Приложение к Постановлению от 18.07.2017 г № 2945-П Правила
Правила
1.1.Настоящие Правила функционирования системы электронной почты и ее использования в администрации города Оренбурга (далее - Правила) определяют деятельность отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, муниципальных учреждений и предприятий по обеспечению функционирования и использования системы электронной почты администрации города Оренбурга и устанавливают порядок пользования работниками администрации города Оренбурга электронной почтой при исполнении своих должностных обязанностей.
1.2.Определения и сокращения
СЭП - система электронной почты администрации города Оренбурга.
Уполномоченная организация - управление по информатике и связи администрации города Оренбурга, осуществляющее обеспечение функционирования и техническое обслуживание системы электронной почты администрации города Оренбурга.
Участник СЭП - отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга, муниципальные учреждения и предприятия.
Администратор СЭП - работник Уполномоченной организации, на которого возложены обязанности по обслуживанию и администрированию СЭП.
Работник - работник Участника СЭП, получивший доступ к СЭП в соответствии с настоящими Правилами.
Мобильные устройства - планшетные компьютеры и смартфоны.
Администрация - администрация города Оренбурга.
АИС ЕД - автоматизированная информационная система "Единый документооборот. Контроль".
Почтовый ящик СЭП (почтовый ящик) - дисковое пространство на сервере СЭП, выделенное для хранения электронных писем работника.
Адрес СЭП (адрес) - адрес почтового ящика СЭП.
ПК - персональный компьютер.
ПО - Программное обеспечение вычислительной техники.
ПО вредоносное - ПО или изменения в ПО, приводящие к нарушению конфиденциальности, целостности и доступности критичной информации.
1.3.Целью Правил является:
- обеспечение эффективного использования системы электронной почты в деятельности Администрации;
- обеспечение информационной безопасности Администрации и предотвращение незаконного использования электронной почты Администрации.
1.4.СЭП реализована на почтовом сервере программной платформы АИС ЕД Администрации.
1.5.Работники при исполнении своих должностных обязанностей должны использовать только почтовые ящики с адресом в домене СЭП: admin.orenburg.ru. Использование для служебной переписки электронных почтовых ящиков, созданных на иных почтовых серверах, возможно только с письменного разрешения руководителя Участника СЭП.
1.6.Цели использования СЭП
1.6.1.СЭП используется для передачи электронных сообщений и документов в электронной форме в целях обеспечения внутренних и внешних коммуникаций Участников СЭП и их Работников в рамках исполнения Работниками своих должностных обязанностей.
1.6.2.СЭП используется подсистемой контроля исполнения АИС ЕД для направления Работникам сообщений о переданных им на исполнение документах и поручениях, информации о неисполненных документах и поручениях.
1.6.3.СЭП используется для массовых рассылок сообщений в целях оповещения об изменении в режиме работы информационных систем, проведении массовых мероприятий. Решение о проведении массовой рассылки и ее содержании принимается руководителем Участника СЭП и вышестоящими руководителями.
1.7.Для работы с СЭП используются следующие виды терминальных устройств:
- стационарные компьютеры на рабочих местах Работников. При использовании электронной почты ноутбуки рассматриваются как стационарные компьютеры;
- служебные и личные мобильные устройства Работников, подключенные к информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
1.8.При работе с СЭП Работник обязан использовать электронную почту только в соответствии с целями использования СЭП, установленными Правилами, исполнять требования Правил, а также требования действующего законодательства Российской Федерации в сфере защиты информации и работы с персональными данными.
За неисполнение указанных требований Работник несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
1.9.Техническое обеспечение СЭП и обеспечение мер по защите информации в рамках серверного сегмента СЭП осуществляется Уполномоченной организацией.
1.10.Ответственность за соблюдение Участником СЭП организационных и технических мер, предусмотренных настоящими Правилами, несет руководитель данного Участника СЭП.
2.Организация функционирования СЭП
2.1.Обязанности Уполномоченной организации:
- осуществление администрирования СЭП, сопровождение работы СЭП, устранение ошибок и неисправностей в ее работе;
- создание, учет, блокирование и удаление адресов;
- обеспечение целостности и доступности информации, хранящейся в серверном сегменте СЭП;
- обеспечение технических мер по защите информации серверного сегмента СЭП;
- ведение учета мобильных устройств, которым предоставлен доступ к СЭП;
- оказание методической помощи Работникам по вопросам эффективного и безопасного использования СЭП.
2.2.Для исполнения обязанностей, указанных в пункте 2.1 Правил, Уполномоченная организация приказом назначает Администраторов СЭП.
2.3.Уполномоченная организация блокирует доступ к адресам, используемым в СЭП, в случаях:
- осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено настоящими Правилами;
- компрометации пароля или логина соответствующей учетной записи;
- использования работником СЭП не в соответствии с установленными настоящими Правилами целями СЭП.
2.4.Уполномоченная организация незамедлительно с момента обнаружения нарушений направляет уведомление о блокировании адреса заместителю Главы города Оренбурга, курирующему данного Участника СЭП, руководителю соответствующего Участника СЭП.
2.5.Восстановление доступа к СЭП Работнику, которому ранее был заблокирован доступ к СЭП вследствие грубых нарушений Правил, производится по служебной записке его руководителя на имя руководителя Уполномоченной организации.
2.6.Обязанности руководителя Участника СЭП, обладающего правами юридического лица:
- ознакомить под подпись всех Работников с Правилами использования СЭП;
- обеспечить исполнение Правил Участником СЭП;
- обеспечить средствами антивирусной защиты все автоматизированные рабочие места Работников.
2.7.Обязанности руководителя Участника СЭП, не обладающего правами юридического лица:
- ознакомить под подпись всех Работников с Правилами использования СЭП;
- обеспечить исполнение Правил Участником СЭП;
2.8.Обеспечение средствами антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест Участника СЭП, не обладающего правами юридического лица, осуществляется Уполномоченной организацией в рамках финансирования, предусмотренного в смете расходов администрации города Оренбурга.
3.Ведение почтовых ящиков и адресов СЭП
3.1.Почтовый ящик СЭП создается администратором СЭП при создании учетной записи АИС ЕД по заявке руководителя Участника СЭП по форме согласно приложению 1 к приложению (далее - Заявка). Адрес почтового ящика СЭП присваивается ему при создании. Возможно присвоение почтовому ящику дополнительных адресов из домена admin.orenburg.ru.
3.2.По назначению адреса СЭП подразделяются на следующие группы:
- официальные адреса Участников СЭП;
- индивидуальные адреса Работников;
- служебные (технические) адреса.
3.3.Адрес должен иметь следующую структуру:
Имя@admin.orenburg.ru.
"Имя" формируется:
- в случае индивидуального адреса Работника из фамилии и первых двух букв имени и отчества латиницей (например - IvanovIvIv для Работника Иванова Ивана Ивановича);
- в случае официального адреса Участника СЭП из сокращенного наименования данного Участника СЭП латиницей;
- в случае служебного (технического) адреса из сокращенного наименования назначения адреса латиницей. Формируется Участником СЭП, подающим заявку на создание адреса, по согласованию с Уполномоченной организацией.
3.4.Официальный адрес Участника СЭП согласовывается с управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга и утверждается приказом (распоряжением) Участника СЭП.
Руководитель Участника СЭП назначает работника, ответственного за работу с почтовым ящиком, в который направляется почта, поступающая на официальный адрес Участника СЭП.
Почтовый ящик с официальным адресом Участника СЭП создается по Заявке Участника СЭП. В Заявке должен быть указан Работник, ответственный за работу с почтовым ящиком.
3.5.Почтовый ящик Работника создается при приеме на работу в соответствии с Заявкой, подписанной руководителем Участника СЭП.
3.6.В случае смены Работником фамилии, имени, отчества необходимо привести в соответствие адрес. Изменение адреса производится Уполномоченной организацией на основании письменного обращения руководителя Участника СЭП.
3.7.Для лиц, проходящих практику в Администрации, по решению руководителя Участника СЭП создаются индивидуальные адреса.
3.8.Удаление почтового ящика Работника осуществляется при его увольнении, а также при систематическом нарушении работником Правил. По письменному обращению руководителя Участника СЭП индивидуальный адрес уволенного сотрудника закрепляется, как дополнительный, за почтовым ящиком другого Работника.
3.9.Руководитель Участника СЭП обязан в течение 5 дней со дня увольнения Работника информировать служебной запиской Уполномоченную организацию об увольнении Работника и необходимости дальнейшего использования его индивидуального адреса.
3.10.Служебные (технические) адреса предназначены для организации деятельности Участника СЭП с целью взаимодействия с внешними источниками информации. Соответствующие почтовые ящики создаются по Заявке Участника СЭП. В Заявке должен быть указан Работник, ответственный за работу с почтовым ящиком, и объем прав на почтовый ящик (читатель, редактор).
4.Порядок использования СЭП
4.1.Работник имеет право пользоваться СЭП при осуществлении своих должностных обязанностей, то есть отправлять и получать электронные письма (далее - письма) при коммуникации с внутренними и внешними корреспондентами посредством почтовых ящиков СЭП, предоставленных ему в соответствии с настоящими Правилами.
4.2.Отправление и получение писем с использованием официальных адресов Участников СЭП и служебных (технических) адресов осуществляется соответственно руководителем Участника СЭП и/или Работниками, уполномоченными руководителем Участника СЭП.
4.3.Вложенные файлы должны иметь краткое, понятное и информативное имя. При ответе на запрос, направленный нескольким адресатам, имя файла должно начинаться с краткого наименования (аббревиатуры) адресата.
4.4.В целях обеспечения экономии серверного дискового пространства, используемого СЭП, работник обязан самостоятельно поддерживать объем свободного места своего почтового ящика в размере не менее 30 %% от общего доступного объема дискового пространства, выделенного Работнику. Письма длительного хранения должны своевременно перемещаться в локальный архив. Хранение в почтовом ящике писем давностью более одного года не разрешается. Для ознакомления других Работников с файлами, прикрепленными к регистрационно-контрольной карте (РКК) АИС ЕД, предпочтительно отправить не сам файл, а ссылку на РКК.
4.5.Работник при подготовке письма обязан:
1) указать соответствующую содержанию тему письма;
2) в случае, если к письму прилагаются файлы-вложения, указать на это в основном тексте письма;
3) составлять электронное письмо в строгом соответствии с требованиями делового стиля и этики;
4) в конце письма поместить свою подпись (фамилию, имя, отчество), должность, место работы, рабочий телефон, включая междугородний код города Оренбурга, адрес электронной почты.
Образец оформления электронного письма приведен в приложении 2 к настоящим Правилам.
4.6.При отправке писем особой важности необходимо позвонить получателю (исполнителю) и убедиться в получении электронного письма.
4.7.Работнику запрещается:
1) использовать СЭП для целей, не связанных с исполнением своих должностных обязанностей;
2) разглашать посредством СЭП сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
3) рассылать письма, содержащие:
- персональные данные граждан в открытом виде (при отсутствии согласия последних);
- материалы, использование которых нарушает права на результаты интеллектуальной деятельности;
- недостоверную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, порочащую деловую репутацию, способствующую разжиганию национальной розни, призывающую к совершению противоправной деятельности;
- компьютерные коды;
- файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования;
- программы для осуществления несанкционированного доступа;
- серийные номера к программным продуктам и программы для их генерации;
- логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете;
- ссылки на вышеуказанную информацию.
4) без разрешения руководителя Участника СЭП:
- использовать какой-либо почтовый адрес СЭП для оформления подписок на почтовые рассылки;
- публиковать любые почтовые адреса СЭП на общедоступных Интернет-ресурсах.
- предоставлять пароль доступа к индивидуальному почтовому ящику другим лицам.
4.8.В целях предотвращения ошибок при отправке сообщений Работник перед отправкой письма должен внимательно проверить правильность написания адресов получателей. В случае получения ошибочно направленного письма необходимо уведомить отправителя о его ошибочном отправлении и удалить письмо.
4.9.При неоднократном (два и более раза) нарушении Правил, Работник привлекается по служебной записке Уполномоченной организации к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
4.10.Работнику рекомендуется регулярно (не менее одного раза в течение рабочего дня) проверять поступление почты на свой адрес.
4.11.Для автоматизации рассылок сообщений, периодически направляемых по нескольким адресам, может быть создана группа адресов. Группа может включать в себя и адреса из внешних почтовых доменов. Могут быть созданы группы двух видов: серверные и локальные.
4.12.Серверная группа является общедоступной и создается Уполномоченной организацией по служебной записке заинтересованного Участника СЭП. Участник СЭП, инициировавший создание группы, отвечает за своевременное информирование Уполномоченной организации о необходимости изменения состава группы или ее удаления.
4.13.Локальная группа создается Работником самостоятельно посредством клиентского приложения СЭП и доступна только ему. Работник, создавший группу, обязан поддерживать ее состав в актуальном состоянии и своевременно удалять неиспользуемые группы.
4.14.Работники обязаны самостоятельно изучить инструкции по работе в СЭП, которые размещены в АИС ЕД в приложении "Документы и инструкции" в разделе "Инструкции АИС ЕД\\Электронная почта".
4.15.Взаимодействие Работников с администратором СЭП по вопросам технической поддержки автоматизированных мест СЭП осуществляется путем отправки электронных сообщений с описанием проблемы на адрес help_post@admin.orenburg.ru, в случае недоступности почтовых служб - по телефону 98-75-56.
4.16.При наличии в составе Участника СЭП системного администратора заявки по вопросам настройки клиентского программного обеспечения принимаются только от него.
4.17.Техническая поддержка автоматизированных рабочих мест СЭП осуществляется с 9-00 до 18-00 в рабочие дни.
4.18.Правила использования СЭП на мобильных устройствах приведены в приложении 3 к настоящим Правилам.