Постановление Правительства Оренбургской области от 10.09.2013 № 756-п
Об эффективности работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е 10.09.2013 г. Оренбург N 756-п Об эффективности работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области В целях повышения эффективности работы электронной почты органовисполнительной власти Оренбургской области: 1. Утвердить регламент работы электронной почты органовисполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент)согласно приложению N 1. 2. Рекомендовать: 2.1. Органам исполнительной власти Оренбургской области -абонентам электронной почты в течение 3-х месяцев со дня подписаниянастоящего постановления пройти перерегистрацию почтовых ящиков вгосударственном бюджетном учреждении Оренбургской области "Центринформационных технологий Оренбургской области" с подачей заявкисогласно приложению N 2. 2.2. Законодательному Собранию Оренбургской области и органамместного самоуправления Оренбургской области при подключении кпочтовому серверу органов исполнительной власти Оренбургской областируководствоваться регламентом. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить наисполняющего обязанности директора департамента информационныхтехнологий Оренбургской области Засинца И.Д. 4. Постановление вступает в силу со дня его подписания.Губернатор Ю.А.Берг Приложение N 1 к постановлению Правительства области от 10.09.2013 N 756-п Регламент работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области I. Общие положения 1. Регламент работы электронной почты органов исполнительнойвласти Оренбургской области (далее - регламент) определяет порядокработы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургскойобласти и разработан с целью организации бесперебойной работы иэффективного использования электронной почты. 2. Положения настоящего регламента обязательны для исполнениявсеми пользователями электронной почты. Все вновь подключаемые кэлектронной почте пользователи должны быть ознакомлены с положенияминастоящего регламента. 3. Бесперебойное функционирование почтового сервераобеспечивается специалистами государственного бюджетного учрежденияОренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургскойобласти" (далее - ГБУ "ЦИТ"). 4. Настоящий регламент не определяет порядок работы сдокументами, направляемыми и получаемыми по электронной почте. II. Основные понятия и сокращения В настоящем регламенте используются следующие понятия исокращения: электронная почта - технология и предоставляемые ею услуги попересылке и получению электронных сообщений по распределенной (в томчисле глобальной) компьютерной сети; почтовый клиент - программное обеспечение, устанавливаемое накомпьютере пользователя и предназначенное для получения, написания,отправки и хранения сообщений электронной почты одного или несколькихпользователей (в случае, например, наличия нескольких учетных записейна одном компьютере) или нескольких учетных записей одногопользователя; TCP/IP - набор сетевых протоколов разных уровней модели сетевоговзаимодействия OSI, используемых в сетях; протокол передачи данных - стандарт, описывающий правилавзаимодействия функциональных блоков при передаче данных; порт - параметр протоколов TCP и UDP, позволяющий различнымпрограммам на одном хосте получать данные в IP-пакетах независимо другот друга; протокол POP3 - стандартный интернет-протокол прикладного уровня,используемый клиентами электронной почты для извлечения электронногосообщения с удаленного сервера по TCP/IP-соединению; протокол IMAP - протокол прикладного уровня для доступа кэлектронной почте; протокол SMTP - широко используемый сетевой протокол,предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP; SSL и TLS - криптографические протоколы, обеспечивающиезащищенную передачу данных между узлами в сети Интернет; пользователь - сотрудник органа исполнительной властиОренбургской области, которому предоставлено право пользованияэлектронной почтой; личный почтовый ящик - индивидуально названное и закрепленное запользователем дисковое пространство на почтовом сервере для получения,использования и хранения почтовых сообщений; лимит размера личного почтового ящика - ограничение на размер(объем) почтового ящика; система аудита - автоматическая система, позволяющая отслеживатьтекущие размеры личных почтовых ящиков, рассылать служебные сообщения,получать оперативную статистику использования почтовых сервисов; антивирус (антивирусная программа) - автоматическая системасканирования почтовых сообщений на наличие вредоносного вирусного кода(вирусов); антиспам - автоматическая система сканирования почтовых сообщенийна наличие нежелательной рекламной рассылки (спам); псевдоним домена - дополнительное название домена; администратор почтового сервера - сотрудник, должностныеобязанности которого подразумевают обеспечение штатной работыпочтового сервера; время жизни сообщения в очереди - период времени, в течениекоторого письмо находится в очереди почтового сервера; локальная сеть правительства - локальная вычислительная сетьорганов исполнительной власти, Законодательного Собрания, органовместного самоуправления Оренбургской области и их подведомственныхучреждений; пользователь локальной сети правительства - сотрудник органаисполнительной власти, Законодательного Собрания или органа местногосамоуправления Оренбургской области, которому предоставлен доступ клокальной сети правительства. III. Общие правила работы и использования электронной почты 5. Доступ к электронной почте осуществляется с помощью почтовогоклиента, поддерживающего работу по протоколам SMTP и POP3(рекомендуемые почтовые клиенты: Mozilla Thunderbird, Zimbra Desktop,Opera Mail, The Bat, Microsoft Outlook Express). Псевдонимы домена mail.orb.ru - cdut.orb.ru, inform.orb.ru,gov.orb.ru. 6. Для работы с электронной почтой каждый пользователь долженполучить от администратора почтового сервера имя учетной записи ипароль доступа для настройки почтового клиента на рабочем месте иавторизации на почтовом сервере. 7. При установлении пароля к почтовому ящику на сервереэлектронной почты необходимо соблюдать следующие требования: минимальная длина пароля 6 символов; формирование путем чередования строчных и прописных символовлатинского алфавита и цифр. 8. Каждый пользователь обязан использовать личный почтовый ящик врамках выполнения своих трудовых обязанностей. Допускается использование электронной почты в личных целях всвободное от работы время, однако это не должно каким-либо образомвоздействовать на работу других сотрудников, на работу организации вцелом. 9. При написании сообщения электронной почты (далее - сообщение)пользователь должен придерживаться общепринятых норм морали и этики,оказывать получателям сообщений то же уважение, что и при устномобщении, проверять правописание и грамматику. 10. Все передаваемые по электронной почте файлы проходят проверкуантивирусными средствами в соответствии с требованиями информационнойбезопасности. 11. Размер передаваемой в одном сообщении информации не долженпревышать 50 мегабайтов (далее - Мб). Передача информации более 50 Мбдолжна осуществляться в архивированном виде или разбитой принеобходимости на части не более 50 Мб. 12. Ограничение на размер почтового ящика, предоставляемогопользователю на сервере электронной почты, составляет 500 Мб. Воизбежание превышения лимита в 500 Мб пользователю следует настроитьсвой почтовый клиент на автоматическое удаление почты с сервера. 13. Ответственность за подготовку информации к передаче поэлектронной почте несет пользователь электронной почты. 14. При отправке сообщения в поле "Тема" должна быть указанакраткая информация о документе. Сообщение должно заканчиватьсяследующими обязательными реквизитами: фамилия, имя, отчество,должность и контактный номер телефона отправителя. 15. При получении сообщения пользователь электронной почты вслучае невозможности его прочтения уведомляет об этом отправителя. 16. Для получения подтверждения доставки сообщения пользовательдолжен включить в почтовом клиенте возможность запроса уведомления одоставке. Пользователь электронной почты, получивший сообщение суведомлением, подтверждает его получение. 17. При отправке сообщения пользователь должен проверять списокадресатов на право доступа к той информации, которую пользовательотправляет. Максимальное количество адресатов рассылки при созданиисообщения составляет 50 адресов. 18. Сообщения, которые были удалены, могут быть отслежены ивосстановлены. Таким образом, любой пользователь, принимающий участиев создании или рассылке запрещенных сообщений, может бытьидентифицирован. 19. Время возможного восстановления сообщения: попавшего в спам - 7 дней; помеченного как содержащее вирус, - 30 дней. Максимальное время нахождения сообщения в очереди сообщений напочтовом сервере составляет 5 дней. 20. Пользователю при работе с электронной почтой запрещается: отправлять сообщения с вложенными исполняемыми файлами (файлы срасширением ". exe",". com"); рассылать материалы, содержащие вирусы или другие компьютерныекоды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожениялибо ограничения функциональности любого компьютерного илителекоммуникационного оборудования или программ, для осуществлениянесанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческимпродуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочее; распространять информацию, содержание и направленность которойзапрещены международными договорами и законодательством РоссийскойФедерации, включая материалы, носящие угрожающую, клеветническую,непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь идостоинство других лиц, материалы, призывающие к совершениюпротивоправных действий, и другое; предоставлять третьим лицам пароль доступа к своему почтовомуящику. IV. Настройки для работы с электронной почтой 21. Для работы с почтовым сервером электронной почты необходимонастроить почтовый клиент, указав следующие параметры: сервер входящей почты - mail.orb.ru; протокол входящей почты - POP3 (без SSL и TLS, порт 110) или IMAP(без SSL и TLS, порт 143); сервер исходящей почты - mail.orb.ru; протокол исходящей почты - SMTP (порт 25). В приложении N 1 к настоящему регламенту приведены инструкциипошаговой настройки рекомендуемых почтовых клиентов для работы сэлектронной почтой. Обязательно требуется настроить почтовый клиент дляавтоматического удаления писем с сервера. В приложении N 2 кнастоящему регламенту приведены инструкции для рекомендуемых почтовыхклиентов по настройке автоматического удаления писем с почтовогосервера. V. Порядок получения почтового ящика 22. Для обеспечения возможности работы с электронной почтойпользователю или ответственному лицу необходимо обратиться в службутехнической поддержки ГБУ "ЦИТ" одним из указанных ниже способов: оставить заявку о регистрации нового почтового ящика на порталетехнической поддержки http://help.orb.ru (только для пользователейлокаль-ной сети правительства) с указанием контактного почтового ящикаиз доверенного домена (orb.ru), на который будет выслана всянеобходимая информация. В заявке должны быть обязательно указаныфамилия, имя и отчество подключаемого пользователя, а также егопринадлежность к организации, структурному подразделению; отправить письмо на почтовый адрес help@mail.orb.ru с заявкой орегистрации нового почтового ящика и контактным почтовым ящиком издоверенного домена (orb.ru), на который будет выслана вся необходимаяинформация. В заявке должны быть обязательно указаны фамилия, имя иотчество подключаемого пользователя, а также его принадлежность корганизации, структурному подразделению; связаться с технической поддержкой ГБУ "ЦИТ" по номеру телефона(8-3532) 78-69-65. 23. В качестве названия личного почтового ящика берутся первыебуквы имени, отчества и фамилии пользователя, написанные латинскимибуквами (например: Иван Иванович Иванов iii@mail.orb.ru). В случаесовпадения названий личных почтовых ящиков (однофамильцы с одинаковымиинициалами) предусмотрена возможность использования следующего формата- первая буква имени, первая буква отчества и две или более буквфамилии пользователя, написанные латинскими буквами (например: Иван Иванович Иванов iiiv@mail.orb.ru или iiiva@mail.orb.ru).Допускается иное название личного почтового ящика по согласованию спользователем. Название почтовых ящиков организаций, структурных подразделенийдопускается с использованием аббревиатур. VI. Сервисные сообщения 24. Если в почтовом клиенте включена опция уведомления одоставке, будет выслано сообщение следующего вида: "Почтовая система mx1.orb.ru Ваше сообщение было успешно доставлено адресатам, перечисленнымниже The mail system". 25. Если размер почтового ящика приближается к установленномулимиту, будет выслано сообщение следующего вида: "Размер Вашего почтового ящика достиг XX Mb, что больше XX% отВашего лимита в XX Mb. Пожалуйста, удалите некоторые сообщения воизбежание превышения лимита. Иначе Вы не сможете получить новыесообщения". Если после этого пользователь не очищает свой почтовый ящик илине перенастраивает почтовый клиент для удаления сообщений с сервера,то письма, отправленные на данный почтовый ящик, окажутся в очередипочтового сервера и пользователь их не получит. Если пользователь неочистит почтовый ящик в течение 5 дней, то почтовый сервер уведомитотправителей писем в очереди о недоставке сообщения и удалит письма изочереди. 26. Если адресат не существует на почтовом сервере, будет высланосообщение следующего вида: "Почтовая система mx1.orb.ru Ваше сообщение не может быть доставлено. Для решения вопросовобращайтесь на почтовый адрес help@mail.orb.ru Прикрепите данное письмо к обращению". 27. Если превышено максимальное число адресатов рассылки,появится сообщение, в котором пользователь будет уведомлен опревышении количества адресатов рассылки. 28. Если превышен максимально разрешенный размер письма, появитсясообщение (индивидуальное для каждого почтового клиента), в которомпользователь будет уведомлен о превышении ограничения на размер письмалокальным, если превышен размер 50 Мб, или удаленным сервером, еслипревышен лимит удаленного сервера. 29. Если письмо не может быть доставлено по адресу в течениедлительного периода, будет выслано сообщение следующего вида: "Ваше сообщение не может быть доставлено в течение XX часов.Повторные попытки отправки будут производиться в течение 5 дней. Для решения вопросов обращайтесь на почтовый адресhelp@mail.orb.ru Прикрепите данное письмо к обращению". 30. Если письмо было помечено как содержащее вирус, будет высланосообщение следующего вида: ""Virus found!" Вирус "(название вируса)" найден в сообщении от "(наименованиеотправителя)" для "(наименование получателя)". Сообщение удалено. "дата/время". 31. Если пользователь нарушает требование к сложности пароля кпочтовому ящику, будет выслано сообщение от администратора сервераследующего содержания: "По причине того, что Ваш пароль слишком простой и можетбыть скомпрометирован, просим Вас обратиться в службу техническойподдержки ГБУ "ЦИТ" одним из следующих способов: оставить заявку на портале техническойподдержки http://help.orb.ru с указанием контактного почтового ящика(отличного от ящика для смены пароля) из доверенного домена (orb.ru); отправить письмо на почтовый адрес help@mail.orb.ru с заявкой осмене пароля и контактным почтовым ящиком (отличным от ящика для сменыпароля) из доверенного домена (orb.ru); связаться по номеру телефона (3532) 78-69-65. Если от Вас не поступит заявки о смене пароля в течение 5 рабочихдней, пароль будет изменен в принудительном порядке". Если в течение 5 рабочих дней после отправки данного письмапользователь не обратился в ГБУ "ЦИТ", системный администратор можетпринудительно сменить пароль к почтовому ящику пользователя. Приложение N 1 к регламенту работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области Инструкция по настройке почтовых клиентов Настройка Microsoft Outlook Express 1. Зайдите во вкладку "Сервис"--> "Учетные записи" (рис. 1). Рисунок 1<*> 2. Нажмите кнопку "Добавить" --> "Почта" (рис. 2) Рисунок 2<*> 3. Заполните поле "Выводимое имя" (рис. 3). Рисунок 3<*> 4. Введите название Вашего почтового ящика (рис. 4). Рисунок 4<*> 5. Заполните необходимые поля как представлено на рисунке 5. Рисунок 5<*> 6. Заполните поля "Учетная запись" и "Пароль". Учетная запись -это название почтового ящика без домена (рис. 6). Например, еслиназвание почтового ящика test@mail.orb.ru, то учетная запись будетtest. Рисунок 6<*> 7. Нажмите "Далее". Выберите в окне "Учетные записи в Интернете"учетную запись mail.orb.ru, как показано на рисунке 7, и нажмитекнопку "Свойства". Рисунок 7<*> 8. Поставьте галочку рядом с пунктом "Проверка подлинностипользователя" (рис. 8) и нажмите кнопку "Настройка". Рисунок 8<*> 9. Выберите пункт "Использовать для входа" и заполнитенеобходимые поля (рис. 9). Нажмите кнопку "ОК". 10. Настройка завершена. Рисунок 9<*> Настройка The Bat 1. После установки The Bat Вы увидите окно (рис. 10), нажмите"Далее". Рисунок 10<*> 2. В следующем окне введите название Вашего почтового ящика. 3. В следующем окне заполните поля, как указано на рисунке 11. Рисунок 11<*> 4. Заполните поля "Пользователь" и "Пароль". Пользователь - этоназвание почтового ящика без домена (рис. 12). Например, если названиепочтового ящика test@mail. orb. ru, то пользователь будет test. ВАЖНО: уберите галочку из пункта "Оставлять письма на сервере". Рисунок 12<*> 5. В следующем окне выберите способ подключения: выберите вариант"Через локальную сеть", если Ваша сеть подключена к сети ПравительстваОренбургской области. На рисунке 13 приведен пример подключения кпочтовому серверу через Интернет. Рисунок 13<*> 6. Убедитесь, что выставлены правильные параметры аутентификации,для этого щелкните правой кнопкой мыши на название Вашего почтовогоящика в окне The Bat, выберите "Свойства почтового ящика" -->"Транспорт", около поля "SMTP сервер" нажмите кнопку "Аутентификация".Проверьте соответствие полей открывшегося окна рисунку 14. 7. Настройка завершена. Рисунок 14<*> Настройка Zimbra Desktop 1. После запуска Zimbra Desktop нажмите на кнопку "Создатьучетную запись". 2. Заполните поля формы в соответствии с рисунком 15. "Имяучетной записи" и "Имя пользователя" - это название почтового ящикабез домена. Например, если название почтового ящика test@mail. orb.ru, то имя учетной записи будет test. ВАЖНО: выберите пункт "Удалить после загрузки". Рисунок 15<*> 3. Нажмите на кнопку "Подтвердить и сохранить". Если в результатесохранения возникли ошибки, проверьте поля формы на соответствиерисунку 15, проверьте раскладку клавиатуры и введите заново пароли. 4. Настройка завершена. Настройка Mozilla Thunderbird 1. Выберите в окне программы "Инструменты" --> "Параметры учетнойзаписи" (рис. 16). Рисунок 16<*> 2. Выберите "Действия для учетной записи" --> "Добавить учетнуюзапись почты" (рис. 17). Рисунок 17<*> 3. Заполните необходимые поля (рис. 18). Рисунок 18<*> 4. При попытке автоматического определения параметров сервераMozilla Thunderbird может выдать ошибку "Thunderbird не удалось найтинастройки для вашей учетной записи". В таком случае приведите поляокна к виду, изображенному на рисунке 19, и нажмите кнопку"Перетестировать". Рисунок 19<*> 5. После успешной проверки параметров нажмите кнопку "Создатьучетную запись". Может появиться предупреждение (рис. 20). Поставьтегалочку в пункте "Я понимаю риск" и нажмите кнопку "Создать учетнуюзапись". Рисунок 20<*> 6. Нажмите правой кнопкой мыши по названию Вашего почтовогоящика, выберите "Свойства почтового ящика" --> "Параметры сервера",уберите галочку из пункта "Оставлять копии сообщений на сервере". 7. Настройка завершена. Настройка Opera Mail 1. Нажмите кнопку "Opera" --> "Почта и чат" (рис. 21). Затемвыберите "Электронная почта", нажмите "Далее". Рисунок 21<*> 2. Заполните в соответствии с рисунком 22 необходимые поля,нажмите "Далее". Рисунок 22<*> 3. Заполните поля в соответствии с рисунком 23. "Имяпользователя" - это название почтового ящика без домена. Например,если название почтового ящика test@mail.orb.ru, то учетная записьбудет test. Рисунок 23<*> 4. Приведите поля следующего окна к виду, изображенному на рис.24. Рисунок 24<*> 5. Нажмите кнопку "Opera" --> "Почта и чат", выберите Вашуучетную запись и нажмите кнопку "Изменить". 6. Зайдите на вкладку "Входящие" и уберите галочку из пункта"Оставлять сообщения на сервере" (рис. 25). 7. Настройка завершена. Рисунок 25<*> Приложение N 2 к регламенту работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области Инструкция по настройке почтовых клиентов для удаления почты с сервера Настройка Microsoft Outlook Express В окне клиента зайдите "Сервис" --> "Учетные записи", выберите"mail.orb.ru", нажмите кнопку "Свойства", выберите вкладку"Дополнительно", уберите галочку из пункта "Оставлять копии сообщенийна сервере" и нажмите кнопку "ОК". Настройка The Bat В окне клиента нажмите правой кнопкой мыши на название Вашегопочтового ящика, выберите "Свойства почтового ящика". В открывшемсяокне во вкладке "Управление почтой" выберите пункт "Оставлять письмана сервере", поставьте галочку в пункте "Срок хранения писем насервере", выберите "2 дня", поставьте галочку в пункте "Удалять письмас сервера при их удалении из корзины", нажмите кнопку "ОК". Настройка Zimbra Desktop В окне клиента в правом верхнем углу нажмите Setup: Далее нажмите кнопку "Изменить" напротив учетной записи: В открывшемся окне выберите "Удалить после загрузки". Нажмите "Подтвердить и сохранить". Настройка Mozilla Thunderbird В окне клиента нажмите правой кнопкой мыши на название Вашегопочтового ящика, выберите "Параметры учетной записи". В открывшемсяокне во вкладке "Параметры сервера" уберите галочку из пункта"Оставлять копии сообщений на сервере" и нажмите кнопку "ОК". Настройка Opera Mail Нажмите кнопку "Opera" --> "Почта и чат", выберите Вашу учетнуюзапись и нажмите кнопку "Изменить". Зайдите во вкладку "Входящие" иуберите галочку из пункта "Оставлять сообщения на сервере", нажмитекнопку "ОК". Приложение N 2 к постановлению Правительства области от 10.09.2013 N 756-п Директору государственного бюджетного учреждения Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" __________________________ Заявка на перерегистрацию электронной почты на сервере mail.orb.ru ___________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти Оренбургской области, структурного подразделения - абонента электронной почты)------------------------------------------------------------------------| N п/п | Адрес электронной почты | Место подключения | Подпись || | | (адрес, номер кабинета, | абонента || | | номер телефона) | ||-------+-------------------------+-------------------------+----------|| 1. | | | ||-------+-------------------------+-------------------------+----------|| 2. | | | |------------------------------------------------------------------------ Абоненты предупреждены о необходимости соблюдения регламентаработы электронной почты органа исполнительной власти Оренбургскойобласти.Руководитель_____________________________(наименование органа исполнительнойвласти Оренбургской области,структурного подразделения)"___" ______________20__г.Администратор ЛВС _____________________________________ (фамилия и инициалы, номер телефона) ____________