разделов и глав печатаютсяпрописными буквами через одинарный межстрочный интервал жирным шрифтомразмера N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Разделы и главынумеруются римскими цифрами. Заголовки статей печатаются строчными буквами через одинарныймежстрочный интервал жирным шрифтом размера N 14. Точка в концезаголовка не ставится. Слово "статья" печатается с прописной буквы.Статьи нумеруются арабскими цифрами. Например: ГЛАВА IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ОХРАНЫ ТРУДА Статья 16. Ответственность за выпуск и поставку продукции, не соответствующей требованиям охраны труда При отсутствии заголовка у статьи ее текст начинается с краснойстроки. Точка после номера статьи не ставится. Например: Статья 1 Утвердить прилагаемую областную целевую программувоспроизводства минерально-сырьевой базы Оренбургской области в2007-2009 годах. В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться начасти, пункты и подпункты. Части нумеруются арабскими цифрами сточкой, пункты - арабскими цифрами с круглой скобкой, подпункты -строчными буквами с круглой скобкой. Ссылки на них оформляютсяследующим образом: часть 2 статьи 6, подпункт "к" пункта 2 части 1 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкойпункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг отдруга точкой с запятой. Части, пункты, подпункты могут подразделятьсяна абзацы-перечисления без буквенно-цифрового обозначения, дефис вэтом случае не используют. Структура законопроектов о внесении изменений в законы должнасоответствовать структуре этих законов. Информация об опубликовании закона, на которую дается ссылка,помещается в тексте статьи 1 этих документов. Например: "Внести в Закон Оренбургской области от 27 марта 2003 года N119/17-III-ОЗ "Об инвестиционной деятельности на территорииОренбургской области, осуществляемой в форме капитальных вложений"(газета "Южный Урал" от 4 апреля 2003 года - бюллетеньЗаконодательного Собрания области, 2003, девятое заседание)изменения". Последняя страница закона не должна ограничиваться однойстатьей. 2.1.5. Подпись проставляется на принятых ЗаконодательнымСобранием законах, отделяется от текста 2-мя межстрочными интерваламии состоит из слов "Губернатор Оренбургской области", которыепечатаются светлым шрифтом в одну строку от левой границы текстовогополя без абзаца. Инициалы и фамилия Губернатора Оренбургской области печатаются управой границы текстового поля светлым шрифтом. 2.1.6. Место составления, дата подписания и номер законапроставляются на принятых Законодательным Собранием законах,отделяются от подписи 2-мя межстрочными интервалами, выравниваются полевой границе текстового поля и печатаются в 3 строки. 2.1.7. К законопроектам, подготовленным для внесения вЗаконодательное Собрание, прилагаются: справка о подготовке проекта постановления ЗаконодательногоСобрания Оренбургской области о проекте закона Оренбургской области ссогласованием с заинтересованными организациями, в том числе: председателем соответствующего комитета или постоянной комиссииЗаконодательного Собрания; руководителем аппарата Законодательного Собрания, а в егоотсутствие - его заместителем; работником правового управления аппарата ЗаконодательногоСобрания; исполнителями, упоминаемыми в проекте. Справка о подготовке проекта постановления ЗаконодательногоСобрания должна содержать следующую информацию: а) об инициаторе проекта; б) о докладчике проекта; в) о рассылке принятого документа. В перечне рассылкиуказываются лица, которые являются непосредственными исполнителями илиорганизаторами работы по выполнению принятого документа и не являютсяполучателями бюллетеня Законодательного Собрания; г) о проверке подготовленного проекта работником аппаратаЗаконодательного Собрания. 2.1.8. Пояснительная записка с обоснованием необходимостипринятия документа, механизма его реализации, ожидаемых результатов. 2.1.9. Заключение правового управления аппарата ЗаконодательногоСобрания. 2.1.10. Таблица поправок субъектов права законодательнойинициативы с датой и подписью работника аппарата. 2.1.11. Заключение Губернатора области в соответствии сзаконодательством, согласование должностных лиц соответствующихорганов исполнительной власти в виде подписи на справке о подготовкепроекта закона Оренбургской области по вопросам: утверждения областного бюджета и отчета о его исполнении; связанным с необходимостью внесения изменений в областнойбюджет; утверждения программ социально-экономического развития области,предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств бюджетаобласти; налогов, сборов, пошлин, тарифов, ставок платежей, установлениекоторых отнесено к компетенции Законодательного Собрания; установления порядка предоставления и изъятия земельных участковпод объекты федерального и областного значения; назначения областного референдума; установления порядка изменения административно-территориальногоустройства области; утверждения ставки платежей в областной бюджет предприятий иорганизаций, находящихся в собственности области; установления льгот ипреимуществ, в том числе налоговых, по платежам в областной бюджет; утверждения договоров о хозяйственном и ином сотрудничестве среспубликами в составе Российской Федерации, краями, областями,автономной областью, автономными округами, а также министерствами иведомствами Российской Федерации и соглашений об участии области вассоциациях, договоров о внешнеэкономической деятельности исотрудничестве; установления в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации порядка управления и распоряжения собственностью области, атакже объектами федеральной собственности, переданными в хозяйственноеведение и распоряжение области; установления порядка объявления находящихся на территорииобласти природных и иных объектов, имеющих историческую,экологическую, культурную и научную ценность, охраняемыми памятникамиистории, природы и культуры; установления в соответствии сзаконодательством Российской Федерации порядка охраны и использованияобъектов природного и культурного наследия на территории области; установления порядка приватизации объектов собственности областив соответствии с законодательством Российской Федерации; установления порядка предоставления ссуд (кредитов) и финансовыхгарантий за счет средств областного бюджета. 2.1.12. Финансово-экономическое обоснование. 2.1.13. Перечень документов, в которые необходимо внестиизменения в связи с принятием закона. Заголовки всех прилагаемых к законопроекту документов печатаютсястрочными буквами светлым шрифтом центрированным способом. Точка вконце заголовков не ставится. В заголовках указывается полное названиепроекта закона. Например: Пояснительная записка к проекту закона Оренбургской области "О внесении изменения в статью 7 Закона Оренбургской области "Об областном бюджете на 2006 год" 2.2. Оформление проектов постановлений Законодательного Собрания области Постановление Законодательного Собрания печатается на бланкеустановленной формы шрифтом N 14. Кроме соблюдения общепринятых требований к оформлению реквизитовслужебных документов, в постановлении должно быть учтено следующее: 2.2.1. Слово "Проект" - дополнительный реквизит - проставляетсяв пределах верхней правой границы текстового поля. Постановление, принятое Законодательным Собранием, печатается сотменой названного реквизита. 2.2.2. Дата отделяется от наименования вида акта 2-мямежстрочными интервалами, печатается словесно-цифровым способом отлевой границы текстового поля на расстоянии не менее 55 (60) мм отверхнего края листа. 2.2.3. Номер печатается рядом с датой принятия документа. Знак"N" отделяется от цифры пробелом. Реквизиты "Номер" и "Дата" на проекте постановления непроставляются, оставляется лишь место для их оформления после принятияпостановления. 2.2.4. Место издания отделяется от реквизитов "Номер" и "Дата"одним межстрочным интервалом. 2.2.5. Заголовок печатается под угловым штампом на расстоянии 15мм и не выходит за его границы. Точка в конце заголовка не ставится. 2.2.6. Текст может подразделяться на констатирующую часть(преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть. Констатирующая часть (преамбула) завершается словами"Законодательное Собрание области постановляет", последнее словопечатается на отдельной строке по центру обычным шрифтом строчнымибуквами вразрядку. Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, еслипредписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется напункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. При наличии приложений к проекту постановления в тексте на нихобязательно делается ссылка. 2.2.7. Подпись состоит из наименования должностипредседательствующего на заседании Законодательного Собрания, еголичной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается обычным шрифтом в две-тристроки через одинарный межстрочный интервал от левой границытекстового поля без абзаца. 2.2.8. Приложение к проекту постановления печатается наотдельных листах бумаги. Шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложенияидентичны шрифту и межстрочным интервалам, применяемым при оформленииреквизита "Текст документа". В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, планы, программы, образцы документов и др. На первой странице приложения в правом верхнем углу печатаютсячерез одинарный межстрочный интервал и ограничиваются правым полемдокумента следующие слова: Приложение N к постановлению Законодательного Собрания области от __________ N _______ 2.3. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора и Правительства Оренбургской области 2.3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов (указов ираспоряжений Губернатора Оренбургской области, постановленийПравительства Оренбургской области) производится органамиисполнительной власти в соответствии с Правилами оформления документовв Правительстве Оренбургской области и настоящей Инструкцией. 2.3.2. Проекты правовых актов Губернатора и ПравительстваОренбургской области и приложения к ним печатаются на стандартныхлистах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 14. Верхнее поле документаусианавливается границами бланка. Левое поле - 3,0 см, правое - 1,5 сми нижнее - не менее 2,0 см. При оформлении проекта акта на двух иболее страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляетне менее 2,0 см. 2.3.3. Проекты правовых актов Губернатора и Правительстваобласти имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указГубернатора Оренбургской области или распоряжение ГубернатораОренбургской области, постановление Правительства Оренбургскойобласти), заголовок, текст. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнегокрая листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух иболее строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительнослов "Губернатор Оренбургской области". Текст отделяется от заголовка тремя интервалами и печатаетсячерез одинарный или полуторный межстрочный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительнуючасть). Преамбула в указах Губернатора Оренбургской области завершаетсясловом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой изаголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могутнумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейкруглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые указ,распоряжение, постановление должны соответствовать структуре основногоправового акта. При наличии приложений к указу, распоряжению ГубернатораОренбургской области, постановлению Правительства Оренбургской областив тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтомдругой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов(распоряжений) Губернатора Оренбургской области по вопросамнаграждения государственными наградами (в других случаях нерекомендуется). Подпись отделяется от текста тремя интервалами, состоит из слова"Губернатор", инициалов имени, отчества и фамилии ГубернатораОренбургской области и печатается через один межстрочный интервал. Дата проставляется после подписания документа, оформляетсяцифровым способом. Номер проставляется после подписания. К порядковому номеру указа Губернатора Оренбургской областичерез дефис добавляются строчные буквы "ук", распоряжения - строчнаябуква "р", постановления Правительства Оренбургской области - строчнаябуква "п". Приложения к проектам указов и распоряжений ГубернатораОренбургской области, постановлений Правительства Оренбургской областиоформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатанииприложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовуказов, распоряжений, постановлений. Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки,графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируютсяруководителем органа, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первойстранице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение",ниже через один межстрочный интервал дается ссылка на указ илираспоряжение Губернатора Оренбургской области, постановлениеПравительства Оренбургской области. При наличии нескольких приложенийони нумеруются. Например: Приложение N 1 к указу Губернатора области от _____________ N ______ Приложения заканчиваются чертой расположенной по центру текстана расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина чертысоставляет 3 см. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемыеположение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самомприложении в правом верхнем углу может располагаться слово УТВЕРЖДЕНОили УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО указом Губернатора области от ______________ N ______ Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде ичисле с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО,программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрированнымспособом. Наименование вида документа - приложения (первое словозаголовка приложения) допускается выделять прописными буквами(ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта тремяинтервалами, от текста приложения - двумя интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовкипечатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точкав конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделовполужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкграмматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочнаячасть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой страницелибо графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницахнапечатаны только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второголиста. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляетсязвездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения вцелом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописнойбуквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документахразделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты иподпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) ГубернатораОренбургской области, постановления Правительства области. В указанныхдокументах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты)можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют впределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела иномера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пунктадолжен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенныхточками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могутподразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерациюв пределах каждого пункта (например, 1.2.2.). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проектауказа, распоряжения, постановления в нижней его части. На приложениях к проектам указов, распоряжений, постановленийвизы проставляются также на оборотной стороне последнего листаприложения. Образцы оформления проектов указа, распоряженияГубернатора Оренбургской области, постановления ПравительстваОренбургской области приведены в приложениях N 7-9. 2.3.4. Справка к проекту постановления (распоряжения, указа)оформляется согласно приложениям N 4-6. 2.4. Бланки документов 2.4.1. Документы в органах исполнительной власти Оренбургскойобласти должны оформляться на бланках и иметь установленный комплексобязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документовизготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297мм), А5(148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как набланке, так и без него, должен иметь поля не менее*): 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.4.2. В аппарате Губернатора и Правительства Оренбургскойобласти и других органах исполнительной власти применяются следующиебланки: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают дваварианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов впределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зонырасположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строкареквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Виды и формы бланков, применяемых в органах исполнительнойвласти, утверждаются их руководителями по представлению службы ДОУ. 2.4.3. Бланки документов должны использоваться строго поназначению и без соответствующего разрешения не могут передаватьсядругим организациям и лицам. 2.4.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланковдокументов осуществляется по разрешению (поручению) руководителяоргана исполнительной власти области. Соответствующие предложениявносятся руководителем службы документационного обеспечения вместе собразцами предлагаемых бланков. Образцы оформления бланков приведены в приложениях N 10-17. 2.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в органах исполнительной власти Оренбургской области При подготовке организационно-распорядительных документовработники органов исполнительной власти области оформляют реквизитыдокументов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов"<*>. 2.5.1. Герб Оренбургской области. Герб Оренбургской области помещается на бланках в соответствии сЗаконом Оренбургской области от 12 сентября 1997 года N 131/33-ОЗ "Огербе Оренбургской области". 2.5.2. Код органа исполнительной власти области<**>. Код органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), атакже по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций(ОКПО). 2.5.3. Основной государственный регистрационный номерюридического лица<**>. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органаисполнительной власти проставляют в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами. 2.5.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет<**>. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановкина учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,выдаваемыми налоговыми органами. 2.5.5. Код формы документа<*>. Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийскимклассификатором управленческой документации. <*>По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан ненуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от04.04.2003 N 07/3276-ЮД). <**>Указывается по усмотрению органа исполнительной власти. 2.5.6. Наименование органа исполнительной власти. Наименование органа исполнительной власти должно соответствоватьего наименованию, указанному в положении об этом органе исполнительнойвласти. При наличии сокращенного наименования органа исполнительнойвласти его помещают в скобках ниже полного. 2.5.7. Справочные данные об органе исполнительной власти. Справочные данные об органе исполнительной власти включают всебя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрениюоргана исполнительной власти (номера факсов, телексов, адресэлектронной почты и т.д.). 2.5.8. Наименование вида документа. Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительнойвласти, должно соответствовать видам документов, предусмотреннымОбщероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 2.5.9. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительныедокументы, письма) или события, зафиксированного в документе(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план,инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающимили утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатаетсятолько обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более органамиисполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парамиарабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 14.09.2006 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:14 сентября 2006 г. 2.5.10. Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядковогономера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел,информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного несколькимиюридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационныхномеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторовдокумента через косую черту. 2.5.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетрегистрационный номер и дату документа, на который должен быть данответ. 2.5.12. Место составления или издания документа. Место издания документа указывается в том случае, еслизатруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланкаконкретного вида документа. Место составления или издания документауказывают с учетом принятого административно-территориального деления,оно включает только общепринятые сокращения. 2.5.13. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурномуподразделению без указания должностного лица их наименования пишутся вименительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" поотношению к самой длинной строке. Например: Министерство социального развития Оренбургской области Управление социальной поддержки При направлении документа конкретному должностному лицунаименование организации и подразделения указывается в именительномпадеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Министерство социального развития Оренбургской области Управление экономики и финансов Начальнику управления - главному бухгалтеру Т.П. Кречетовой При адресовании документа руководителю организации еенаименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору ОАО "Оренбургэнерго" В.Ф. Кажаеву В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.Элементы почтового адреса указывают в последовательности,установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресованииписьма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Министерствосоциального развития Оренбургской области ул. Терешковой, д. 33, г. Оренбург, 460006 При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию иинициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Иванову И.В. ул. Советская, д. 5, кв. 12, г. Ясный, Оренбургская обл., 462781 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятсяперед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. 2.5.14. Гриф утверждения документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Министр сельского хозяйства Оренбургской области (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата При утверждении документа указом, распоряжением, постановлением,приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающегодокумента в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО"согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО приказом министерства сельского хозяйства Оренбургской области от 16.03.2007 N 105 2.5.15. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости),срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное впоручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей икоординация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения ввиде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющихтиповые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подписьавтора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указаниемрегистрационного номера и даты документа, к которому резолюцияотносится. 2.5.16. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точнопередавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован снаименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"),например: ПРИКАЗ Об изменении штатного расписания Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,заголовок может не составляться. 2.5.17. Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой"К", словом или штампом "Контроль". 2.5.18. Текст документа. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связноготекста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным вименительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лицамножественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны бытьсогласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкдолжны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чемна одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф)может повторяться на каждой странице либо графы таблицы должны бытьпронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этихграф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти указываются причины, цели, основания создания документа; вовторой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу безпояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или воисполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:наименование документа и организации-автора, дату, регистрационныйномер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можноразбить на пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих напринципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованныхруководству, текст излагают от первого лица единственного числа("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьеголица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лицамножественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа("слушали", "выступили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим предоставить...","направляем в Ваш адрес"); от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаюнеобходимым"); от третьего лица единственного числа ("министерство невозражает"). 2.5.19. Отметка о наличии приложения. Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, тоуказывают его наименование, число листов и число экземпляров; приналичии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о на 3 л. в 2 экз. 2. Проект на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо министерства экономического развития иторговли Оренбургской области от 09.02.2007 N 22/110 и приложение кнему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления,приказы, распоряжения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут"Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа,его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к распоряжению Губернатора области от 16.03.2007 N 26-р 2.5.20. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписавшего документ (при использовании должностного бланканаименование должности не указывается), личная подпись и еерасшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проектедокумента, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее егообязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываетсяфактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия(исправления можно внести от руки или машинописным способом, например:"и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за"или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне или одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне. 2.5.21. Согласование проекта документа. Согласование проекта документа проводится при необходимостиоценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам иранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на справкесогласования к документу (внутреннее согласование) или грифомсогласования (внешнее согласование). Виза включает в себя должность визирующего документ, личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. В отдельных случаях виза может проставляться в нижней частиоборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правовогоакта. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визыпроставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаоформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляетсяследующим образом: Замечания прилагаются Начальник государственно-правового управления (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования,который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должностилица, с которым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник Управления внутренних дел по Оренбургской области (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Согласование документа осуществляется в следующейпоследовательности: с должностными лицами территориальных органов федеральныхорганов исполнительной власти; с руководителями органов исполнительной власти области; с руководителями подчиненных организаций, интересы которыхзатрагиваются в документе; при необходимости с органами, осуществляющими государственныйнадведомственный контроль (надзор) в определенной области(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательствомпредусматривается возможность совершения управленческих действийтолько с согласия этих органов. 2.5.22. Оттиск печати. Орган исполнительной власти имеет печать с изображениемГосударственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные вположении о данном органе. Оттиск печати с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации ставится на документах, требующих особого удостоверения ихподлинности. Простые круглые печати (без изображения государственнойсимволики) ставятся на копиях документов для удостоверения ихсоответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончаниенаименования должности лица, подписавшего документ. 2.5.23. Отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику нижереквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно",должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровкуподписи, дату заверения. Например: Верно Начальник отдела учета и подготовки кадров (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органаисполнительной власти. 2.5.24. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнемуглу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинникадокумента. Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номерего телефона, например: Н.С. Максимова 77-46-46 На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя. 2.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела,в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа инаправлении его в дело подписывается и датируется исполнителемдокумента или руководителем структурного подразделения, в которомисполнен документ. 2.5.26. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в орган исполнительной властиобласти содержит очередной порядковый номер и дату поступлениядокумента (при необходимости - время поступления). Допускаетсяпроставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 2.5.27. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницыдокумента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату идругие поисковые данные, устанавливаемые в органе исполнительнойвласти области. 2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в органах исполнительной власти Оренбургской области 2.6.1. Приказ, распоряжение 2.6.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решениянормативного характера, а также по оперативным, организационным,кадровым и другим вопросам работы органа исполнительной властиобласти. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделенияна основании поручений руководителя органа исполнительной властиобласти, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонамивозлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносятпроект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов(распоряжений) осуществляет служба ДОУ. 2.6.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к нимвизируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваютсязадания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридическойслужбы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения попроекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании,излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторномусогласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю наподпись, визируются заместителями руководителя в соответствии сраспределением обязанностей. 2.6.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются настандартных бланках установленной формы и докладываются для подписипри необходимости со справкой, которая должна содержать краткоеизложение сути приказа, обоснование его необходимости, а такжесведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кемсогласован. Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарногогода, приказы по основной деятельности, по личному составу ираспоряжения нумеруются отдельно. 2.6.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженныеэкземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам всоответствии с указателем рассылки, который составляется иподписывается исполнителем. Копия обязательно направляется такжеисполнителю и в службу ДОУ. 2.6.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Герб Оренбургской области. Наименование органа исполнительной власти. Наименование вида документа - приказ (распоряжение). Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номераприказа (распоряжения). Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовокпечатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: Об утверждении правил по охране труда Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольнымрасположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами ипечатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границытекстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстовогополя. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказиздается на основании другого документа, то в констатирующей частиуказывается наименование этого документа в родительном падеже, егоавтор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю,которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения или конкретныедолжностные лица. Последний пункт распорядительной части можетсодержать сведения о подразделении или должностном лице, на котороевозлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемыйдокумент (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения".Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводитсяприказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнительготовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровкуподписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнеголиста проекта приказа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визыпроставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшегодокумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органаисполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу визируются руководителем структурногоподразделения, подготовившего проект. При наличии несколькихприложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанныйприказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа недопускается. 2.6.1.6. Совместные приказы органов исполнительной властипечатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При оформлении совместного приказа: наименования органов исполнительной власти располагаются наодном уровне; наименование вида документа - приказ - располагаетсяцентрованно; дата совместного приказа - единая, соответствует дате болеепоздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе; подписи руководителей органов исполнительной властирасполагаются ниже текста на одном уровне. Образцы оформления приказов и распоряжений приведены вприложениях N 18-20. 2.6.2. Положение, правила, инструкция 2.6.2.1. Положение принимается в том случае, если в немустанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,отнесенным к компетенции органов исполнительной власти области. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные длявыполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как акты,утверждаемые органом исполнительной власти; утверждение осуществляетсяпутем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение опорядке принятия положений, правил и инструкций находится в веденииоргана исполнительной власти. 2.6.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектовнормативных актов. 2.6.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатаетсяна общем бланке органа исполнительной власти. Если проект положения(правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, тоположение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумагиформата А4. Текст излагается от третьего лица единственного илимножественного числа. В тексте используются слова: "должен","следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает навопрос "О чем?". Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служитраздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться наразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов иподпунктов производится арабскими цифрами. Образец оформленияположения приведен в приложении N 21. 2.6.3. Протокол 2.6.3.1. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 2.6.3.2. В органах исполнительной власти протоколы могутиздаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ходобсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 2.6.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двухчастей: вводной и основной. Во вводной части указываются: председатель илипредседательствующий и секретарь. Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших илиотсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количествопревышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня - переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, суказанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопроснумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога"О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в текстесноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - втексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятсяитоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего постановления(решения). 2.6.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего(председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц,присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываютсянаименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываютсячерез 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы ипринятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римскойцифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованноразмером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последнейстроки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступившихпри обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочныйинтервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 2.6.3.5. Протокол подписывается председательствующим назаседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертныхсоветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавшихучастие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, заисключением принятых на заседании Правительства Оренбургской области,состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса вповестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределахвопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могутприбавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой,принятой в органе исполнительной власти области. 2.6.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаютсязаинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственныйисполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копиипротоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяютсяпечатью службы ДОУ. 2.6.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протоколаразмером шрифта N 14 или на общем бланке органа исполнительной властиформата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границыверхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтомразмером N 17 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания - указывается (принеобходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру иотделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущегореквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит иззнака N и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица, председательствовавшего назаседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи(инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Приоформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени ифамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией неставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 22. Образец оформления краткого протокола приведен в приложенииN 23. 2.6.4. Служебные письма 2.6.4.1. Служебные письма органов исполнительной властиготовятся как: ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации иПравительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительнойвласти; ответы о выполнении поручений Губернатора Оренбургской области; исполнение поручений Губернатора Оренбургской области пообращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органовисполнительной власти области; сопроводительные письма к проектам законодательных актовОренбургской области, проектам актов Губернатора и ПравительстваОренбургской области; ответы на запросы различных организаций, предприятий и частныхлиц; инициативные письма. 2.6.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаютсярезолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполненияпоручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям,зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовкиинициативных писем определяются руководителями структурныхподразделений. 2.6.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланкахформата А4 или A5. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и болееорганов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумагиформата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительнойвласти, подписавших письмо, включаются в наименование должности вреквизите "подпись". При оформлении письма на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листаарабскими цифрами. Служебное письмо органов исполнительной власти, направляемоевнутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма,как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов,если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурномподразделении организации-адресата. 2.6.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственногочисла. Например: "Министерство считает", "Департамент рассмотрел". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от 1-го лица единственного числа: "прошу", "направляю". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти излагается причина, основание или обоснование составленияписьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основаниемподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаютсявыводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 2.6.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного втексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в томчисле в положениях о структурных подразделениях, в должностныхинструкциях и в должностных регламентах; в названных документах долженбыть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящихдолжностных лиц. 3. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота 3.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти смомента их создания или получения до завершения исполнения илиотправки образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые сними в органе исполнительной власти, регламентируются правиламиоформления документов в Правительстве Оренбургской области,положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами. 3.1.3. При применении в органах исполнительной властиэлектронного документооборота службой ДОУ совместно со службойавтоматизации разрабатываются маршруты движения документов. 3.2. Организация доставки документов 3.2.1. Доставка документов в орган исполнительной властиосуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской иэлектрической связи, а также нарочным. С помощью почтовой связи в орган исполнительной власти областидоставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказныхписем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения поэлектронной почте. 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.3.1. Документы, поступающие в орган исполнительной власти набумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительноерассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляютсяисполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляетсяработниками службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов спометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостностьдокументов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы ссоответствующей пометкой пересылаются по принадлежности иливозвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним можно установить адрес отправителя или время отправки иполучения документов, а также при поступлении личных и доплатныхдокументов. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемыхдокументов, поступающих в орган исполнительной власти, приведен вприложении N 34. Полученные документы, за исключением письменных обращенийграждан, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далееименуется - РКФ). На полученном документе проставляетсярегистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, какправило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницыдокумента. Регистрационный штамп содержит наименование органаисполнительной власти, дату и регистрационный номер. Если корреспонденция не вскрывается ("лично","конфиденциально"), то регистрационный штамп может ставиться наконвертах и упаковке конвертов. Пакет с пометкой "лично" вскрываетсясамим адресатом или уполномоченным им лицом. При поступлении документов с сопроводительным письмомцелесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов написьме и первом листе приложения, т.к. сотрудники работают не ссопроводительным письмом, а с приложением к ним. 3.3.2. Документы, адресованные руководству органа исполнительнойвласти, а также без указания конкретного лица или структурногоподразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затемнаправляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения поступивших документов на требующие обязательногорассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурныеподразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки ихсодержания, на основании установленного в организации распределенияобязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно структурным подразделениям иликонкретным должностным лицам. Службой ДОУ в первую очередь обрабатываются документы суказаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или спометкой о срочности их доставки. Информация о зарегистрированных документах передается вэлектронные базы данных соответствующих подразделений, гдеосуществляется проверка соответствия количества документов, фактическиполученных подразделением, и документов, зарегистрированных вэлектронной базе. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. Документы, поступившие из других организаций непосредственно вподразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательномпорядке направлены на регистрацию в службу ДОУ. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ,где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается наисполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькимиструктурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,остальным исполнителям передаются копии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденциянезамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в службу ДОУ. 3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку спроставлением даты и времени приема, регистрируются, а затемпередаются на рассмотрение руководству и исполнение. 3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается(печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативнопередается руководителю, которому она адресована. 3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильнойсвязи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на бумаге форма А4 черным цветом, не долженпревышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается, какправило, с заявкой установленного образца, подписанный руководителемподразделения. Заявки хранятся в течение одного года; ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, ируководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; доставляются факсограммы на иностранных языках адресату безперевода; запрещается передавать секретные сведения, тексты документов спометкой "для служебного пользования"; подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинникидокументов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой овремени отправки; поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам вдень их приема, срочные - немедленно; при пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, чтослужебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, неявляется официальным документом; поступивший вслед за факсограммой подлинник документанаправляется в соответствующее подразделение-исполнитель; при необходимости включения факсограммы в дело длительного срокахранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в дело. Факсограммы от структурных подразделений принимаются дляпередачи с разрешения руководителя службы ДОУ. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной вподразделениях, осуществляется их руководителями. 3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в органисполнительной власти, проходят прием, регистрацию, предварительноерассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ,поступивших на электронный адрес органа исполнительной власти,осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением поразрешению руководителя органа исполнительной власти. Правила приема, обработки и распределения документов вэлектронном виде определяется инструкцией по делопроизводству органаисполнительной власти, с учетом функционирующих в органеисполнительной власти технических и программных средств. 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемыеорганом исполнительной власти, доставляются адресатам почтой,фельдсвязью, передаются по каналам электрической связи, а такжекурьером (решается исходя из конкретной ситуации). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляетсяслужбой ДОУ органа исполнительной власти в соответствии с Правиламиоказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляетпередачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Виды документов, информация которых передается по каналамэлектрической связи, а также необходимость и порядок досылки ихбумажного оригинала адресату, определяются инструкцией поделопроизводству органа исполнительной власти с учетом функционирующихв органе исполнительной власти технических и программных средств. Документы и материалы принимаются на отправку только ссопроводительными письмами (за исключением распорядительныхдокументов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии сутвержденным указателем рассылки). Документы для отправки передаются полностью оформленными,зарегистрированными с указанием почтового адреса/номерателефона/электронного адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться иотправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочегодня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовкии оформления должно соответствовать прохождению отправляемыхдокументов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки исогласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицамипередаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль заправильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству всоответствии с правом подписи документов и распределениемобязанностей. После подписания документы регистрируются. 3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями изарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядкерассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятсярассматриваемые вопросы. 3.5.4. Передача документов между структурными подразделениямиосуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства вконкретном структурном подразделении. Документы передаются ссоответствующей отметкой в РКФ. 3.6. Учет количества документов 3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени(год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ ипредставляются руководству. 3.6.2. За единицу учета количества документов принимается самдокумент с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основепринятой в органе исполнительной власти системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по органуисполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме(приложение N 24 - примерное). По каждой группе учитывается количестводокументов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую чертуили в отдельных графах). 3.7. Работа исполнителей с документами 3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработкунеобходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,согласование, представление на подписание (утверждение) руководствоморгана исполнительной власти или руководителями структурныхподразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование. На документ,рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указательна рассылку. Документу, направляемому в несколько адресов,присваивается один регистрационный номер. 3.7.2. При оперативном решении вопросов без составлениядополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: одате поступления (если образовался интервал времени между поступлениемдокумента и его доставкой исполнителю), о датах промежуточногоисполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате ирезультатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 4. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрациядокументов - запись учетных данных о документе по установленной форме,фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполненияи использования в справочных целях, за исключением указанных вприложении N 34. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и отфизических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки,передачи или создания. 4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в деньпоступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Припередаче документа из одного подразделения в другое новыйрегистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. 4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, взависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,отдельно регистрируются приказы руководителя органа исполнительнойвласти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебнаяпереписка, обращения граждан. 4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемыхдокументов производится в местах исполнения и создания документов.Документы, полученные из Правительства Российской Федерации,Администрации Президента Российской Федерации, федеральных органовисполнительной власти, Правительства Оренбургской области, поступающиена рассмотрение руководителя органа исполнительной власти и егозаместителей, распорядительные документы и переписка за подписьюруководителя органа исполнительной власти, протоколы и решенияколлегиальных органов регистрируются в службе ДОУ. Документы, создаваемые по направлениям деятельности органаисполнительной власти, могут регистрироваться в структурныхподразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильнойсвязи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях,осуществляющих их прием и передачу. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения (ДСП), осуществляется совместно снесекретными документами службой ДОУ. При этом к входящему номерудокумента добавляется пометка "ДСП". Регистрация отправляемых документов с пометкой "ДСП"осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ. 4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных илиэлектронных карточках, журналах. 4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядковогономера, который, исходя из информационных потребностей органаисполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровыминдексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуредел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей идр. Составные части регистрационного номера отделяются друг от другакосой чертой или дефисом. 4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационнойсовместимости регистрационных данных устанавливается следующий составосновных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости отхарактера документа и задач использования информации может дополнятьсядругими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору: ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФинициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковыйномер в пределах соответствующего регистрационного массива. 4.2. Организация поисковой системы по документам 4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации припринятии решений в органах исполнительной власти создаются поисковыесистемы по документам. Поисковые системы могут создаваться как втрадиционном, так и в электронном виде. 4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки иклассификационные справочники. 4.2.3. При традиционной карточной регистрации печатаетсянеобходимое количество РКФ, которые могут составлять следующиекартотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторамдокументов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, пообращениям граждан; алфавитные и другие в зависимости от задач поискаинформации. 4.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путемразработки классификационных справочников: классификатора вопросов деятельности органа исполнительнойвласти; классификатора видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора резолюций; классификатора исполнителей; классификатора результатов исполнения документов; номенклатуры дел. Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могутиспользоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностейввода и поиска документов и информации. 4.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документаили подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, виддокумента, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (полюбому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов иэлементов текста. 4.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации одеятельности органа исполнительной власти. 5. Исполнение документов 5.1. Контроль исполнения документов 5.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя постановкудокумента на контроль, регулирование хода исполнения, снятиеисполненного документа с контроля, направление исполненного документав дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнениядокументов, информирование руководителей о состоянии исполнениядокументов. 5.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителеморгана исполнительной власти. При постановке документа на контроль в правом верхнем поледокумента ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К"или словом (штампом) "Контроль". 5.1.3. Контроль исполнения обеспечивается структурнымподразделением, определенным руководителем органа исполнительнойвласти. 5.1.4. Структурное подразделение, обеспечивающее контрольисполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю органаисполнительной власти, заместителям руководителя органа исполнительнойвласти и руководителям структурных подразделений информацию онаходящихся на контроле документах по форме, определеннойруководителем органа исполнительной власти. 5.1.5. Контроль исполнения документов строится на базерегистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнениядокументов, по исполнителям, группам документов. 5.2. Сроки исполнения документов 5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших издругих организаций - с даты их поступления. 5.2.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решения органаисполнительной власти, должна быть представлена руководству в день еепоступления, после чего немедленно передана на исполнение. 5.2.3. Поручения, содержащие указание "срочно","незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течениетрех дней с даты подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежитисполнению в течение одного месяца с даты его подписания. Еслипоследний день срока исполнения поручения приходится на нерабочийдень, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства. 5.2.4. Изменение срока исполнения производится только поуказанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятиемнового акта; индивидуальный - руководителем, который его установил. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом илиучреждением, которое его установило. 5.2.5. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле выполнения заданий, запросов, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или другого документированногоподтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка обисполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственныйисполнитель), дата. 6. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляетсобой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,систематизацию документов, формирование и оформление дел наделопроизводственной стадии и их передачу в архив органаисполнительной власти (далее - архив) в соответствии с требованиями,установленными нормативно-методическими документами по архивному делуи делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации, Федерального архивного агентства и другихфедеральных органов исполнительной власти. 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительнойвласти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненныхдокументов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков иххранения и является основой для составления описей дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного(до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться положениями об органе исполнительной власти и егоструктурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами оработе, перечнями документов с указанием сроков их хранения,номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды,состав и содержание. 6.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатурыдел структурных подразделений (приложение N 25) и сводная номенклатурадел органа исполнительной власти (приложение N 26). 6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется(не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения илисотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается сархивом и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения ипредставляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срокразработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службуДОУ органа исполнительной власти. 6.1.5. Сводная номенклатура дел (далее - номенклатура дел)составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурныхподразделений при методической помощи архива органа исполнительнойвласти. 6.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной власти визируетсялицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы ДОУ,согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее именуется -ЦЭК) органа исполнительной власти, с экспертно-проверочнойметодической комиссией (далее именуется - ЭПМК) комитета по деламархивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущегогода) руководителем органа исполнительной власти. 6.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурныеподразделения органа исполнительной власти получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 6.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количествеэкземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел являетсядокументом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру делв раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестверабочего, третий применяется в архиве органа исполнительной власти.Четвертый - в Государственном учреждении "Государственный архивОренбургской области" (далее - ГУ "ГАОО"), куда документы передаютсяна постоянное хранение. 6.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется,утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарногогода. 6.1.10. Номенклатура дел органа исполнительной властисогласовывается с комитетом по делам архивов Оренбургской области нереже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений в функциях иструктуре органа исполнительной власти разрабатывается новая своднаяноменклатура дел. 6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел органаисполнительной власти являются названия структурных подразделений. Всводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии сутвержденной структурой органа исполнительной власти. 6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы органа исполнительной власти. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 6.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного воргане исполнительной власти цифрового обозначения структурногоподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре впределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурногоподразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексыдля однородных дел в пределах разных структурных подразделений; дляпереходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В началерасполагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а такжевводных слов и сложных оборотов. Не допускается употреблениесокращенных слов и сокращенных наименований органов власти,организаций. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующейпоследовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) илиразновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органаисполнительной власти или структурного подразделения (автордокумента); название организации, которой будут адресованы или откоторой будут получены документы (адресат или корреспондентдокумента); краткое содержание документов дела; название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но несвязанных последовательностью исполнения, в качестве вида делаупотребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о работе комиссии по урегулированию конфликтныхситуаций (решения, планы, справки) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и покакому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однороднымикорреспондентами, последние не указываются, а указывается их общеевидовое название. Например: Переписка с государственными и негосударственными организациямиОренбургской области по основным вопросам их деятельности В заголовках дел, содержащих переписку с разнороднымикорреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка по вопросам государственной гражданской службы В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, еслипереписка ведется только с ним. Например: Переписка с Уральской академией государственной службы повопросам подготовки кадров При обозначении в заголовках дел административно-территориальныхединиц учитывается следующее: если содержание дела касается несколькиходнородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела неуказываются их конкретные названия, а указывается их общее видовоеназвание. Например: Переписка с главами муниципальных образований по вопросамсоциальной защиты населения Но если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) названиеуказывается в заголовке дела. Например: Переписка с Главой муниципального образования г. Оренбург В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы(отчеты). Например: Годовые планы финансовых мероприятий Годовые статистические отчеты о расходах на содержаниеавтотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, тосоставляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержаниезаголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарногогода. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поПеречню типовых управленческих документов, образующихся в деятельностиорганизаций, с указанием сроков хранения, а при его отсутствии - потиповой или примерной номенклатуре дел или срок хранения,согласованный с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с2006 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных заформирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной властидля продолжения и др. 6.1.14. Если в течение года в органе исполнительной властивозникают новые документированные участки работы, непредусмотренныедела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимыхдел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 6.2. Формирование дел 6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документоввнутри дела. 6.2.2. Дела формируются в органе исполнительной власти, какправило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях. 6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документыдолжны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости отпринятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам,ответственным за ведение делопроизводства в структурныхподразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в котороедолжен быть подшит документ, определяет руководитель структурногоподразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляетсяслужбой ДОУ. 6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общиеправилa: помещать в дело только исполненные документы, в соответствиис заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документыодного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельногруппировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общихоснованиях; в дело не должны помещаться документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должнопревышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей)номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе сдобавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз вхронологической, вопросно-логической последовательности или в ихсочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Все документы отчетного и информационного характера поисполнению правовых актов Губернатора или Правительства Оренбургскойобласти, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот актдело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документыподшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущийгод. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количествокопий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела,в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решенияколлегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты,сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируютсяотдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работыорганов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению иисполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личнымвопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного годаи систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении перепискипо определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода. 7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию Документы органа исполнительной власти области являютсяобластной собственностью и после проведения экспертизы их ценности вустановленном порядке передаются на постоянное хранение в ГУ "ГАОО"как часть Архивного фонда Оренбургской области. Для хранения документов Архивного фонда Оренбургской области,относящихся к государственной собственности, и документов временного(свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а такжедокументов по личному составу, их учета, использования, отбора иподготовки к передаче на постоянное хранение орган исполнительнойвласти образует архив. Подготовка документов к передаче на хранение вархив аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской областивключает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурныхподразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизыценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описейдел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 7.1. Организация оперативного хранения документов 7.1.1. С момента заведения и до передачи в архив органаисполнительной власти дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающиеза делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов идел. В целях повышения оперативного поиска документов деларасполагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сторонешкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроковхранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затемсдаются в архив органа исполнительной власти. 7.1.2. Выдача дел другим подразделениям производится сразрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникамподразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное делозаводится карта-заместитель, в которой указываются структурноеподразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурныхподразделений на срок не более одного месяца. После истеченияуказанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменныхзапросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти илиего заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается висключительных случаях и производится с разрешения руководителя органаисполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документаи акта о причинах выдачи подлинника. 7.2. Оформление дел 7.2.1. Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению приих заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела кхранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описаниюдела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлениюзаверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службыДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которыхвходит заведение и формирование дел, при методической помощи и подконтролем архива органа исполнительной власти. 7.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление делапредусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленнойформе (приложение N 27); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 28); составление, в необходимых случаях,внутренней описи документов дела (приложение N 29); подшивку илипереплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложкидела. 7.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Наобложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительнойвласти (фондообразователя); наименование структурного подразделения;номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части);количество листов в деле; срок хранения дела, архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующимобразом: наименование органа исполнительной власти указываетсяполностью в именительном падеже, с указанием официально принятогосокращенного наименования, которое указывается в скобках после полногонаименования; наименование структурного подразделения - записываетсяназвание структурного подразделения в соответствии с утвержденнойструктурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс)дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти; заголовок дела- переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти,согласованной с ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области;дата дела - указывается год заведения и год окончания дела вделопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию,а также для дел, состоящих из не скольких томов (частей), являютсякрайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному вотдельный том, является дата регистрации основного документа,приложение к которому помещено в этот том. При этом число и годобозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностьюсловами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листазаверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простымкарандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углулиста. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется какодин лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатныеиздания, нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация листовзачеркивается. Листы дел, состоящих из несколько томов или частей, нумеруютсяпо каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначалаконверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются каксамостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надписьсоставляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. Взаверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листовв данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указаниемрасшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов вделе проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи иномера дела по описи) на обложках дел постоянного храненияпроставляется в архиве органа исполнительной власти черными черниламитолько после включения этих дел в годовые разделы сводных описей,утвержденных ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области (доэтого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место длянаименования ГУ "ГАОО", в которое будут передаваться дела, кодовархива и органа исполнительной власти по Общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскомуклассификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: принесоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документовв заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер деламогут проставляться на обложке штампом. 7.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного ивременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызываетсяспецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если онисформированы по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают конкретное содержание документов. Необходимость составления внутренней описи документов делаопределяется инструкцией по делопроизводству органа исполнительнойвласти. Внутренняя опись составляется на отдельном листе поустановленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерахдокументов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляетсяитоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количествовключенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем суказанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеиваетсяза верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. При подготовкедел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки)из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документовв деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.3. Экспертиза ценности документов 7.3.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивного фондаОренбургской области. 7.3.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительнойвласти на стадии делопроизводства проводится: при составленииноменклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильностиотнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архиворгана исполнительной власти. 7.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в органе исполнительной власти создается постояннодействующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) илиэкспертная комиссия (далее - ЭК) органа исполнительной власти, принеобходимости, создаются экспертные комиссии и в структурныхподразделениях. 7.3.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работыопределяются положениями, которые утверждаются руководителем органаисполнительной власти (для ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти) ируководителем структурного подразделения (для ЭК структурногоподразделения). 7.3.5. Экспертиза ценности документа постоянного и временногохранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органаисполнительной власти непосредственно лицами, ответственными заведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственнымметодическим руководством архива. 7.3.6. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор делс временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности",подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которыхистекли. 7.3.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится наосновании перечней документов с указанием сроков их хранения иноменклатуры дел органа исполнительной власти путем полистногопросмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетныеэкземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и неотносящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документовпринимает ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти. 7.3.8. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) храненияи по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 7.3.9. Опись дела - архивный справочник, содержащийсистематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельнойваловой (порядковой) законченной нумерацией. 7.3.10. Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личномусоставу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи несоставляются. 7.3.11. В органе исполнительной власти в каждом структурномподразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегоднопод непосредственным методическим руководством архива органаисполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органаисполнительной власти. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служатосновой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти,которую готовит архив органа исполнительной власти и по которой онсдает дела на государственное хранение в соответствующий архив. 7.3.12. Описи дел структурных подразделений составляются поустановленной форме (приложение N 30) и представляются в архив органаисполнительной власти не позднее чем через три года после завершениядел в делопроизводстве. 7.3.13. Описательная статья описи дел структурного подразделенияимеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) поописи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); датадела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срокхранения дела. 7.3.14. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), токаждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный томприложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются вточном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложкудела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамипишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородныедела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется дляотметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, опередаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой нанеобходимый акт, о наличии копий и т.п. 7.3.15. В конце описи вслед за последней описательной статьейделается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью)количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел поописи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи(литерные номера и пропущенные номера). 7.3.16. Опись дел структурного подразделения подписываетсясоставителем с указанием его должности, согласовывается сруководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурногоподразделения. При наличии в структурном подразделении органа ЭК опись дел доее утверждения должна быть согласована с ЭК. 7.3.17. Опись дел структурного подразделения организациисоставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе сделами в архив органа исполнительной власти, а второй остается вкачестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Приналичии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трехэкземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК длярассмотрения и согласования. 7.3.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожениюи составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31)производится после составления сводных описей дел постоянного храненияза этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседанииЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти одновременно. Только послеутверждения ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области описейдел постоянного хранения, согласованные акты утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти, после чего организацияимеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии сустановленным порядком. 7.3.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,как правило, на все дела органа исполнительной власти. Если в актеуказаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждогоструктурного подразделения указывается перед группой заголовков делэтого подразделения. 7.4. Подготовка и передача документов в архив 7.4.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Их передача производится только поописям дел. 7.4.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительнойвласти не позднее чем через три года после их завершения вделопроизводстве. 7.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив органа исполнительной власти, как правило, неподлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечениисроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 7.4.4. Передача дел в архив органа исполнительной властиосуществляется по графику, составленному архивом, согласованному сруководителями структурных подразделений и утвержденному руководителемслужбы ДОУ. 7.4.5. В период подготовки дел структурным подразделением кпередаче в архив органа исполнительной власти сотрудником архивапредварительно проверяется правильность их формирования, оформления исоответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительнойвласти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании иоформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 7.4.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом органаисполнительной власти в присутствии работника структурногоподразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждогодела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В концекаждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписизаведующего архивом органа исполнительной власти и лица, передавшегодела. Вместе с делами в архив органа исполнительной власти передаютсярегистрационные картотеки на документы и (или) программные средства ибазы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнениипередаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данныхвключается в опись. 7.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурногоподразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное заведение делопроизводства данного структурного подразделения, в периодпроведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиесядокументы в дела, оформляет дела и передает их в архив органаисполнительной власти независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел.-----------------------------<*>В приложениях N 7-9 к пункту 2.3.3 размеры полей представленыисходя из сложившейся практики в аппарате Губернатора и ПравительстваОренбургской области. Приложение N 1 к п.1.5. Гриф утверждения Примерное положение о службе ДОУ 1. Общие положения 1.1. Служба ДОУ действует на правах структурного подразделения иподчиняется непосредственно руководителю органа исполнительной властиобласти (далее - орган исполнительной власти). 1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управленияоргана исполнительной власти и в своей деятельности руководствуетсяфедеральными законами, указами Президента Российской Федерации,постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации,законодательством Оренбургской области, действующими нормативами повопросам документационного обеспечения управления, нормативнымиматериалами, касающимися автоматизации информационных процессов;положением об органе исполнительной власти, приказами и распоряжениямируководителя органа исполнительной власти, инструкцией поделопроизводству органа исполнительной власти. 1.3. В состав отдела входят следующие группы: секретариат(секретари руководителя органа исполнительной власти и егозаместителей), канцелярия, копировально-множительное бюро, архив,группа обслуживания автоматизированной системы делопроизводства. Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным задокументационное обеспечение (делопроизводство) в структурныхподразделениях органа исполнительной власти. 1.4. Деятельность работников службы регламентируетсядолжностными инструкциями (регламентами), которые разрабатываютсяслужбой и подписываются руководителем службы, согласовываются справовой службой, руководителем кадровой службы и утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти. При изменении функций и задач службы должностные инструкции(регламенты) пересматриваются. 1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначается надолжность и освобождается от должности приказом руководителя органаисполнительной власти. Квалификационные требования для замещениядолжности руководителя службы: наличие высшего профессиональногообразования и стаж гражданской службы на должностях категории"специалисты" не менее трех лет или стаж работы по специальности неменее пяти лет. 2. Основные задачи и функции Основными задачами службы являются установление единого порядкаработы с документами в органе исполнительной власти в соответствии сГОСТами и другими действующими нормативами. Служба в соответствии с основными задачами и в пределахпредоставленных полномочий осуществляет следующие функции: 2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную системудокументационного обеспечения в деятельности органа исполнительнойвласти. 2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников органаисполнительной власти по документационному обеспечению управления. 2.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формыдокументов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. 2.4. Определяет порядок прохождения и обработки документов,внедряет новые технологические приемы работы с документами,сокращающие объем документооборота. 2.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам(автоматизированные или традиционные картотеки, справочники,классификаторы и кодификаторы документной информации). 2.6. Осуществляет контроль за исполнением документов вустановленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнениядокументов. 2.7. Организует работу архива с делами и документами органаисполнительной власти в соответствии с законодательством по архивномуделу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическимирекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивнойслужбы России и комитетом по делам архивов Оренбургской области. 2.8. Осуществляет организационно-методическое руководство подокументационному обеспечению, организует повышение квалификации иобучение сотрудников службы и структурных подразделений органаисполнительной власти работе с документами, разрабатывает учебные иметодические пособия по ДОУ. 2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователейавтоматизированной системы документационного обеспечения управления,правила формирования информационных массивов, доступа и защитыинформации. 2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы сдокументами. 3. Обязанности Служба для осуществления своих функций выполняет следующиеобязанности: 3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационномуобеспечению для структурных подразделений органа исполнительнойвласти. 3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомыунифицированных форм документов, согласовывает изменения, дополнения ивновь разработанные формы и бланки документов и представляет их наутверждение руководителю органа исполнительной власти. 3.3. Осуществляет прием, учет, регистрацию, оформлениедокументов, их экспедиционную обработку, хранение, а такжеинформационно-справочную работу по документам. 3.4. Организует своевременное рассмотрение и подготовку докладаруководству о поступающих документах, осуществляет контроль заправильностью оформления документов, представляемых на подписьруководству. 3.5. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнениемдокументов в структурных подразделениях органа исполнительной власти(и подведомственной сети). Контролирует исполнение документов вустановленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе ирезультатах исполнения документов, систематически информируетруководство по этим вопросам. 3.6. Организует работы по составлению графика документооборота ипредставляет его на утверждение руководителю органа исполнительнойвласти. Контролирует соблюдение исполнителями графика документооборотав целом. 3.7. Организует по поручению руководства подготовку проектовдокументов, обеспечивает их оформление и выпуск. 3.8. Создает и поддерживает в качественном состоянии справочно-информационный аппарат к документообороту органа исполнительнойвласти. 3.9. Организует машинописное изготовление, копирование иоперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует бланкидокументов. 3.10. Разрабатывает сводную номенклатуру дел органаисполнительной власти, обеспечивает подготовку номенклатур делструктурными подразделениями, обеспечивает хранение дел и ведениеархива традиционных и машиночитаемых документов, а также оперативноеиспользование документной информации. Осуществляет контроль заправильностью оформления и формирования структурными подразделениямидел и подготовкой их к сдаче в архив органа исполнительной власти. 3.11. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности,качества обработки и использования документов, образующихся вдеятельности органа исполнительной власти (и подведомственной сети),для передачи на государственное хранение 3.12. Организует работы по исполнению обращений граждан. 3.13. Разрабатывает совместно со структурными подразделениямиоргана исполнительной власти мероприятия по совершенствованию форм иметодов работы с документами, а также по повышению исполнительскойдисциплины. 3.14. Осуществляет работу по формированию, ведению, пополнениюинформационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обеспечения контроляисполнения документов и поручений. 3.15. Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации идокументации, санкционирует допуск к информации. 3.16. Корректирует по согласованию со структурнымиподразделениями органа исполнительной власти соответствующие частиТабеля форм документов, Альбома форм документации. 3.17. Разрабатывает нормативную базу по организации работ синформационным фондом органа исполнительной власти. 3.18. Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественныйопыт работы с документами. 3.19. Осуществляет планирование работ подразделений службы ДОУ,подготовку и предоставление отчетов о проделанной работе. 4. Права Служба имеет право: 4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать иполучать информацию из внешних источников. 4.2. Запрашивать и получать от всех структурных подразделенийоргана исполнительной власти информацию, необходимую для осуществлениясвоей деятельности. 4.3. Принимать участие в созываемых руководством органаисполнительной власти совещаниях представителей структурныхподразделений, а также других учреждений и организаций длярассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных свыполнением ее задач и функций. 4.4. Участвовать в научно-практических мероприятиях понаправлениям деятельности службы. 4.5. Вносить предложения по совершенствованию работы органаисполнительной власти и структурных подразделений, в том числе вобласти информационно-аналитической деятельности. 4.6. Привлекать с согласия руководства органа исполнительнойвласти сотрудников других структурных подразделений для выполненияработ, связанных с решением задач службы. 4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службыинформационными фондами органа исполнительной власти в соответствии сустановленным разграничением прав доступа к информации. 4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления оназначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении иналожении на них взысканий. 4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспеченияв структурных подразделениях и доводить итоги проверок доруководителей структурных подразделений для принятия соответствующихмер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарнойответственности во всех случаях нарушения структурными подразделениямии должностными лицами установленных правил работы с документами. 4.10. Контролировать и требовать от руководителей структурныхподразделений выполнения установленных правил работы с документами. 5. Ответственность Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за: 5.1. Несоблюдение трудовой дисциплины в службе. 5.2. Необеспечение сохранности и конфиденциальностиинформационных ресурсов органа исполнительной власти в соответствии сустановленным разграничением прав доступа к информации. 5.3 Несвоевременное и некачественное выполнение функций службы,изложенных в настоящем положении. 5.4. Нерациональное распределение обязанностей междусотрудниками службы. 5.5. Необеспечение условий труда работников службы всоответствии с санитарными нормами. 5.6. Невыполнение положений инструкции по делопроизводству,утвержденной в органе исполнительной власти. 6. Взаимоотношения и связи В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует соследующими структурными подразделениями органа исполнительной власти: 6.1. Со структурными подразделениями по вопросам: документационного обеспечения их деятельности; соблюдения норм,правил, сроков и технологии информационно-документационногообеспечения; исполнения поручений руководства органа исполнительной власти,решений коллегиального органа; корректировки Табеля форм документов органа исполнительнойвласти; обеспечения программными продуктами, необходимыми дляфункционирования документационного обеспечения управления, в том числепрограммами антивирусной защиты, бланками документов; организации доступа к информационному фонду органаисполнительной власти; получения информации, поступающей в службу, в том числе намагнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции. 6.2. С правовой службой - по правовым вопросам, связанным сподготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячнойотчетности. 6.3. С хозяйственной службой - по вопросам обеспечениясредствами организационной техники и расходными материалами к ней,необходимыми для функционирования службы, мебелью, канцелярскимипринадлежностями, предметами бытового обслуживания работников. 6.4. С кадровой службой - по вопросам подбора, расстановки иповышения квалификации кадров. 6.5. С финансово-бухгалтерской службой - по финансовым вопросам,касающимся деятельности службы. Руководитель службы ДОУ (подпись) (инициалы, фамилия) Приложение N 2 к п 2.1 Проект З А К О Н ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ О ПРОГРАММЕ "ПАТРИОТИЧЕСКОЕ ВОСПИТАНИЕ ГРАЖДАН ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ на 2006-2010 годы" Принят Законодательным Собранием области 7 декабря 2005 года Статья 1 Утвердить прилагаемую программу "Патриотическое воспитаниеграждан Оренбургской области на 2006-2010 годы". Статья 2 Настоящий Закон вступает в силу после его официальногоопубликования. Губернатор Оренбургской области А.А.Чернышев Образец оформления проекта закона Оренбургской области Приложение N 3 к п. 2.1 Проект З А К О Н ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАКОН ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ "О ГОСУДАРСТВЕННОЙ МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКЕ" Принят Законодательным Собранием области 7 декабря 2005 года Статья 1 Внести в Закон Оренбургской области от 18 октября 1995 года "Огосударственной молодёжной политике в Оренбургской области" (газета"Южный Урал" от 14 декабря 1995 года - бюллетень ЗаконодательногоСобрания области, 1995, двенадцатое заседание) изменения. 1. Часть 2 статьи 13 изложить в следующей редакции: "В областномбюджете предусматриваются расходы, необходимые для финансированиягосударственной молодёжной политики и молодёжных программ. Из областного бюджета местным бюджетам могут предоставлятьсяфинансовые средства для финансирования мероприятий и программгосударственной молодёжной политики". 2. Часть 3 статьи 14 изложить в следующей редакции: "Комитет поделам молодёжи Оренбургской области анализирует социальные последствиядействий законодательных актов, органов законодательной иисполнительной власти в области государственной молодёжной политики". 3. Наименование статьи 15 изложить в следующей редакции: "Функции государственных органов по делам молодёжи и органовместного самоуправления по делам молодёжи". 4. Абзац седьмой статьи 15 исключить. 5. Статью 18 исключить. Статья 2 Настоящий Закон вступает в силу после его официальногоопубликования. Губернатор Оренбургской области А.А.Чернышев Образец оформления проекта закона Оренбургской области Приложение N 4 к п. 2.3.6 Вице-губернатор - руководитель Первый вице-губернатор илиаппарата Губернатора и заместитель председателяПравительства области Правительства - министр______________________________ _____________________________________________ 200 ____ г. ______________ 200 ____ г.Дата подписаниядокумента _____________________________ С П Р А В К А о подготовке проекта постановления Правительства Оренбургской области По вопросу:Проект внес:(Должность, фамилия, инициалы,личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями: ________________________________________________________________________ | | |Наименование организации | Фамилия и инициалы | Дата | Подпись | (разборчиво) | согласова-| должностного | | ния | лица | | проекта |_________________________|____________________|___________|_____________ ПРИМЕЧАНИЕ. При наличии замечаний следует после подписи указать"Замечания прилагаются".Министерство, департамент, управление, комитет, отдел, подготовившиепроект постановления, прилагают справку по замечаниям. Заключение юриста _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Отметка о публикации ____________________________________________ Кому разослано: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________В графе "Кому разослано" указать, кому необходимо послать полный текстпостановления, выписки из постановления и приложения к постановлению суказанием номеров приложений, при необходимости указать почтовыйадрес.Проверил _____________________ Исполнитель ______________________ (помощник первого вице- __________________________________ губернатора или заместителя (Ф.И.О., номер телефона председателя Правительства исполнителя) - министра) Образец оформления бланка справки о подготовке проекта постановления Правительства области Приложение N 5 к п. 2.3.6Вице-губернатор - руководитель Первый вице-губернатор илиаппарата Губернатора и заместитель председателяПравительства области Правительства - министр _____________________________ __________________________ _________________ 200 ____ г. ______________ 200 ____ г.Дата подписаниядокумента ____________________________ С П Р А В К А о подготовке проекта указа Губернатора Оренбургской области По вопросу:Проект внес:(Должность, фамилия, инициалы,личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями:________________________________________________________________________ | | | Наименование организации | Фамилия и инициалы | Дата | Подпись | (разборчиво) | согласова-| должностного | | ния | лица | | проекта |_________________________|____________________|___________|_____________ ПРИМЕЧАНИЕ. При наличии замечаний следует после подписи указать"Замечания прилагаются".Министерство, департамент, управление, комитет, отдел, подготовившиепроект указа, прилагают справку по замечаниям. Заключение юриста ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Отметка о публикации ____________________________________________ Кому разослано: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________В графе "Кому разослано" указать, кому необходимо послать полный текстуказа, выписки из указа и приложения к указу с указанием номеровприложений, при необходимости указать почтовый адрес. Проверил _____________________ Исполнитель ______________________ (помощник первого вице- _________________________________ губернатора или заместителя (Ф.И.О., номер телефона председателя Правительства исполнителя) - министра) Образец оформления бланка справки о подготовке проекта указа Губернатора области Приложение N 6 к п. 2.3.6Вице-губернатор - руководитель Первый вице-губернатор илиаппарата Губернатора и заместитель председателяПравительства области Правительства - министр ________________________________ ________________________________________________200 ____ г. _______________ 200 ____ г.Дата подписаниядокумента ____________________________ С П Р А В К А о подготовке проекта распоряжения Губернатора Оренбургской областиПо вопросу:Проект внес:(Должность, фамилия, инициалы,личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями:________________________________________________________________________ | | |Наименование организации | Фамилия и инициалы | Дата | Подпись | (разборчиво) | согласова-| должностного | | ния | лица | | проекта |_________________________|____________________|___________|_____________ ПРИМЕЧАНИЕ. При наличии замечаний следует после подписи указать"Замечания прилагаются".Министерство, департамент, управление, комитет, отдел, подготовившиепроект распоряжения, прилагают справку по замечаниям. Заключение юриста _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Отметка о публикации _____________________________________________Кому разослано: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________В графе "Кому разослано" указать, кому необходимо послать полный текстраспоряжения, выписки из распоряжения и приложения к распоряжению суказанием номеров приложений, при необходимости указать почтовыйадрес.Проверил ________________________ Исполнитель ______________________ (помощник первого вице- _________________________________ губернатора или (Ф.И.О., номер телефона заместителя председателя исполнителя) Правительства - министра) Образец оформления бланка справки о подготовке проекта распоряжения Губернатора области Приложение N 7 к п. 2.3.3 ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е________________ г. Оренбург N ________ О передаче в собственность муниципального образования Абдулинский район имущества, являющегося государственной собственностью Оренбургской области В соответствии с Законом Оренбургской области от 20 ноября 2001г. N 363/346-II-ОЗ "Об управлении государственной собственностьюОренбургской области", на основании обращения аппарата Губернатора иПравительства Оренбургской области, по согласованию с муниципальнымобразованием Абдулинский район: 1. Передать в собственность муниципального образованияАбдулинский район движимое имущество, являющееся государственнойсобственностью Оренбургской области, согласно приложению. 2. Министерству природных ресурсов, земельных и имущественныхотношений Оренбургской области (Коннов М.Ф.) исключить из реестрагосударственного имущества Оренбургской области имущество,передаваемое в соответствии с настоящим постановлением. 3. Аппарату Губернатора и Правительства Оренбургской области(Трофимов Ю.В.) обеспечить в установленном порядке передачу вмуниципальную собственность имущества, указанного в приложении кнастоящему постановлению. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя председателя Правительства - министра природных ресурсов,земельных и имущественных отношений Оренбургской областиКоннова М.Ф. 5. Постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор А.А.Чернышев Образец оформления постановления Правительства области Продолжение приложения N 7 Приложение к постановлению Правительства области от______________ N _____ Перечень имущества, передаваемого в собственность муниципального образования Абдулинский район Оренбургской области______________________________________________________________________ | | |N | Наименование | Кол-во | Стоимостьп/п | | (штук) | (рублей)_____|__________________________________________|________|____________1. ПК Kraftway Credo KC51 Cel-2.8 Ггц / 1 186810,30 Intel i945G / 512Mb / SATA 120 Gb / DVD-CDRW / FDD / Ethernet 10 / 100 Мбит / с / int.Video / 350W / KEYB / MS Optical / WinXP PRO / Pilot S 2. Монитор TFT 17" LG Flatron 1718S (SN) 1 7274,00 (1280x1024, 700:1, 300 кд/м2, 8ms) 3. Факс-модем / Внеш ACORP Sprinter@56k 1 1289,11 Ext Voice V92 COM Retail 4. ИБП IPPON BACK Power Pro 400VA 1 1298,00 Образец оформления приложения к постановлению Правительства области Приложение N 8 к п. 2.3.3 У К А З ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ _______________ г. Оренбург N _______ О создании координационного энергетического совета Оренбургской области В целях рассмотрения и решения вопросов совершенствования иперспективного развития электроэнергетического комплекса Оренбургскойобласти п о с т а н о в л я ю: 1. Создать координационный энергетический совет Оренбургскойобласти. 2. Утвердить: 2.1. Состав координационного энергетического совета Оренбургскойобласти согласно приложению N 1. 2.2. Положение о координационном энергетическом советеОренбургской области согласно приложению N 2. 3. Контроль за исполнением настоящего указа возложить назаместителя председателя Правительства - министра промышленнойполитики и инноваций Оренбургской области Калюжного Ю.И. 4. Указ вступает в силу со дня его подписания. Губернатор А.А.Чернышев Образец оформления указа Губернатора области Продолжение приложения N 8 Приложение N 1 к указу Губернатора области от_________________N_____ Состав координационного энергетического совета Оренбургской области Грачев С.И. - председатель координационного энергетического совета, первый вице- губернатор - первый заместитель председателя Правительства Оренбургской областиКалюжный Ю.И. - заместитель председателя координационного энергетического совета, заместитель председателя правительства - министр промышленной политики и инноваций Оренбургской области Члены совета: Анистратов В.П. - генеральный директор ГУП "Облжилкомхоз" (по согласованию) Влазнев А.А. - генеральный директор ОАО "Оренбургская теплогенерирующая компания" (по согласованию) -------------------------- *Далее текст не приводится Образец оформления приложения к указу Губернатора области Приложение N 9 к п. 2.3.3 Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ___________ г. Оренбург N ________ О мерах по реализации демографической политики в Оренбургской области на 2007-2015 годы Во исполнение решения Совета Безопасности Российской Федерацииоб улучшении демографической ситуации в стране и в целях комплексногооздоровления демографической ситуации в Оренбургской области: 1. Создать межведомственную комиссию по разработке планамероприятий по реализации демографической политики в Оренбургскойобласти на 2007-2015 годы (далее - План) и утвердить в составесогласно приложению. 2. Поручить межведомственной комиссии до 20 февраля 2007 годаразработать План, предусмотрев в нем основные направления по: стимулированию рождаемости и укреплению семьи; развитию сети дошкольных учреждений; обеспечению доступным жильем и рабочими местами молодых семей; укреплению здоровья и увеличению продолжительности жизни; эффективной стратегии миграционной политики; инвентаризации всего массива демографического законодательства ивнесению в него дополнений; консолидации всех расходов, направленных на решениедемографических проблем. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить напервого вице-губернатора - первого заместителя председателяПравительства Оренбургской области Грачева С.И. 4. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Губернатор А.А.Чернышев Образец оформления распоряжения Губернатора области Продолжение приложения N 9 Приложение к распоряжению Губернатора области от ___________ N _________ Состав межведомственной комиссии по разработке плана мероприятий по реализации демографической политики в Оренбургской области на 2007-2015 годы Грачев - председатель межведомственнойСергей Иванович комиссии, первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области Пивоварова - заместитель председателяНина Сергеевна межведомственной комиссии, заместитель председателя Правительства по социальной политике - министр социального развития Оренбургской области Очкина - секретарь межведомственнойЕлена Вячеславовна комиссии, начальник отдела региональной семейной политики, охраны прав семьи и детей управления прогнозирования социальных процессов министерства социального развития Оренбургской области Члены межведомственной комиссии: Балтенко - первый заместитель министраЮлия Эдуардовна социального развития Оренбургской области -------------------------- *Далее текст не приводится Образец оформления приложения к распоряжению Губернатора области Приложение N 10 к п.2.4.4. МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ __________ N _______ г. Оренбург На N _________ от _________ Образец оформления общего продольного бланка министерства Приложение N 11 к п. 2.4.4 МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ____________ N _________________На N _____________ от __________ Образец оформления общего углового бланка министерства Приложение N 12 к п. 2.4.4 МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Терешковой, д.33, г.Оренбург460006телефон: (3532) 77-33-38;факс: (3532) 77-34-89http://www.orb.ru;e-mail: szn@mail.orb.ru _______________ N ______________На N _____________ от __________ Образец оформления углового бланка письма министерства Приложение N 13 к п. 2.4.4 ДЕПАРТАМЕНТ ПО КУЛЬТУРЕ И ИСКУССТВУ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Советская, д. 9, г.Оренбург,460014телефоны: (3532) 77-37-05;77-40-92факс: (3532) 77-65-44;e-mail: culture@mail.оrb.ru ___________________ N __________На N _____________ от __________ Образец оформления углового бланка письма департамента Приложение N 14 к п.2.4.4. ДЕПАРТАМЕНТ ПО КУЛЬТУРЕ И ИСКУССТВУ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Советская, д. 9, г. Оренбург, 460014телефоны: (3532) 77-37-05; 77-40-92; факс: (3532) 77-65-44; e-mail: culture@mail.оrb.ru ____________ N _________ На N _____________ от _______________ Образец оформления продольного бланка письма департамента Приложение N 15 к п. 2.4.4 КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ МОЛОДЕЖИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ул. 9-го Января, д.64, к. 807,г. Оренбург, 460046телефон: (3532) 78-68-82;телефакс: (3532) 78-69-27http://www.orb.ru; e-mail:kdmic@mail.orb.ru ______________ N _______________ На N _______ от ________________ Образец оформления углового бланка письма комитета Приложение N 16 к п.2.4.4. КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ МОЛОДЕЖИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ул. 9-го Января, д.64, к.807, г. Оренбург, 460046 телефон: (3532) 78-68-82;телефакс: (3532)78-69-27; http://www.orb.ru; e-mail: kdmic@mail.orb.ru_____________ N ___________ На N _________от ____________ Образец оформления продольного бланка письма комитета Приложение N 17 к п. 2.4.4 МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА, ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО И ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ МИНИСТР Дом Советов, г.Оренбург, 460015телефоны: (3532) 78-60-14,77-69-43телефакс: (3532) 78-60-91телетайп: 144249 LIDER RUhttp://www.orb.ru; e-mail:office06@gov.orb.ru _____________ N ________________На N _____________ от __________ Образец оформления бланка должностного лица министерства Приложение N 18 к п. 2.6.1.6 ДЕПАРТАМЕНТ ПО КУЛЬТУРЕ И ИСКУССТВУ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ДИРЕКТОРул. Советская, д. 9, г.Оренбург,460014телефоны: (3532) 77-37-05;77-40-92факс: (3532) 77-65-44;e-mail: culture@mail.оrb.ru___________ N __________________На N _____________ от __________ Образец оформления бланка должностного лица департамента Приложение N 19 к п. 2.6.1.6 МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ И ИННОВАЦИЙ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ П Р И К А З Об утверждении положения о (наименование структурногоподразделения) В соответствии с ________________________________________________ (основание)____________________________________________________________________________________________________________________________________________п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое положение о_____________________________________________________________________. (наименование структурного подразделения) 2. ______________________________________________________________ 3. Признать утратившим силу приказ от _____________ N _______. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на______________________________________________________________________Министр __________ ______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) (Визы собираются на оборотной стороне) Образец оформления приказа министерства Приложение N 20 к п.2.6.1.6. МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ И ИННОВАЦИЙ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ ___________________ г.Оренбург N _______________ Во исполнение ___________________________________________________ (основание)___________________________________________________________________________________________________________________________________________: 1. Утвердить _________________________________________________________________________________________________________________________. 2. Признать утратившим силу ____________________________________.Министр __________ _____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) (Визы собираются на оборотной стороне) Образец оформления распоряжения министерства Приложение N 21 к п. 2.6.2.3 УТВЕРЖДЕНО приказом министерства промышленной политики и инноваций Оренбургской области от ______________ N __________ ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование структурного подразделения) I. Общие положения______________________________________________________________________ II. Задачи______________________________________________________________________ III. Структура______________________________________________________________________ IV. Функции______________________________________________________________________ V. Права______________________________________________________________________ VI. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением______________________________________________________________________ VII. Ответственность______________________________________________________________________Руководительструктурного подразделения __________ ______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Образец оформления положения Приложение N 22 к п. 2.6.3.7 Герб Оренбургской области МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ И ИННОВАЦИЙ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ ПРОТОКОЛ заседания _______________________________________________ _________________________________________________________ ______________20 __ г. г. Оренбург N _________ Председательствующий - И.О. Фамилия Секретарь - И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по реализации областной целевой программы... Докладчик ... 2. О.......................................... 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия - краткая запись выступления И.О. Фамилия - краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. 1.2. ... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председательствующий ___________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Секретарь ___________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Образец оформления полного протокола Приложение N 23 к п. 2.6.3.7 Герб Оренбургской области ПРОТОКОЛ совещания у министра промышленной политики и инноваций Оренбургской области (И.О. Фамилия) ______________20 __ г. г. Оренбург N ________ Присутствовали: Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия (инициалы и фамилии в алфавитном порядке) I. О выполнении плана работы министерства: __________________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия) 1. Принять к сведению... 2. Руководителям структурных подразделений... II. О плане работы министерства на IV квартал... _________________________________________________________________ (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия) 2. Принять к сведению... Министр ___________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Образец оформления краткого протокола Приложение N 24 к п. 3.6.2 СПРАВКА об объеме документооборота за ___________ 20__ г. (месяц)______________________________________________________________________ | | Документы | Количество документов | Всего |________________________________| | | | | подлинники | тираж |_______________________|________________|_______________|_____________ поступающие отправляемые внутренние Итого _______________________________ ___________ ______________________ (наименование должности (подпись) (инициалы, фамилия) руководителя службы ДОУ)Дата ___________________ Форма справки об объеме документооборота Приложение N 25 к п. 6.1.3 Наименование органа исполнительной власти Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ00.00.0000 N __________ ________________________ (место составления)На ________________ год______________________________________________________________________ | | | |Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения дела | Примечание дела | (тома, частей) | дел | (тома, части) и N | | | (томов, | статей по перечню | | | частей) | |_______|________________|_________|____________________|______________ | | | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5_______|________________|_________|____________________|______________ Название раздела______________________________________________________________________ _____________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя структурного подразделения)Дата _______________________СОГЛАСОВАНО ___________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя службы ДОУ)Дата _______________________Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)Дата ________________________Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______________году в структурном подразделении______________________________________________________________________ | | По срокам хранения | Всего | В том числе | |_________________________________ | | | | | переходящих | с отметкой "ЭПК"____________________________|_______|______________|__________________ | | | 1 | 2 | 3 | 4____________________________|_______|______________|__________________Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно)ИТОГО _____________________________ _________ _____________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) ответственного за делопроизводство)Дата _______________________Итоговые сведения переданы в службу ДОУ______________________________ _________ _____________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) передавшего сведения)Дата ________________________ Форма номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Приложение N 26 к п. 6.1.3 Наименование органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________________________ (наименование должности руководителя органа исполнительной власти)00.00.0000 N _________ ______________________ (место составления) _________ ____________ (подпись) (расшифровка подписи)На _______________ год Дата ___________________ ______________________________________________________________________ | | | |Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения дела | ПРИМЕЧАНИЕ дела | (тома, частей) | дел | (тома, части) и N | | | (томов,| статей по перечню | | | частей)| |_______|________________|________|____________________|_______________ | | | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5_______|________________|________|____________________|_______________ Название раздела______________________________________________________________________ ______________________________ __________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя службы ДОУ органа исполнительной власти)Дата __________________________Виза зав. архивом(лица, ответственного за архив)СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской областиот ______________ N ______ от ______________ N ______ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ годув органе исполнительной власти______________________________________________________________________ | | По срокам хранения | Всего | В том числе | |_________________________________ | | | | | переходящих | с отметкой "ЭПК"____________________________|_______|_______________|_________________ | | | 1 | 2 | 3 | 4____________________________|_______|_______________|_________________ Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно)ИТОГО _____________________________ ___________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) руководителя службы ДОУ)Дата __________________Итоговые сведения переданы в архив______________________________ _________ _____________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) передавшего сведения)Дата _________________________ Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти Приложение N 27 к п. 7.2.2 код архива _____________ код органа исполнительной власти _____________________________________________________ Ф. N ___________________ ________________________________________ Оп. N __________________ ________________________________________ Д. N ___________________ ________________________________________ (наименование архива)__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения) ДЕЛО N _______ ТОМ N _______ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела)______________________________________________________________________ (дата) На ________ лист Хранить ________ Ф. N _____________ Оп. N ____________ Д. N _____________ Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение N 28 к п. 7.2.2 Лист-заверитель дела N __________В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы _________ пропущенные номера ______________+ листов внутренней описи ____________________________________________ ______________________________________________________________________ | ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ | N листов И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА |_________________________________________________|____________________ | 1 | 2_________________________________________________|____________________ ____________________________ ____________ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)Дата _______________________ Форма листа-заверителя дела Приложение N 29 к п. 7.2.2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ________________________________________________________________________________ | | | | |N | Индекс | Дата | Заголовок документа | Номер | Примечаниеп/п | документа | документа | | листов | | | | | дела | ____|___________|___________|_____________________|________|____________Итого _____________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ___________________________________ (цифрами и прописью)_______________________________ _____________ __________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровкасоставившего внутреннюю подписи)опись документов дела)Дата _______________ Форма внутренней описи документов дела Приложение N 30 к п. 7.3.12 ______________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти) ______________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ ______________________________ (наименование должности руководителя структурного подразделения) __________ _______________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата_________________________ ОПИСЬ N _________ _____________________________________________________________________________ | | | | | |N | Индекс | Заголовок дела | Дата дела | Количество| Срок | Примечаниеп/п | дела | (тома, части) | (тома, | листов | хранения| | (тома, | | части) | в деле | дела | | части) | | | (томе, | (тома, | | | | | части) | части) |____|________|________________|___________|___________|_________|____________ | | | | | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6<1> | 7____|________|________________|___________|___________|_________|____________ Название раздела_____________________________________________________________________________ | | | | | | ____|________|________________|___________|___________|_________|____________ В данную опись внесено ____________________________ дел с N _________________ (цифрами и прописью) по N _________________________________ , в том числе: литерные номера:пропущенные номера: __________________________ _________ _____________________(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)составителя описи)Дата ___________________________СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО<2>____________________________ __________________________ (наименование должности Протокол ЭК структурногоруководителя службы ДОУ) подразделения от _____________ N ______ __________ _____________________(подпись) (расшифровка подписи)Дата _______________________________Передал _____________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам<3> (цифрами и прописью) _________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)сотрудника структурногоподразделения)Дата _____________________Принял _____________________________________ дел и ______________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно-контрольных картотек к документам________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)работника архива органаисполнительной власти)Дата ________________________-----------------------------<1>Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.<2>При наличии ЭК структурного подразделения.<3>Передаются вместе с делами канцелярии. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Приложение N 31 к п. 7.3.18 Наименование органа УТВЕРЖДАЮисполнительной власти _________________________________ А К Т (наименование должности руководителя органа исполнительной власти) ____________ ___________________ _______ N ___________ (подпись) (расшифровка подписи)_____________________ Дата ____________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранениюНа основании _____________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием___________________________ сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N _______________________ (название фонда) ____________________________________________________________________________________ | | | | | | |N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Количе- | Сроки | Примечаниеп/п | дела или | дела | описей | (тома, | cтво дел | хранения | | групповой | или | (номенк-| части) по | (томов, | дела | | заголовок | крайние| латур) | номенкла- | частей) | (тома, | | дел | даты | за годы | туре или N | | части) и | | | дел | | дела по | | номера | | | | | описи | | статей | | | | | | | по | | | | | | | перечню |____|___________|________|_________|_____________|__________|__________|____________ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8____|___________|________|_________|_____________|__________|__________|____________ | | | | | | |____|___________|________|_________|_____________|__________|__________|____________ Итого ____________________ дел за __________________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за __________________________ годы утверждены,а по личному составу согласованы с ЭПМК ____________________________________ (наименование архивного учреждения) протокол от _________________________ N ______________________________ ___________________________________ _________ _____________________ (наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)проводившего экспертизу ценности документов)Дата _____________________СОГЛАСОВАНОПротокол ЦЭК (ЭК)от ________________ N ___________________ Документы в количестве __________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом ________________________________ кг сданы в _____________________ (наименование организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________ N ________________________________________ _________________________________ __________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)работника органа исполнительной власти, сдавшего документы)Изменения в учетные документы внесены._________________________________ _________ _____________________ (наименование должности (подпись) (расшифровка подписи) работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы)Дата ______________________________ Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение N 32 к п. 3.3.1 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительствомобъектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидацииорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских,проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.); ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству;технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии;технологического проектирования; численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем;предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовыхдокументальных материалов, образующихся в деятельности министерств,ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов ит.д.); ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ внедрения новойтехники; кооперированных поставок продукции; распределения продукциипо установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальномуремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета ит.д.); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении;премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.); РАСЦЕНКИ на производство работ; СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий,помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; наподготовку и освоение производства новых изделий; на капитальноестроительство и т.д.); СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, технические условия); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ФОРМЫ унифицированных документов; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 33 к п. 3.3.1 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ОТТИСК ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ (ЛОГОТИПА) АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования,выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей,ведение дел в арбитраже и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах,научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстверабот и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство, технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты; ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; НОРМЫ расхода; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций; ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями;премиями и т.д.); ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные(сводные, в банк, на получение ин валюты со счетов; перевод валюты; наимпорт и т.д.); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; накалькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использованиибюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейсязарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ организаций; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменятьсяв соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителяорганизации. Приложение N 34 к п. 3.3.1 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАН ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ 1. Копии нормативных актов субъектов Российской Федерации. 2. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборникии обзоры. 3. Отчеты и информации, прилагаемые для сведения. 4. Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания. 5. Пакеты с пометкой "лично", поздравительные письма,телеграммы, открытки, пригласительные билеты. 6. Извещения о совещаниях, конференциях и семинарах, программыих проведения и материалы к ним, кроме правительственных. 7. Рекламные проспекты. 8. Копии счетов на оплату. 9. Бланки документов и формы. 10. Первичная документация бухгалтерского учета. 11. Документы материального учета. 12. Распоряжения (копии) глав муниципальных образований, главадминистраций городов и районов. 13. Справочно-информационные материалы. 14. Планы и программы повышения деловой квалификации. 15. Документы без подписей. Примечание. Документы, перечисленные в пунктах 3, 4, 9, 11,12, 13, 14, подлежат специальному учету в соответствующих службахоргана исполнительной власти. Содержание1. Общие положения................................................... 52. Правила подготовки и оформления документов ....................... 52.1. Оформление проектов законов Оренбургской области................ 52.2. Оформление проектов постановлений ЗаконодательногоСобрания области..................................................... 92.3. Подготовка и оформление правовых актов Губернатораи Правительства Оренбургской области................................ 112.4. Бланки документов............................................... 142.5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов ворганах исполнительной власти Оренбургской области.................. 152.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видовдокументов в органах исполнительной власти Оренбургской области...... 232.6.1. Приказ, распоряжение.......................................... 232.6.2. Положение, правила, инструкция................................ 262.6.3. Протокол...................................................... 272.6.4. Служебные письма.............................................. 293. Организация документооборота и исполнения документов.............. 303.1. Организация документооборота.................................... 303.2. Организация доставки документов................................. 313.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов......... 313.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов........ 343.5. Порядок прохождения внутренних документов....................... 343.6. Учет количества документов...................................... 353.7. Работа исполнителей с документами............................... 354. Поисковая система по документам.................................. 364.1. Регистрация документов.......................................... 364.2. Организация поисковой системы по документам..................... 375. Исполнение документов............................................. 385.1. Контроль исполнения документов.................................. 385.2. Сроки исполнения документов..................................... 396. Организация работы с документами в делопроизводстве............... 406.1. Составление номенклатуры дел.................................... 406.2. Формирование дел................................................ 447. Подготовка документов к последующему хранению и использованию..... 457.1. Организация оперативного хранения документов.................... 457.2. Оформление дел.................................................. 467.3. Экспертиза ценности документов.................................. 497.4. Подготовки и передача документов в архив........................ 51Приложения к типовой инструкции по делопроизводству в органахисполнительной власти Оренбургской областиПриложение N 1. Примерное положение о службе ДОУ..................... 53Приложение N 2. Образец оформления проекта закона Оренбургскойобласти.............................................................. 58Приложение N 3. Образец оформления проекта закона Оренбургскойобласти.............................................................. 59Приложение N 4. Образец справки о подготовке проекта постановленияПравительства Оренбургской области................................... 61Приложение N 5. Образец справки о подготовке проекта указаГубернатора Оренбургской области..................................... 63Приложение N 6. Образец справки о подготовке проекта распоряженияГубернатора Оренбургской области..................................... 64Приложение N 7. Образец оформления постановления ПравительстваОренбургской области................................................. 67Приложение N 8. Образец оформления указа ГубернатораОренбургской области................................................. 69Приложение N 9. Образец оформления распоряжения ГубернатораОренбургской области................................................. 71Приложение N 10. Образец оформления общего продольного бланкаминистерства......................................................... 73Приложение N 11. Образец оформления общего углового бланкаминистерства......................................................... 74Приложение N 12. Образец оформления углового бланка письмаминистерства......................................................... 75Приложение N 13. Образец оформления углового бланка письмадепартамента......................................................... 76Приложение N 14. Образец оформления продольного бланка письмадепартамента......................................................... 77Приложение N 15. Образец оформления углового бланка письмакомитета............................................................. 78Приложение N 16. Образец оформления продольного бланка письмакомитета............................................................. 79Приложение N 17. Образец оформления бланка должностного лицаминистерства......................................................... 80Приложение N 18. Образец оформления бланка должностного лицадепартамента......................................................... 81Приложение N 19. Образец оформления приказа министерства............. 82Приложение N 20. Образец оформления распоряжения министерства........ 83Приложение N 21. Образец оформления положения........................ 84Приложение N 22. Образец оформления полного протокола................ 85Приложение N 23. Образец оформления краткого протокола.............. 86Приложение N 24. Форма справки об объеме документооборота............ 87Приложение N 25. Форма номенклатуры дел структурного подразделенияоргана исполнительной власти ........................................ 88Приложение N 26. Форма номенклатуры дел органа исполнительнойвласти............................................................... 90Приложение N 27. Форма обложки дела постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения.............................................. 92Приложение N 28. Форма листа-заверителя дела......................... 93Приложение N 29. Форма внутренней описи документов дела.............. 94Приложение N 30. Форма описи дел постоянного хранения, временного(свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурногоподразделения........................................................ 95Приложение N 31. Форма акта о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению............................................... 97Приложение N 32. Примерный перечень документов, подлежащихутверждению.......................................................... 99Приложение N 33. Примерный перечень документов, на которые ставитсяоттиск гербовой печати (логотипа).................................... 100Приложение N 34. Примерный перечень нерегистрируемых документов,поступающих в орган исполнительной власти............................ 101