Распоряжение от 06.02.2006 г № 40-Р
Об утверждении Правил оформления документов в Правительстве Оренбургской области
1.Утвердить правила оформления документов в Правительстве Оренбургской области (далее - Правила) согласно приложению.
2.Руководителям органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства области организовать изучение Правил с работниками и обеспечить обязательное их выполнение при оформлении документов.
3.Рекомендовать главам муниципальных образований области разработать и утвердить соответствующие правила.
4.Признать утратившим силу распоряжение главы администрации области от 09.04.98 N 324-р "Правила оформления документов в администрации Оренбургской области".
5.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на вице-губернатора - руководителя аппарата Губернатора и Правительства области Кулагина Д.В.
6.Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор
Оренбургской области
А.А.ЧЕРНЫШЕВ
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
Введение
Правила оформления документов в Правительстве Оренбургской области (далее - Правила) подготовлены на основе ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "/ВНИИДАД, Росархив, 2003, в соответствии с Уставом (Основным Законом) Оренбургской области и Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года N 455/380-II-ОЗ "О правовых актах органов государственной власти Оренбургской области".
Правила устанавливают единый подход к оформлению документов, создаваемых в Правительстве Оренбургской области (далее - Правительство области).
В Правилах сформулированы на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Правила рассчитаны на использование в Правительстве области средств компьютерной техники.
Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в Правительстве области, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
Правила предназначены для использования в органах исполнительной власти области, структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства области и являются обязательными для соблюдения их работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.
Правила могут быть использованы в работе органов местного самоуправления муниципального района, городского округа, а также для разработки собственных правил оформления документов.
В общих положениях Правил изложены основные требования к подготовке и оформлению документов.
Для отдельных видов документов особенности оформления и расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Правил.
1.Общие положения
1.1.Документы в Правительстве Оренбургской области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Документы, создаваемые в Правительстве области, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Для таблиц и графиков может использоваться редактор Microsoft Excel (шрифты Times New Roman или Arial). Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание. При печатании таблиц, содержащих большие табличные данные, можно использовать другие размеры шрифта, но не менее N 10.
1.2.Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
1.3.При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа не нумеруется.
1.4.Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:
Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации <**>;
код организации <***>;
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица <***>;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) <***>;
наименование органа - Правительство Оренбургской области;
наименование органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области - автора документа;
почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа (регистрационный штамп);
идентификатор электронной копии документа.
--------------------------------
Герб Российской Федерации помещается на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 20 октября 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
<**> Герб Оренбургской области помещается на бланках в соответствии с Законом Оренбургской области от 12 сентября 1997 года N 131/33-ОЗ "О Гербе Оренбургской области".
<***> На бланках Правительства области не рекомендуется использовать.
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.
1.5.Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов
1.5.1.Заголовок составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже "Об утверждении...", "Об организации...", "О состоянии...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
1.5.2.Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
1.5.3.Подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
1.5.4.Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
1.5.5.Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
1.5.6.Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Заголовок реквизита - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ - отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочных интервала.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-губернатор -
руководитель аппарата Губернатора
и Правительства области
______________ Д.В.Кулагин
20.01.2006Остальные строки многострочного реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
1.5.7.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра транспорта
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.08.2005
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской
академии наук
от 30.09.2005 N 430-162Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
1.5.8.Визы согласования документа. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, приложения к нему и на копии письма ниже реквизита "Подпись".
1.5.9.Резолюция. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе, приложенном к документу, соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
1.5.10.Пометка о контроле. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
1.5.11.Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.
1.5.12.Идентификатор электронной копии документа содержит имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.
1.6.Требования к составлению и расположению реквизитов в проектах правовых актов Губернатора и Правительства области
Проекты указов, распоряжений Губернатора области, постановлений Правительства области, отпечатанные на бланках установленной формы (образцы прилагаются), имеют следующие реквизиты:
1.6.1.Герб Оренбургской области.
1.6.2.Наименование вида акта - указ, распоряжение Губернатора области, постановление Правительства области.
1.6.3.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал центрированным способом.
В сложных заголовках наименования вышестоящего органа и его документа приводятся полностью.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируется (равно удалены от левой и правой границ листа).
1.6.4.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Преамбула в указах Губернатора области завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Преамбула в постановлениях Правительства области, принятых на заседании, завершается словами: "Правительство области постановляет", слово "постановляет" печатается вразрядку.
При наличии пунктов в тексте документа они оформляются арабскими цифрами с точкой.
При наличии подпунктов они оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые документы, должны строиться на основе структуры основного нормативного акта.
При наличии приложений к документу в тексте акта на них обязательно дается ссылка.
1.6.5.Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Длина строки наименования должности не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.
Между инициалами и фамилией пробел не ставится.
Например:
Губернатор А.А.Чернышев или Губернатор - председатель Правительства области А.А.Чернышев
1.6.6.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
1.6.7.Регистрационный номер проставляется после подписания документа.
К порядковому номеру указа через дефис добавляются строчные буквы "ук"; распоряжения - строчная буква "р"; постановления Правительства области - строчная буква "п" или строчные буквы "пп", если документ обсуждался на заседании Правительства.
Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
1.6.8.Приложения. В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, программы, графики, инструкции, составы комиссий, перечни мероприятий, таблицы, образцы документов и др.
Выражение "Приложение N" допускается печатать прописными буквами.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к распоряжению
Губернатора области
от _________ N ____