Приложение к Постановлению от 24.06.2011 г № 109 Административный регламент
Административный регламент предоставления архивным подотделом администрации муниципального района «Город валуйки и валуйский район» белгородской области муниципальной услуги «Организация исполнения запросов юридических лиц, Российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» 1. общие положения 1.1. наименование муниципальной услуги
Административный регламент архивного подотдела администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район" Белгородской области по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного подотдела администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район" Белгородской области, а также порядок его взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области (далее - органы и организации) при предоставлении муниципальной услуги.
Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.
1.2.Наименование органа предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным подотделом администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район" Белгородской области (далее - архивный подотдел) во взаимодействии с архивным отделом Белгородской области, Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).
Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют архивный подотдел, учреждения и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
1.3.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);
Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 2006, N 165, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31);
законом Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);
Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, "Российская газета", N 89, 20.05.2009);
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003) (Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов). По заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается. - Письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 4 апреля 2003 года N 07/3276-ЮД ("Экономика и жизнь", 2003, N 17; Бюллетень Министерства юстиции Российской Федерации, 2003, N 5).
1.4.Результат предоставления муниципальной услуги
Муниципальная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства в виде писем архивного подотдела, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
1.5.Описание заявителей
В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.
Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
2.Требования к порядку предоставления
муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставлении муниципальной услуги
2.1.1.Информирование о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется архивным подотделом.
2.1.2.Сведения о местонахождении и графике работы архивного подотдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район".
Местонахождение архивного подотдела и его почтовый адрес:
309990, г. Валуйки, Белгородская область, ул. Кузнечная, дом 11;
Электронный адрес архивного подотдела: arhiv@val-adm.ru.
Телефоны архивного подотдела: (847236)3-49-29, 3-43-39.
2.1.3.Режим работы архивного подотдела:
понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
График приема запросов:
понедельник - вторник, четверг - пятница: с 8.00 до 13.00 ч.
Среда - неприемный день
2.1.4.Телефоны для справок:
архивного отдела Белгородской области: (4722)55-75-98;
Государственного архива Белгородской области: (4722)54-90-58;
2.1.5.Местонахождение центрального аппарата Росархива и его почтовый адрес: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12.
Электронный адрес Росархива: rosarhiv@archives.ru.
2.1.6.Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.
2.1.7.Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:
по телефону;
по письменным обращениям, а также при личном обращении;
по электронной почте, а также на официальном сайте архивного отдела Белгородской области.
2.1.8.По телефону должностные лица архивного подотдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
2.1.9.По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.
2.1.10.По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
2.1.11.Информирование при личном обращении осуществляется должностным лицом архивного подотдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы архивного подотдела.
2.1.12.Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется на официальном сайте архивного отдела Белгородской области, Росархива, в Справочно-информационном портале "Государственные и муниципальные услуги".
2.2.Основание для предоставления муниципальной услуги
2.2.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте в адрес архивного подотдела, в т.ч. поступивший из архивного отдела Белгородской области, иных органов и организаций.
2.2.2.В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;
о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);
иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.2.3.Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.3.Сроки и условия предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии со служебным распорядком.
2.3.2.Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов не должно превышать 45 минут, а по предварительной записи не должно превышать 15 минут.
2.3.3.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одним специалистом одновременно ведется прием только одного посетителя. Одновременное консультирование и (или) прием двух и более посетителей не допускается.
2.3.4.Запросы, поступившие в органы местного самоуправления, архивные отделы, иные организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель органа местного самоуправления либо уполномоченное на это лицо, руководитель архивного подотдела, организации вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.
2.3.5.Поступившие в архивный подотдел, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
2.3.6.Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.
2.4.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги и приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.
2.4.2.При личном обращении отсутствие у заявителя документа, удостоверяющего личность (паспорт, пенсионное удостоверение).
2.4.3.Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия (доверенность, заверенная нотариально, свидетельство о смерти гражданина, осуществляющего право собственности (пользования) имуществом, свидетельство о праве на наследство, документы, удостоверяющие родственные связи (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении).
2.4.4.Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.
2.4.5.Если запросы не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику архивного подотдела, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.5.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
2.5.1.Предоставление муниципальной услуги в многофункциональном центре осуществляется в том же порядке, что и при личном обращении заявителя в архивный подотдел администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район".
2.5.2.При обращении заявителя посредством сети Интернет заявитель имеет право представить только заявление (при наличии электронной подписи заявителя). Ответ заявителю направляется по почте на бумажном носителе.
2.5.3.Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.
2.5.4.Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного подотдела:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов;
направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);
поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
подготовка ответов заявителям;
оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;
проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области в области архивного дела);
отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
3.2.Регистрация запросов и передача их на исполнение
3.2.1.Поступившие в архивный подотдел из архивного отдела Белгородской области или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются сотрудником архивного подотдела, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции. Регистрация документов осуществляется путем проставления на запросе входящего номера и даты поступления и фиксирования в журнале регистрации и контроля поступающих документов, в т.ч. по электронной почте. Максимальный срок регистрации один рабочий день с момента поступления запроса.
3.2.2.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.2.3.Определение конкретного сотрудника, исполняющего запрос, осуществляет начальник архивного подотдела.
Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностными обязанностями исполнителя.
Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента передачи запроса после его регистрации.
Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном запросе визы с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления визы.
Завизированный запрос передается конкретному исполнителю, указанному на визе.
3.3.Анализ тематики поступивших запросов
3.3.1.Инициирующим событием для анализа тематики поступившего запроса является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного запроса. Муниципальный служащий архивного подотдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном подотделе администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район" научно-справочного аппарата и информационных материалов.
3.3.2.В результате анализа определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
3.3.3.Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.
3.4.Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации
3.4.1.По итогам анализа тематики поступивших запросов архивный подотдел, при необходимости, направляет запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.
3.4.2.В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, архивный подотдел направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с указанием о направлении ответа в адрес архивного отдела.
3.4.3.При направлении запросов на исполнение по принадлежности архивный отдел Белгородской области, при необходимости, уведомляет архивные отделы администраций муниципальных районов и организации о запросах, по которым архивные справки, архивные выписки и архивные копии требуют проставления апостиля.
3.5.Подготовка ответов заявителям
3.5.1.Подготовку ответов заявителям осуществляет архивный подотдел, иные органы и организации, Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;
письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
3.5.2.При отсутствии архивных документов, необходимых /для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.
3.6.Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
3.6.1.Архивный подотдел, органы и организации, исполняющие полученные от архивного отдела Белгородской области и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
3.6.2.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного муниципального архива, органа, организации.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов, сразу после изложения каждого факта, события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.
Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста, и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.
3.6.3.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
3.7.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях
3.7.1.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.
Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
3.7.2.Архивный отдел Белгородской области проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Белгородской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
3.7.3.Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями, осуществляется после их письменного обращения с представлением в архивный отдел Белгородской области образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.
3.7.4.Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.
Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.
Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.
3.7.5.Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п. 47, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.
3.7.6.В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.
3.8.Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий
3.8.1.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным подотделом, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
3.8.2.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивным подотделом, другими органами и организациями в МИД России.
3.8.3.В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 38) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений архивный отдел с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.
3.8.4.Подготовленные архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в архивный отдел Белгородской области вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.
3.8.5.После проставления апостиля архивный отдел Белгородской области направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.
3.8.6.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.
3.8.7.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений
4.1.Порядок осуществления текущего контроля
4.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного подотдела.
4.1.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного подотдела проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Белгородской области.
4.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок
4.2.1.Контроль за исполнением муниципальной услуги включает в себя установленную архивным отделом Белгородской области полугодовую отчетность архивных отделов муниципальных районов области о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного подотдела.
4.2.2.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного подотдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.2.3.Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные гражданские служащие архивного подотдела.
4.2.4.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.3.Ответственность муниципальных служащих
4.3.1.В случае выявления нарушений прав граждан к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.4.Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги
4.4.1.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).
Все плановые проверки должны осуществляться регулярно, установленные формы отчетности о предоставлении муниципальной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.
Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте архивного отдела Белгородской области и через Справочно-информационный портал "Государственные и муниципальные услуги".
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления муниципальной
услуги на основании настоящего Регламента
5.1.Рассмотрение жалоб осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5.2.Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц архивного подотдела, решения, принятые ими в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.3.Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной заявителем лично (представителем заявителя) или направленной в виде почтового отправления.
В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), личная подпись заявителя и дата.
В случае необходимости подтверждения своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.
5.4.В части досудебного (внесудебного) обжалования заявитель (его представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в архивный подотдел, непосредственно к начальнику архивного подотдела, вышестоящие органы муниципальной власти:
- главе администрации муниципального района;
- первому заместителю главы администрации муниципального района - руководителю аппарата главы, курирующему архивный подотдел.
5.5.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
5.6.Начальник архивного подотдела:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.7.Ответ на жалобу подписывается начальником архивного подотдела.
5.8.Ответ на жалобу, поступившую в архивный подотдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
5.9.Письменная жалоба, поступившая в архивный подотдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях начальник архивного подотдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
5.10.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.11.Архивный подотдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.12.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного подотдела, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
6.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:
- отсутствие жалоб со стороны получателей муниципальной услуги;
- удовлетворенность получателей доступностью и качеством муниципальной услуги;
- предоставление информации об оказании муниципальной услуги на официальном сайте администрации муниципального района "Город Валуйки и Валуйский район";
- предоставление муниципальной услуги на безвозмездной основе для получателей.
7.Порядок внесения изменений в административный регламент
7.1.Изменения в настоящий Регламент вносятся:
- в случае изменения законодательства Российской Федерации и Белгородской области, регулирующего предоставление муниципальной услуги;
- на основании результатов анализа практики применения настоящего Регламента.