Приложение к Постановлению от 15.05.2013 г № 999-П Регламент
Регламент исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в администрации города Оренбурга 1. общие положения
Настоящий Регламент определяет сроки и последовательность действий при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан, в том числе иностранных и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации города Оренбурга (далее - обращения).
Исполнение функции осуществляется бесплатно.
Результатами исполнения функции являются:
1) направление гражданину в установленный срок письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов;
2) направление гражданину в установленный срок соответствующего письменного уведомления;
3) оставление обращения без рассмотрения.
Отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга обеспечивает:
1) организацию работы с обращениями в администрации города Оренбурга на основе единой политики;
2) прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение, аннотирование и регистрацию обращений, поступающих в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, главы администрации города Оренбурга и его заместителей;
3) регистрацию и отправку уведомлений и письменных ответов, направляемых от имени Главы города Оренбурга и его заместителей, главы администрации города Оренбурга и его заместителей;
4) проверку оформления реквизитов письменных уведомлений и ответов на обращения в соответствии с Регламентом делопроизводства в администрации города Оренбурга, утвержденным распоряжением администрации города Оренбурга от 10.10.2011 N 72-р;
5) контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений и последовательности действий (административных процедур) при исполнении функции;
6) анализ состояния работы по рассмотрению обращений и содержания поступающих обращений;
7) формирование, оформление и хранение дел по обращениям;
9) методическое руководство и координацию работы по рассмотрению обращений;
10) подготовку и внесение предложений по совершенствованию работы по рассмотрению обращений граждан.
Действие настоящего Регламента не распространяется на отношения по рассмотрению обращений граждан, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном иными федеральными законами.
Жалобы на нарушение порядка предоставления муниципальных услуг рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
В развитие положений настоящего Регламента управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, другие органы администрации города Оренбурга могут разрабатывать конкретизирующие правовые акты и методические документы.
2.Основные понятия
В настоящем Регламенте используются следующие основные понятия:
1) обращение гражданина - предложение, заявление или жалоба гражданина в письменной или электронной форме, направленные Главе города Оренбурга, в администрацию города Оренбурга, ее отраслевой (функциональный) или территориальный орган, а также устное обращение гражданина в администрацию города Оренбурга, ее отраслевой (функциональный) или территориальный орган;
2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, о недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
4) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
5) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.
3.Порядок информирования граждан
Местонахождение отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:
- ул. Советская, д. 47, г. Оренбург, 460000;
- телефон для справок: 8(3532) 98-75-61;
- адрес электронной почты: priem_gr@admin.orenburg.ru.
График работы отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:
- понедельник - пятница с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00;
- четверг - неприемный день;
- выходные дни: суббота, воскресенье.
Информация о порядке исполнения функции, времени личного приема граждан и прямых телефонных линий Главы города Оренбурга и его заместителей, главы администрации города Оренбурга и его заместителей размещается:
- на информационных стендах в помещениях отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга;
- на официальном интернет-портале города Оренбурга;
- в средствах массовой информации.
4.Требования к помещениям, предназначенным для исполнения функции
Помещения, предназначенные для исполнения функции, должны быть оборудованы:
- компьютерами, копировально-множительной техникой;
- стульями, столами, канцелярскими принадлежностями для составления письменных обращений;
- системами кондиционирования и искусственного освещения;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- местом общественного пользования (санузлом).
5.Последовательность действий при исполнении функции
Исполнение функции включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, аннотирование и регистрация обращения;
2) направление обращения на рассмотрение;
3) рассмотрение обращения;
4) контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений;
5) регистрация и направление гражданину письменного ответа или соответствующего уведомления;
6) формирование, оформление и хранение дела по обращению.
5.1.Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, аннотирование и регистрация письменного обращения
Основанием для начала исполнения функции является направление гражданином письменного обращения Главе города Оренбурга, в администрацию города Оренбурга.
Прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение, аннотирование и регистрацию письменных обращений в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, главы администрации города Оренбурга и его заместителей осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.
Прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию письменных обращений, поступивших непосредственно в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга, обеспечивают руководители соответствующих органов администрации города Оренбурга.
При поступлении обращений способом почтового отправления конверты с обращениями вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность обращений и приложений к ним. Конверты не уничтожаются. Ошибочно доставленные обращения с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Предварительное рассмотрение проводится в целях определения должностных лиц, которым необходимо направить обращение для рассмотрения по компетенции.
Отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга в обязательном порядке направляет:
1) Главе города Оренбурга, его заместителям все обращения, поступившие на их имя;
2) главе администрации города Оренбурга обращения граждан, переадресованные от:
- Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области;
- Председателя Законодательного Собрания Оренбургской области;
- членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Главного федерального инспектора по Оренбургской области;
- Уполномоченного по правам человека в Оренбургской области;
- Уполномоченного по правам ребенка в Оренбургской области;
- руководителей территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти;
- депутатов Законодательного Собрания Оренбургской области и Оренбургского городского Совета;
- руководителя приемной Президента Российской Федерации по Оренбургской области;
- органов прокуратуры;
- Правительства Оренбургской области (с отметкой (штампом) "КОНТРОЛЬ");
- Главы города Оренбурга.
На рассмотрение заместителей главы администрации города Оренбурга направляются обращения в соответствии:
- с резолюцией главы администрации города Оренбурга;
- с их компетенцией.
На рассмотрение руководителей органов администрации города Оренбурга направляются обращения, поступившие в администрацию города Оренбурга, в соответствии с резолюцией главы администрации города Оренбурга или его заместителей.
Регистрация обращений осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы "Единый документооборот. Контроль" (далее - АИС "ЕД").
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех календарных дней с момента поступления в администрацию города Оренбурга.
Регистрация поступивших документов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.
Регистрация обращений осуществляется путем:
1) присвоения обращению соответствующего регистрационного номера;
2) оформления отметки о поступлении (регистрационного штампа) непосредственно на обращении;
3) внесения содержания обращения в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) электронной базы данных "Письменные обращения" АИС "ЕД".
При поступлении обращения с сопроводительным письмом отметка о поступлении проставляется на письме и первом листе приложения, так как ответственные исполнители работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.
5.2.Направление письменного обращения на рассмотрение
После регистрации работники отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга направляют письменное обращение на рассмотрение Главе города Оренбурга или его заместителям, главе администрации города Оренбурга или его заместителям.
Рассмотрение письменных обращений, поступивших в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, обеспечивают руководители соответствующих органов администрации города Оренбурга.
Соблюдение установленного срока рассмотрения обращений Главой города Оренбурга и его заместителями обеспечивает советник Главы города Оренбурга, а соблюдение установленного срока рассмотрения обращений главой администрации города Оренбурга и его заместителями - их помощники.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
В случае если обжалуются решения или действия (бездействие) отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, жалоба направляется на рассмотрение курирующему заместителю главы администрации города Оренбурга либо главе администрации города Оренбурга (в соответствии с подчиненностью, установленной решением Оренбургского городского Совета от 25.01.2011 N 85).
В случае если обжалуются решения или действия (бездействия) заместителя главы администрации города Оренбурга, жалоба направляется на рассмотрение главе администрации города Оренбурга.
В случае если невозможно направление жалобы на рассмотрение должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
Документ, ошибочно поступивший на рассмотрение, незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.
Результат рассмотрения обращения оформляется резолюцией. Резолюция пишется от руки на РКК на свободном от текста месте. Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
Работники отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга вносят в РКК электронной базы данных содержание резолюции и передают обращения исполнителю.
Отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга ежедневно принимает обращения и передает их уполномоченным работникам отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга под подпись в журнале, срочные документы передаются незамедлительно.
Передача обращения исполнителю без отметки в РКК, минуя отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, не допускается.
5.3.Рассмотрение письменного обращения
5.3.1.Общие требования к рассмотрению обращения
Исполнитель в процессе рассмотрения обращения осуществляет:
1) сбор и обработку необходимой информации;
2) подготовку проекта письменного ответа и всех необходимых приложений с соблюдением правил оформления реквизитов документа;
3) согласование проекта письменного ответа с заинтересованными лицами;
4) представление проекта письменного ответа на подпись.
В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь, увольнение) руководитель органа администрации города Оренбурга поручает рассмотрение обращения другому лицу.
Если рассмотрение обращения возложено на нескольких лиц, работу по исполнению и подготовке проекта письменного ответа организует исполнитель, указанный в резолюции первым, - ответственный исполнитель.
Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения и подготовки ответа в установленный срок.
5.3.2.Подготовка запроса
В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в органах государственной власти, организациях исполнителем подготавливается соответствующий запрос.
Запрос должен содержать:
- данные об обращении, по которому запрашивается информация;
- суть обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;
- срок, в течение которого необходимо представить информацию по запросу (в соответствии с действующим законодательством).
Запрос подписывается Главой города Оренбурга, его заместителем, главой администрации города Оренбурга, его заместителем либо руководителем органа администрации города Оренбурга, на рассмотрении которого находится обращение. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти или должностному лицу организации.
В случае необходимости исполнитель может обеспечить рассмотрение обращения с выездом на место.
5.3.3.Оставление обращения без рассмотрения
Письменный ответ не направляется заявителю в случае, если:
1) в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) в обращении указано, что информация направлена для сведения;
3) гражданин обратился с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
5.4.Личный прием граждан
Личный прием граждан в помещении отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга ведут Глава города Оренбурга и его заместители, глава администрации города Оренбурга и его заместители в соответствии с утвержденными графиками.
Информация о времени и месте приема доводится до сведения граждан в порядке, установленном в разделе 3 настоящего Регламента.
Личный прием граждан производится в порядке предварительной записи. Предварительную запись граждан на личный прием к Главе города Оренбурга и его заместителям, главе администрации города Оренбурга и его заместителям обеспечивает начальник отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Граждане с ограниченными возможностями (инвалиды, граждане в возрасте 70 лет и более) в ходе записи информируются об услуге по бесплатной транспортировке к месту личного приема. Заявка на транспортное обслуживание гражданина с ограниченными возможностями передается в течение двух календарных дней с момента поступления в управление социальной защиты населения администрации города Оренбурга, которое обеспечивает своевременную транспортировку гражданина.
Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по списку, составленному начальником отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга. Уполномоченный представитель гражданина представляет документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие его полномочия.
Право внеочередного приема имеют граждане в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Карточка личного приема гражданина включает:
- регистрационный номер и дату приема;
- Ф.И.О. лица, ведущего личный прием;
- Ф.И.О. гражданина;
- краткое содержание обращения (при повторном обращении указывается результат рассмотрения предыдущего обращения);
- результат рассмотрения.
Результат рассмотрения обращения оформляется резолюцией лица, ведущего личный прием. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, на личный прием не допускаются.
В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости немедленно вызываются сотрудники полиции. Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема гражданина.
Во время личного приема гражданин имеет возможность изложить свое обращение в устной либо письменной форме.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Оренбурга, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для решения вопроса по существу, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении на личном приеме вопросов в порядке, предусмотренном для письменных обращений.
По окончании личного приема до сведения заявителя доводится принятое решение или информация о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения.
Регистрация карточки личного приема гражданина или письменного обращения, принятого в ходе личного приема, осуществляется путем:
1) присвоения обращению соответствующего регистрационного номера;
2) внесения содержания обращения в РКК электронной базы данных "Личный прием" АИС "ЕД";
3) внесения содержания резолюции в РКК.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в течение трех календарных дней и рассмотрению в срок, установленный в разделе 5.7 настоящего Регламента.
Работники отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга направляют письменное обращение на рассмотрение в порядке, установленном в разделе 5.2 настоящего Регламента.
5.5.Прием граждан посредством прямых телефонных линий
Глава города Оренбурга и его заместители, глава администрации города Оренбурга и его заместители, руководители органов администрации города Оренбурга ведут прием граждан посредством прямых телефонных линий (в том числе с применением видеотехнологий) в соответствии с утвержденными графиками.
Информация о времени приема граждан посредством прямых телефонных линий доводится до сведения граждан в порядке, установленном в разделе 3 настоящего Регламента.
Карточка приема посредством прямой телефонной линии включает:
- регистрационный номер и дату приема;
- Ф.И.О. лица, ведущего личный прием;
- Ф.И.О. гражданина;
- краткое содержание обращения;
- результат рассмотрения.
Результат рассмотрения обращения оформляется резолюцией лица, ведущего личный прием. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Оренбурга, в ходе проведения приема посредством прямой телефонной линии гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для решения вопроса по существу, о чем делается запись в карточке приема.
В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение может быть дан устно, о чем делается запись в карточке приема.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов. Обращение, принятое в ходе приема посредством прямой телефонной линии, подлежит рассмотрению в срок, установленный в разделе 5.7 настоящего Регламента.
Результат рассмотрения обращения оформляется резолюцией. Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Регистрация обращения посредством прямой телефонной линии осуществляется путем:
1) присвоения обращению соответствующего регистрационного номера;
2) внесения содержания обращения в РКК электронной базы данных;
3) внесения содержания резолюции в РКК электронной базы данных.
Работники отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга направляют обращение на рассмотрение в порядке, установленном в подразделе 5.2 настоящего Регламента.
5.6.Прием обращений, поступивших в администрацию города Оренбурга в форме электронного документа
Обращения в форме электронного документа, поступившие на официальный интернет-портал города Оренбурга, подлежат рассмотрению в порядке, установленном в разделе 5.3 настоящего Регламента.
Ответы на обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты, указанному в электронном обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Отправка ответа на обращение в форме электронного документа осуществляется с адреса электронной почты отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.
В реестре (книга учета доставки документов в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга) отправки письменных ответов делается отметка о направлении по электронной почте.
5.7.Сроки рассмотрения обращений
Обращение, поступившее в администрацию города Оренбурга, ее отраслевой (функциональный) или территориальный орган, подлежит рассмотрению в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
Письменное обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежит незамедлительному направлению в государственный орган в соответствии с компетенцией.
Письменное обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 календарных дней со дня регистрации подлежит возврату гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не подлежит рассмотрению. Гражданину, направившему обращение, в течение 7 календарных дней направляется уведомление о недопустимости злоупотребления правом.
Письменное обращение, текст которого не поддается прочтению, не подлежит рассмотрению, о чем в течение 7 календарных дней сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый (электронный) адрес поддаются прочтению.
В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава города Оренбурга либо его заместители, глава администрации города Оренбурга или его заместители вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанные обращения направлялись Главе города Оренбурга, в администрацию города Оренбурга или одному и тому же должностному лицу. В течение 7 календарных дней о данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину в течение 7 календарных дней направляется уведомление о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Информация по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, подготавливается в течение 15 календарных дней со дня регистрации (если в запросе не установлен другой срок).
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Глава города Оренбурга, его заместители, глава администрации города Оренбурга, его заместители, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу могут в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
Для отдельных обращений граждан могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о представлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в государственный орган, иные органы или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о причинах продления срока рассмотрения.
Решение о продлении или сокращении срока рассмотрения обращений, зарегистрированных в отделе по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, принимают Глава города Оренбурга или его заместители, глава администрации города Оренбурга или его заместители.
Если установленный срок рассмотрения обращения приходится на выходные или праздничные дни, сроком рассмотрения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.
5.8.Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений
Этапы контроля соблюдения сроков рассмотрения обращений:
1) постановка обращения на контроль;
2) проверка и регулирование хода рассмотрения обращения;
3) снятие обращения с контроля;
4) продление срока рассмотрения обращения;
5) анализ состояния работы по рассмотрению обращений граждан и содержания поступающих обращений;
6) проведение проверок организации работы с обращениями.
5.8.1.Постановка обращений на контроль
Контролю подлежат обращения граждан, зарегистрированные и требующие подготовки письменного ответа.
5.8.2.Проверка и регулирование хода рассмотрения обращений
Проверку и регулирование хода рассмотрения обращений осуществляют:
- Глава города Оренбурга и его заместители;
- глава администрации города Оренбурга и его заместители;
- руководители органов администрации города Оренбурга;
- отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга;
- помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей.
Глава города Оренбурга и его заместители, глава администрации города Оренбурга и его заместители осуществляют проверку и регулирование хода рассмотрения обращений посредством:
- изучения представленных письменных ответов;
- принятия решения о снятии с контроля или продлении срока рассмотрения обращения.
Руководители органов администрации города Оренбурга осуществляют проверку и регулирование хода исполнения обращений посредством:
- личного контроля за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан;
- систематического проведения совещаний по вопросу соблюдения сроков рассмотрения обращений;
- принятия мер по повышению исполнительской дисциплины;
- выяснения причин, установления лиц, по вине которых допущено нарушение срока рассмотрения обращения.
Отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга осуществляет проверку и регулирование хода рассмотрения обращений, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, главы администрации города Оренбурга и его заместителей, посредством:
- рассылки напоминаний об установленных сроках рассмотрения обращений (в электронном виде);
- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД";
- внесения сведений об исполнении или продлении срока рассмотрения обращения в РКК электронной базы данных.
Помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей осуществляют проверку и регулирование хода рассмотрения обращения посредством:
- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД";
- принятия мер для своевременного рассмотрения обращения.
5.8.3.Продление срока рассмотрения обращений
При наличии объективных причин, не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения исполнитель направляет служебную записку о необходимости продления срока рассмотрения обращения и проект уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения.
В служебной записке о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель обязан указать:
- объективную причину нарушения установленного срока;
- перечень мероприятий, направленных на его исполнение;
- срок окончания работы.
В случае принятия положительного решения, должностное лицо накладывает резолюцию о продлении срока исполнения, ставит подпись, дату и подписывает промежуточный ответ заявителю.
В случае принятия отрицательного решения, обращение подлежит рассмотрению в ранее установленный срок.
Исполнитель обязан проинформировать отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга об изменении срока рассмотрения обращения, зарегистрированного в указанном отделе.
Информация о продлении срока рассмотрения поручения вносится в РКК электронной базы данных АИС "ЕД".
Обращение, срок рассмотрения которого своевременно не был продлен, считается не исполненным в срок.
5.8.4.Регистрация и направление гражданину письменного ответа или соответствующего письменного уведомления
Информация о результатах рассмотрения обращения гражданина представляется исполнителем в виде проекта письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
Реквизиты отправляемого документа оформляются в соответствии с правилами оформления реквизитов документа, утвержденными распоряжением администрации города Оренбурга от 10.10.2011 N 72-р "Об утверждении Регламента делопроизводства в администрации города Оренбурга".
Регистрацию письменных ответов, отправляемых от имени Главы города Оренбурга и его заместителей, главы администрации города Оренбурга и его заместителей, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.
Регистрацию письменных ответов, отправляемых от имени руководителей органов администрации города Оренбурга, осуществляют работники данных органов, отвечающие за делопроизводство.
Регистрация письменных ответов в приемных главы администрации города Оренбурга и его заместителей не допускается.
Регистрация письменного ответа осуществляется путем присвоения регистрационного номера, внесения сведений о документе и результатах рассмотрения обращения в РКК соответствующей электронной базы данных АИС "ЕД".
Письменному ответу присваивается регистрационный номер поступившего обращения.
Для регистрации письменного ответа исполнитель обязан представить обращение и материалы дела.
Проект письменного ответа от имени главы администрации города Оренбурга должен быть завизирован заместителем главы администрации города Оренбурга, курирующим данный вопрос.
Письменный ответ, исполненный с нарушением установленного срока, представляется на регистрацию одновременно с письменным объяснением причин нарушения.
Объяснительная записка должна содержать:
- причины нарушения срока рассмотрения обращения;
- Ф.И.О. исполнителя, допустившего нарушение срока рассмотрения обращения.
Подготовленный по результатам рассмотрения обращения письменный ответ должен соответствовать следующим требованиям:
1) ответ должен содержать дату, номер обращения, а в случае, если обращение поступило в порядке переадресации - информацию об органе, должностном лице, от которых оно поступило;
2) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении.
Ответ подписывает Глава города Оренбурга или его заместители, глава администрации города Оренбурга или его заместители, в отдельных случаях - уполномоченное ими лицо в соответствии с резолюцией.
В обязательном порядке за подписью главы администрации города Оренбурга направляются ответы на обращения, переадресованные от:
- Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области;
- Председателя Законодательного Собрания Оренбургской области;
- членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- Главного федерального инспектора по Оренбургской области;
- Уполномоченного по правам человека в Оренбургской области;
- Уполномоченного по правам ребенка в Оренбургской области;
- руководителей территориальных органов, федеральных органов исполнительной власти;
- депутатов Законодательного Собрания Оренбургской области и Оренбургского городского Совета;
- руководителя приемной Президента Российской Федерации по Оренбургской области;
- руководителей органов прокуратуры;
- Правительства Оренбургской области (с отметкой (штампом) "КОНТРОЛЬ");
- Главы города Оренбурга.
Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга подписывают ответы на обращения граждан, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга.
В случае нарушения требований, указанных в настоящем разделе, работник отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга не принимает отправляемый документ на регистрацию и возвращает его на доработку.
6.Снятие обращений с контроля
Обращение снимается с контроля после сообщения результата его рассмотрения заинтересованным лицам и резолюции должностного лица о снятии с контроля.
7.Анализ состояния работы по рассмотрению обращений и содержания поступающих обращений
Анализ состояния работы по рассмотрению обращений и содержания поступающих обращений проводится работниками отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга за полугодие и год с использованием АИС "ЕД".
Руководители органов администрации города Оренбурга самостоятельно организуют аналитическую работу в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Оренбурга и представляют в отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга информацию о результатах рассмотрения обращений граждан.
Аналитические справки направляются Главе города Оренбурга и его заместителям, главе администрации города Оренбурга и его заместителям, руководителям органов администрации города Оренбурга.
8.Формирование, оформление и хранение дела по обращению
Обращение гражданина, зарегистрированное в отделе по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, после рассмотрения подлежит возврату в указанный отдел для формирования, оформления и хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Оформление дел обеспечивается работниками отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.
В дело формируются:
- обращение гражданина;
- письменный ответ либо письменное уведомление;
- документы, связанные с рассмотрением обращения;
- повторное обращение.
Документы группируются в дела за календарный год.
При возобновлении переписки с гражданином, ранее обращавшимся по тому же вопросу в течение пяти предыдущих лет, все документы по обращению группируются в дела текущего года.
Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в соответствии с порядковыми номерами. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктом 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558:
1) обращения личного характера подлежат хранению в течение пяти лет;
2) обращения оперативного характера подлежат хранению в течение пяти лет, в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения;
3) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, хранятся постоянно;
4) отчеты, аналитические справки хранятся постоянно.
При выдаче дел для работы вносится отметка в соответствующую РКК электронной базы данных с указанием даты выдачи, наименования отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Оренбурга, Ф.И.О. исполнителя.
Иным организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов в соответствии с разрешением курирующего заместителя главы администрации города Оренбурга.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации города Оренбурга с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Временное хранение и выдачу дел органы администрации города Оренбурга осуществляют самостоятельно.
Методическую помощь в организации и проведении работы по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) оказывают отдел по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и муниципальный архив.
Работники отдела по работе с обращениями граждан управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка формирования архивных документов в единицы хранения (дела), правил хранения документов и выдачи дел.
Заместитель
Главы администрации -
руководитель
аппарата администрации
города Оренбурга
С.Г.КАЛМЫКОВ