Приложение к Постановлению от 26.01.2011 г № 56-П Положение
Положение об отделе документационного и информационного обеспечения администрации александровского района
1.Общие положения
1.1.Отдел документационного и информационного обеспечения является структурным подразделением администрации Александровского района (далее - Отдел).
1.2.Отдел создается главой администрации района. Непосредственно курирует и контролирует деятельность отдела заместитель главы администрации - руководитель аппарата.
1.3.Работники Отдела назначаются и освобождаются от должности главой администрации района.
1.4.Отдел в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Законодательного Собрания Оренбургской области, указами Оренбургской области, решениями Совета депутатов муниципального образования Александровский район Оренбургской области, постановлениями и распоряжениями главы администрации района, настоящим Положением.
1.5.Отдел взаимодействует со всеми отделами и управлениями администрации Александровского района, соответствующими подразделениями областного и районного уровней, другими государственными органами и общественными организациями.
2.Задачи
На отдел документационного и информационного обеспечения возлагаются следующие задачи:
2.1.Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности администрации Александровского района.
2.2.Информатизация подразделений администрации Александровского района.
2.3.Обеспечение единства информационных и документационных технологий в подразделениях администрации Александровского района.
2.4.Совершенствование информационного и документационного обеспечения в администрации Александровского района на основании единой технической политики и применения современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
2.5.Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями администрации Александровского района, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также контроль за состоянием связи.
2.6.Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов, образованных в процессе деятельности Отдела.
3.Функции
Отдел документационного и информационного обеспечения выполняет следующие задачи:
3.1.Разработка и реализация концепции информатизации (за исключением правовой) подразделений администрации Александровского района.
3.2.Реализация и сопровождение офисных информационных технологий в подразделениях администрации Александровского района.
3.3.Создание и сопровождение справочно-информационного фонда администрации Александровского района.
3.4.Ведение делопроизводства.
3.5.Внедрение и совершенствование автоматизированной системы документооборота, сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.
3.6.Формирование сводной номенклатуры дел администрации Александровского района.
3.7.Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
3.8.Внедрение автоматизированной системы подготовки текстов документов.
3.9.Изготовление и учет печатно-бланочной продукции, внедрение электронных методов хранения и подготовки бланочной продукции.
3.10.Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.
3.11.Внедрение, развитие и эксплуатация репрографических технологий и копировально-множительной техники. Обеспечение технической и информационно-технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями.
3.12.Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи. Осуществляет информационно-справочную работу по документам.
3.13.Организует своевременное рассмотрение и подготовку доклада главе администрации Александровского района о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.14.Обеспечение оперативного прохождения в администрации Александровского района документов и служебной корреспонденции. Контролирует исполнение документов в установленные сроки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.
3.15.Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети администрации, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.
3.16.Разработка и реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота.
3.17.Выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции на основе автоматизированных принтофисных технологий.
3.18.Ведение и развитие программно-информационного фонда администрации, в том числе лицензий и программ, приобретенных администрацией Александровского района.
3.19.Создание, сопровождение и развитие экспериментально-моделирующих стендов для отработки перспективных информационных и документационных технологий и специализированных программно-технических комплексов.
3.20.Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых в администрации Александровского района и организуемых вне ее.
3.21.Участие в постановке задач, проектирования, эксплуатации автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий.
3.22.Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
3.23.Организация обучения компьютерным и репрографическим технологиям работников администрации Александровского района.
3.24.Анализ печатных и электронных средств массовой информации.
4.Права
Отдел документационного и информационного обеспечения имеет право:
4.1.Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях администрации Александровского района и докладывать руководству о результатах проверок. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.2.Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.3.В соответствии с соглашениями и договорами запрашивать и получать информацию из внешних источников.
4.4.Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимые для выполнения контрольных функций Отдела.
4.5.Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях администрации с нарушением инструкции по делопроизводству.
4.6.Привлекать специалистов структурных подразделений администрации Александровского района к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства.
4.7.Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.
4.8.Участвовать в оперативных совещаниях, созываемых руководством администрации Александровского района.
4.9.Вносить предложения по совершенствованию работы администрации Александровского района и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.
4.10.Взаимодействовать с государственными, федеральными и муниципальными предприятиями и учреждениями, а также с предприятиями других форм собственности по вопросам входящим в компетенцию отдела документационного и информационного обеспечения.
5.Ответственность
5.1.На начальника отдела документационного и информационного обеспечения возлагается персональная ответственность за:
- организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;
- организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
- сохранность принятых в работу документов;
- соблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;
- подбор, расстановку и деятельность работников отдела;
- соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками отдела в служебных целях.
5.2.Ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.
6.Взаимоотношения и связи
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел документационного и информационного обеспечения взаимодействует:
6.1.Со всеми подразделениями администрации по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;
- получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;
- информационного обеспечения деятельности предприятия;
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями.
6.2.С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.
6.3.С отделом по организационной и кадровой работе по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.
7.Заключительные положения
7.1.Проект дополнений и изменений в настоящее Положение вносятся на рассмотрение начальником отдела и утверждаются постановлением главы администрации Александровского района.
8.Реформирование и упразднение отдела
8.1.Реформирование и упразднение отдела производится в соответствии с действующим законодательством.