Приложение к Постановлению от 14.04.2011 г № 499-ПА
1.1.1.Административный регламент архивного отдела администрации г. Медногорска Оренбургской области по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения тематических запросов граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений" (далее - Регламент), поступивших в архивный отдел администрации г. Медногорска Оренбургской области (далее - архивный отдел), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела, а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями, учреждениями, предприятиями различных форм собственности, действующими на территории Оренбургской области (далее - органы и организации), при осуществлении организации предоставления муниципальной услуги.
Организация исполнения тематических запросов пользователей включает в себя организацию исполнения муниципальным архивом запросов, поступающих в архивный отдел:
- тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.
Непосредственное исполнение тематических запросов осуществляют: архивный отдел администрации города, государственные архивы, органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации, государственными архивами, органами и организациями при наличии у них соответствующих документов по теме обращения.
Муниципальная услуга предоставляется путем обеспечения доступа пользователей к научно-справочному аппарату, архивным документам.
Решение о предоставлении пользователям научно-справочного аппарата, архивных документов принимает начальник архивного отдела.
1.2.Перечень нормативно-правовых актов,
регулирующих предоставление муниципальной услуги
1.2.1.Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения тематических запросов пользователей осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);
Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне";
Закон Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Закон Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 N 271 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов";
Закон Оренбургской области от 17.08.2005 N 2552/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";
Постановление Правительства Оренбургской области от 10.01.2006 N 3 "Об утверждении перечня платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами Оренбургской области";
Устав муниципального образования город Медногорск Оренбургской области, утвержден решением городского Совета депутатов 08.06.2010 N 655. Регистрационный номер RU 563050002010001 от 11.08.2010.
1.2.2.Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения тематических и биографических запросов пользователей осуществляет архивный отдел.
Непосредственное исполнение тематических и биографических запросов пользователей осуществляет муниципальный архив, другие органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения тематических и биографических запросов.
1.4.Описание заявителей
1.4.1.Получателями муниципальной услуги являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- органы государственной власти, местного самоуправления;
- организации и общественные объединения;
- другие юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени;
- лица без гражданства.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
2.1.1.Результатом предоставления муниципальной услуги является:
предоставление пользователю имеющегося научно-справочного аппарата;
получение пользователем архивных документов по теме исследования;
получение пользователем копий документов по теме исследования;
получение рекомендации муниципального архива о дальнейших путях поиска документов по теме исследования.
Формой получения муниципальной услуги является пакет документов по исследуемой теме.
В электронной форме: по предварительному просмотру темы исследования в электронной форме можно получить информацию о наличии или местонахождении необходимых материалов для исследования по электронному адресу администрации г. Медногорска: mo@mail.orb.ru.
2.1.1.Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
Местонахождение архивного отдела администрации г. Медногорска Оренбургской области и его почтовый адрес: ул. Советская, 37, г. Медногорск, 462274.
Электронный адрес администрации г. Медногорска: mo@mail.orb.ru.
Официальный сайт администрации г. Медногорска: www.mednogorsk.org.ru.
Справочные телефоны: Телефон: (35379)3-23-72; факсы (35379)3-23-71; 3-26-864.
Информация о месте нахождения муниципальных архивов Оренбургской области (приложение N 1), их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Комитета по делам архивов Оренбургской области по электронному адресу: arhiv@mail.orb.ru.
Информация о муниципальной услуге и порядке ее предоставления размещена на Портале государственных услуг Оренбургской области.
На официальном сайте администрации г. Медногорска Оренбургской области размещены образцы бланков заявлений, необходимых для исполнения муниципальной услуги.
Пользователи могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:
- по телефону - 3-23-72 - должностное лицо дает исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей;
- по письменным обращениям - ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
- в электронном виде - ответ направляется заявителю в электронном виде по месту обращения в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения;
- при личном обращении граждан - прием граждан осуществляется начальником архивного отдела, другими должностными лицами по адресу: г. Медногорск, ул. Советская, 37, каб. N 1, в приемные дни - вторник, четверг, с 09.00 до 18.00.
2.2.Основание для предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение пользователя в адрес муниципального архива при предоставлении заявления, в том числе поступивший в электронном виде (приложение N 2).
В запросе должны быть указаны:
- наименование юридического лица на бланке организации;
- для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
- почтовый и/или электронный адрес пользователя, телефоны;
- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);
- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;
- дата отправления.
2.3.Сроки предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Запросы граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации, поступившие в архивный отдел, в течение 5 дней со дня их регистрации направляются сотруднику архивного отдела для исполнения и ответа заявителю.
При рассмотрении муниципальными архивами запросов органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, ответы на эти запросы и запрашиваемая информация предоставляются в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких архивах, архивный отдел уведомляет орган государственной власти о продлении на определенный срок рассмотрения запроса.
При поступлении запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, архивный отдел в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
2.4.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.4.1.Отказ в предоставлении архивных документов по теме запроса пользователям допускается в случаях:
отсутствия в запросе фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;
отсутствия в запросе необходимых сведений для его исполнения;
отсутствия у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
отсутствия возможности прочтения запроса;
невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;
повторности запроса без указания новых доводов или обстоятельств. Начальник архивного отдела или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в один и тот же муниципальный архив, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;
содержания в запросах нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации.
2.5.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
2.5.1.График работы муниципального архива устанавливается распоряжением главы администрации г. Медногорска.
2.5.2.Архивный отдел осуществляет организацию предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов бесплатно.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Блок-схема последовательности предоставления услуги приведена в приложении N 3 к настоящему регламенту.
3.1.Ответственным за предоставление муниципальной услуги является начальник архивного отдела, осуществляющий организацию по оказанию услуги в соответствии с настоящим административным регламентом.
3.2.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запроса с указанной темой исследования;
- анализ тематики поступившего запроса, полнота ее раскрытия, консультация о месте нахождения отсутствующих документов или их возможном нахождении;
- поиск архивных документов, необходимых для раскрытия темы исследования;
- подготовка материалов или ответов заявителям;
- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.2.Прием и регистрация запросов
Основанием для предоставления муниципальной услуги является регистрация обращения гражданина или уполномоченного лица; письмо или в электронном виде.
В целях обеспечения учета, контроля, поиска поступающих запросов осуществляется их регистрация.
3.2.1.Поступившие в архивный отдел запросы пользователей регистрируются служащим, проставляя регистрационный номер и дату регистрации на запросе в правом нижнем углу первого листа заявления или письма заявителя. В регистрационном штампе указывается входящий номер, который состоит из номера журнала и порядкового номера заявления по этому журналу. Также дата его поступления (приложение N 4).
При приеме заявлений в письме проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Ошибочно доставленная почтой корреспонденция пересылается по принадлежности. Если в письме не указан адрес, по которому необходимо направить ответ, то сохраняются конверты, по ним можно установить адрес отправителя или дату почтового штемпеля, необходимую для подтверждения времени отправления и получения заявлений.
Пометки на заявлении или письме не допускаются, кроме визы, а также номеров фондов, по которым будет вестись поиск необходимой информации.
Все поступающие запросы проверяются на повторное поступление по журналу регистрации заявлений и писем граждан.
Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу в случае, если заявитель не удовлетворен направленным (выданным) ему ответом или указывает дополнительные сведения, необходимые для поиска документов.
Повторный запрос вновь не регистрируется, на нем ставится первоначальный номер его регистрации и новая дата поступления. В журнале регистрации рядом с первоначальным номером делается отметка о дате поступления повторного запроса.
3.2.2.Запросы граждан с резолюцией начальника архивного отдела направляются работнику, осуществляющему организацию оказания услуги в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.
3.3.Анализ тематики поступивших запросов и передача их на исполнение
3.3.1.Начальник архивного отдела, ответственный за организацию предоставления муниципальной услуги, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося информационного материала, где определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адрес организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение и передает их на исполнение работнику.
3.4.Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности
3.4.1.По итогам анализа тематики запросов граждан в течение 7 дней со дня регистрации муниципальный архив направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в органы и организации.
3.4.2.В случае если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, муниципальный архив направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.5.Подготовка и направление ответов заявителям
3.5.1.Архивный отдел по результатам рассмотрения запросов, готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов) и направляет их заявителям.
В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в срок, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, архивный отдел уведомляет заявителя о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока.
3.5.2.По итогам анализа поступивших запросов пользователей архивный отдел с учетом тематики обращений исполняет запрос.
При необходимости архивный отдел направляет запросы на исполнение в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), которые направляются непосредственно в адрес пользователя.
3.5.3.Архивный отдел письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для выявления запрашиваемой информации в архиве, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
3.5.4.В случае необходимости архивный отдел запрашивает у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.
3.5.5.Архивный отдел письменно или в электронном виде уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
3.5.6.По результатам рассмотрения запроса органа государственной власти архивный отдел направляет в соответствующий орган государственной власти информационное письмо с приложением поступивших из государственных архивов Оренбургской области или организаций-исполнителей информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов или информационное письмо с обобщением запрашиваемой информации, выявленной в государственных архивах Оренбургской области.
3.5.7.По итогам рассмотрения запроса пользователя муниципальный архив:
- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;
- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;
- при отсутствии запрашиваемых сведений в муниципальном архиве информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску.
3.5.8.Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
4.1.Порядок осуществления текущего контроля
4.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляется начальником архивного отдела.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок
4.2.1.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц и работников архивного отдела администрации.
4.2.2.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.2.3.Проверки могут плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.2.4.Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой могут включаться муниципальные служащие и работники ведомственных архивов.
4.2.5.Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде акта или справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего регламента
5.1.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или в письменном виде.
5.2.Действия (бездействие) и решения должностного лица архивного отдела могут быть обжалованы:
- главе администрации г. Медногорска;
- в судебном порядке.
5.3.Действия (бездействие) и решения работника архивного отдела могут быть обжалованы:
- главе администрации г. Медногорска;
- в судебном порядке.
5.4.Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:
- в вышестоящие по подчиненности организации;
- в судебном порядке.
5.5.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.6.Глава администрации г. Медногорска:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных или муниципальных архивах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.7.Ответ на жалобу подписывается главой администрации г. Медногорска или его заместителем и направляется по адресу, указанному в обращении.
5.8.Письменная жалоба, поступившая в администрацию г. Медногорска, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях глава администрации г. Медногорска вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока ее рассмотрения пользователя, направившего жалобу.
5.9.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.10.Администрация г. Медногорска при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить об этом заявителю.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.11.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации г. Медногорска либо уполномоченное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная и предыдущие жалобы направлялись в Администрацию г. Медногорска. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.