Приложение к Постановлению от 15.06.2011 г № 956-П Правила
Правила работы пользователей в читальном зале муниципального казенного учреждения «Архив муниципального образования город новотроицк» 1. общие положения
1.1.Настоящие Правила работы пользователей в читальном зале муниципального казенного учреждения "Архив муниципального образования город Новотроицк" (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 года N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
1.2.Правила устанавливают порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале муниципального казенного учреждения "Архив муниципального образования город Новотроицк" (далее - Архив).
1.3.Порядок работы, обязанности специалиста архивного отдела, ответственного за обслуживание пользователей в читальном зале, его ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Федерального архивного агентства России.
1.4.Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам Архива, за исключением случаев, указанных в п.п. 2.4, 4.5, 5.7 настоящих Правил.
1.5.Плата за посещение читального зала не взимается.
1.6.Распорядок работы читального зала устанавливается директором Архива.
2.Порядок допуска пользователей в читальный зал Архива
2.1.В целях ускорения исполнения запросов социально-правового характера заявители допускаются к работе с архивными документами в читальном зале (по предъявлению документа, удостоверяющего личность).
2.2.Пользователи, ведущие работу в личных целях, допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, выполняющие служебные задания, предоставляют письма направивших их организаций.
2.3.В личных заявлениях или письмах указываются - фамилия, имя, отчество пользователя, год рождения, образование, адрес местожительства, место работы, должность, паспортные данные, тема и цель исследования. Письмо оформляется на бланке организации за подписью руководителя.
2.4.Лица, не достигшие 18-летнего возраста, допускаются к работе с архивными документами с письменного разрешения родителей или других лиц, которые могут нести юридическую ответственность.
2.5.Все пользователи должны быть ознакомлены с настоящими Правилами и заполнить анкету установленного образца.
3.Виды обслуживания пользователей
3.1.Архив выполняет услуги по информационному обслуживанию пользователей:
3.1.1.Предоставление пользователям в читальном зале документов, описей, справочников.
3.1.2.Разъяснение правил пользования всеми видами научно-справочного аппарата.
3.1.3.Обслуживание в читальном зале Архива (прием заказов, выдача дел, фотодокументов в установленные сроки по установленным нормам).
3.1.4.Консультирование о составе и содержании архивных фондов.
3.1.5.Копирование архивных документов и печатных изданий.
4.Права, обязанности и ответственность пользователей
4.1.Пользователи, работающие в читальном зале Архива, имеют право:
4.1.1.Получать информацию о распорядке работы читального зала, об услугах, оказываемых Архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
4.1.2.Получать консультации специалистов Архива о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, их поиске, а также о документах, хранящихся в других архивах.
4.1.3.Получать информацию о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых ограничения будут действовать.
4.1.4.Обжаловать отказ в выдаче архивных документов в соответствии с действующим законодательством главе муниципального образования город Новотроицк, заместителю главы муниципального образования город Новотроицк - руководителю аппарата, в органы прокуратуры, суд.
Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к директору Архива.
4.1.5.Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, печатных изданий.
4.1.6.При наличии технических возможностей по специальному разрешению директора Архива использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон, фотоаппарат). Использование технических средств допускается, если это не влечет физической порчи документов и не мешает работе других пользователей.
4.1.7.Получить необходимую архивную справку.
4.2.Пользователи обязаны:
4.2.1.Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале Архива.
4.2.2.Разборчиво заполнять листы использования просмотренных дел (приложение 1).
4.2.3.После окончания работы возвращать полученные ими документы специалисту Архива, отвечающему за работу в читальном зале.
4.2.4.Соблюдать распорядок работы читального зала и тишину во время работы.
4.2.5.В соответствии с Законом Российской Федерации от 27.02.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источники информации, то есть указывать название архива, хранящего документы, поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листа).
4.3.Экземпляр библиографической справки или издания, подготовленного на основе архивных документов, пользователь предоставляет Архиву для постоянного хранения.
4.4.Пользователи несут ответственность за сохранность дел при работе с ними в читальном зале.
Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.
4.5.При совершении пользователями действий, нанесших материальный ущерб архивным документам, Архив оставляет за собой право обращения в судебные органы для решения в законодательном порядке вопроса об ответственности пользователей.
Пользователи, нанесшие материальный ущерб архивным документам, не допускаются к дальнейшему посещению читального зала.
5.Порядок выдачи дел, документов, печатных изданий
5.1.Описи, дела и печатные издания предоставляются пользователям на основании заполненной анкеты (приложение 2). Анкета заполняется пользователями аккуратно, четко, с обязательным указанием темы исследования.
5.2.Дела выдаются в читальный зал пользователям после проверки их физического состояния, а также наличия нумерации, листа использования и заверительной надписи.
5.3.При получении архивных дел пользователи также обязаны в присутствии специалиста, отвечающего за работу читального зала, проверить их состояние и расписаться в бланке заказа.
5.4.Обо всех выявленных повреждениях в делах, а также ошибках и неточностях в описях, перечнях следует немедленно сообщить специалисту Архива.
5.5.После завершения работы с документами специалист Архива принимает их от пользователей, проверяет нумерацию листов.
5.6.Ограничения допуска к тем или иным фондам и отдельным делам устанавливаются строго в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, Оренбургской области и учреждениями-фондообразователями.
5.7.Доступ к документам, содержащим сведения о личной жизни граждан (о семейных отношениях, имущественном положении), может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками. В последнем случае розыском наследников занимается сам пользователь.
5.8.Исключения в части ограничений на выдачу указанных в п. 5.7 по запросам:
5.8.1.Правоохранительных органов, судов.
5.8.2.Лиц, на которых заведены дела и их прямых родственников.
5.9.Документы личных фондов выдаются в читальный зал в соответствии с условиями, оговоренными при приеме этих документов на государственное хранение.
5.10.Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях:
5.10.1.Их плохого физического состояния (перечень таких фондов находится у специалиста Архива).
5.10.2.Ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение.
5.10.3.Необходимости выполнения служебных заданий архивистами (справочная работа, тематическая разработка фондов, реставрация, техническое оформление дел, подготовка информационных документов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, копирование документов и др.).
5.10.4.Выдачи дел во временное пользование другим организациям.
5.10.5.Экспонирования заказанных материалов на выставке.
5.10.6.Выдачи их другому пользователю.
5.11.Негативы фотодокументов для использования и просмотра в читальном зале не выдаются. Отбор фотодокументов производится путем просмотра пользователями фотоотпечатков на тематических карточках.
5.12.Пользователь имеет право заказать в день до 5 описей, 15 дел, 10 книг, 5 подшивок газет.
5.13.Максимальное количество дел, которые одновременно могут находиться у пользователя, не должно превышать 10 дел, 5 описей, 10 книг, 1 подшивки газет.
Дела по новому заказу выдаются пользователю в читальном зале после возврата взятых ранее дел в хранилище.
5.14.Документы, с которыми пользователи работают в течение нескольких дней, каждый день раскладываются на место. Каждое следующее посещение пользователь получает документы вновь.
5.15.В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
5.15.1.Курить, употреблять продукты питания.
5.15.2.Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы.
5.15.3.Пользоваться клеем, скотчем, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.
5.15.4.Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
6.Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
6.1.По просьбе пользователей в зависимости от физического состояния документов изготавливаются ксерокопии.
6.2.Не подлежат копированию:
документы, находящиеся в плохом физическом состоянии;
описи, каталоги, картотеки, другие архивные справочники.