Распоряжение администрации Оренбургской области от 12.05.1997 № 396-р
О формировании и ведении эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области
АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИР А С П О Р Я Ж Е Н И Е 12.05.97 N 396-рО формировании и ведении эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области. Во исполнение Указов Президента Российской Федерации от 23апреля 1993 г. N 477 «О мерах по ускорению создания центров правовойинформации», от 12 мая 1993 г. N 633 «О мерах по созданию единогоэталонного банка правовой информации», от 4 августа 1995 г. N 808 «Опрезидентских программах по правовой информатизации», постановленияПравительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. N226 «Огосударственном учёте и регистрации баз и банков данных», письмаФАПСИ от 29 апреля 1996 г. N536-с и в связи с разработкойпрезидентской программы «Правовая информатизация органовгосударственной власти субъектов Российской Федерации», с цельюсоздания оптимальных условий для наиболее полного удовлетворенияинформационно-правовых потребностей органов государственной властиОренбургской области, а также информационно-правового обслуживанияюридических и физических лиц: 1.Утвердить Положение о порядке ведения и использования эталонныхбазы данных правовых актов Оренбургской области и электроннойбиблиотеки документированной информации администрации области(Приложение 1). 2. Утвердить мероприятия по формированию и ведению эталонных базыданных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотекидокументированной информации администрации области (Приложение 2). 3. Ввести в штатное расписание отдела региональной информатизацииинформационно-аналитического центра администрации области должностьконсультанта - администратора баз данных. 4. Распоряжение главы администрации области N 315-р от 03.05.95считать утратившим силу. 5. Руководителям структурных подразделений администрации областиобеспечить передачу в приёмные заместителей главы администрацииобласти машиночитаемых копий документов согласно номенклатуре дел. 6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить назаместителя главы администрации-руководителя аппарата главыадминистрации области Капишникова П.Н. и начальникаинформационно-аналитического центра Шорикова В.А. 7. Распоряжение вступает в силу со дня подписания. Глава администрации В.В. Елагин Приложение N 1 к распоряжению главы администрации области N 396 от 12.05. 1997г. П О Л О Ж Е Н И Е о порядке ведения и использования эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области. 1. Эталонная база данных правовых актов Оренбургской области(далее - БД «АКТ») является систематизированным сборником правовыхактов, принятых органами государственной власти, органамитерриториального и муниципального управления Оренбургской области,хранимая в машиночитаемом виде. 2. Эталонная электронная библиотека документированной информацииадминистрации области (далее - ЭБ «ДОКУМЕНТ») являетсясистематизированным сборником всей документированной информациисогласно номенклатуре дел, принятой структурными подразделениямиадминистрации области, хранимая в машиночитаемом виде. 3. Подготовка документов в машиночитаемом виде осуществляется всоответствии с порядком создания текстовых файлов для хранения их вбазе данных правовых актов Оренбургской области и электроннойбиблиотеке документированной информации (Приложение 3): 3.1. Для БД «АКТ»: 3.1.1. В органах исполнительной власти - сотрудником отделаделопроизводства аппарата главы администрации. 3.1.2. В органах законодательной власти-сотрудником общего отделааппарата Законодательного Собрания. 3.1.3. В органах территориального и муниципального управления -системными администраторами ГАС «Выборы». 3.2. Для ЭБ «ДОКУМЕНТ» - исполнителем, подготовившим документ. 3.3. Сотрудники, осуществляющие подготовку документов, несутответственность за достоверность вводимых документов, что должно бытьотражено в их должностных инструкциях. 4. Формирование и программно-техническое сопровождение БД «АКТ»и ЭБ «ДОКУМЕНТ» осуществляются отделом региональной информатизацииинформационно-аналитического центра администрации Оренбургскойобласти. С этой целью назначается администратор баз данных. 4.1. С целью комплектования БД «АКТ»: 4.1.1. Структурные подразделения администрации области иЗаконодательного Собрания передают соответственно в протокольныйсектор отдела делопроизводства или общий отдел ЗаконодательногоСобрания машиночитаемые копии правовых актов. 4.1.2. Органы территориального и муниципального управленияОренбургской области по согласованию представляют в протокольныйсектор отдела делопроизводства копии в машиночитаемом виде принятыхими правовых актов для помещения в БД «AКТ». Копии представляютсяодин раз в месяц по актам, принятым за истекший месяц. 4.2. С целью комплектования ЭБ «ДОКУМЕНТ» исполнители структурныхподразделений администрации области передают машиночитаемые копиидокументов согласно номенклатуре дел в приёмные заместителей главыадминистрации области. 4.3. Руководители структурных подразделений администрации области и органов территориального и муниципального управления несутответственность за достоверность представляемых копий документов. 5.Информационно-аналитический центр обеспечивает доступ к БД «АКТ»и ЭБ «ДОКУМЕНТ» работникам администрации области, ее структурныхподразделений и Законодательного Собрания Оренбургской области. Передача органам территориального и муниципального управленияОренбургской области БД «AКТ» обеспечивается при условии соблюденияими требований пункта 4.1.2. настоящего Положения и оговариваетсяотдельными соглашениями об информационном обмене. 6. Информационно-аналитический центр передает БД «АКТ» Центруправительственной связи ФАПСИ по Оренбургской области дляформирования базы данных нормативно-правовых документов Оренбургскойобласти, как составной части общей базы данных субъектов Российскойфедерации. 7.Неимущественные авторские права на БД «AКТ» принадлежатадминистрации области. Коммерческое использование БД «АКТ»организациями, которым она передана, а также передача ими БД «АКТ»третьим организациям не допускается. Приложение 2 к распоряжению главы администрации области N 396 от 12.05.1997г. Мероприятия по формированию и ведению эталонных базы данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеки документированной информации администрации области. 1. Государственно-правовому комитету аппарата главы администрацииобласти (Никифорова Н.Е.) в срок до 01.07.97 разработать рубрикатор иобеспечить кодификацию нормативно-правовых актов.2. Отделу делопроизводства аппарата главы администрации (Гриценко Л.О.):2.1.Совместно с отделом региональной информатизации ИАЦ (КутузовВ.И.) в срок до 01.07.97 разработать:2.1.1.Кодировку подразделений администрации и органов территориальногои муниципального управления Оренбургской области.2.1.2.Положение о доступе к информации, хранимой в БД «АКТ» и ЭБ«ДОКУМЕНТ».2.2.Обеспечить совместно с отделом региональной информатизацииперевод нормативно-правовых актов в машиночитаемый вид.3. Отделу региональной информатизации ИАЦ (Кутузов В.И.): 3.1. Совместно с аппаратом Законодательного Собрания (Пименов Г.Г.) иотделом делопроизводства аппарата главы администрации (Гриценко Л.О.)организовать ввод всей документированной информации в БД «АКТ» и ЭБ«ДОКУМЕНТ».3.2. В срок до 01.06.97 организовать рабочее место по вводудокументированной информации в Законодательном Собрании области.3.3. В срок до 01.07.97 обеспечить функционирование БД «АКТ» влокальной вычислительной сети областной администрации в части вновьпринимаемых правовых актов.3.4. В срок до 01.06.98 обеспечить функционирование эталонной базы запериод с 01.01.94 года.3.5. В срок до 01.07.97 организовать передачу карточек нормативныхактов в машиночитаемом виде через абонентский пункт региональногоинформационно-аналитического центра информационно-коммуникационнойсети «Атлас» ФАПСИ в Государственно-правовое управление ПрезидентаРоссийской Федерации для включения их в «Электронный каталогнормативных актов субъектов Российской Федерации».3.6. В срок до 01.10.97 организовать хранение текстовдокументированной информации в виде электронной библиотеки наоптических носителях информации (CD-ROM дисках).4. Координацию выполнения работ по пунктам 1, 2.1, 2.2 и 3.1данного распоряжения поручить начальнику отдела региональнойинформатизации ИАЦ Кутузову В.И..5. Начальнику информационно-аналитического центра Шорикову В.А.: 5.1. По согласованию и совместно с органами территориального имуниципального управления области в срок до 01.08.97 проработатьвозможность создания совместной эталонной базы данных правовых актовОренбургской области в части актов органов местного самоуправления.5.2. В недельный срок внести соответствующие изменения в Положение обинформационно-аналитическом центре администрации Оренбургской области(Приложение 1 к распоряжению главы администрации Оренбургской областиот 04.05.95 N 317-р). Приложение 3 к распоряжению главы администрации области N 396 от 12.05. 1997г. Порядок создания текстовых файлов для хранения их в базе данных правовых актов Оренбургской области и электронной библиотеке документированной информации администрации области. 1. Имя файла - 8 символов: 1.1.Для БД «АКТ»: 1.1.1. Первый и второй символы - месяц принятия нормативного акта(например, январь - 01, февраль - 02 и т.д.). 1.1.2. Третий и четвертый символы - число месяца, когда принятнормативный акт (например, 21, 01, 05, 31). 1.1.3. С пятого по восьмой символ - только цифровая часть номера без учета буквенного обозначения нормативного акта (например, 45-р или45-оз цифровая часть номера - 0045).1.1.4. Расширение файла - 3 символа: 1.1.4.1. Первый символ – латинская буква 'Т'. Если цифровая частьномера нормативного акта занимает пять позиций, то первый символрасширения используется под последнюю цифру номера (например,нормативный акт от 25.03.95 с номером 12954 будет иметь имя –03251295.495, а акт от 25.03.95 с номером 1295 будет иметь имя –03251295.T95).1.1.4.2. Второй и третий символы - две последние цифры года принятиянормативного акта (например, 95, 96, 97).1.2. Для ЭБ «ДОКУМЕНТ»: 1.2.1. Первый и второй символы - год документа (например,1997г. - 97,2000 - 00, 2001 - 01 и т.д.).1.2.2. Третий символ - буквенное обозначение типа документа. 1.2.3.Четвёртый - восьмой символ - порядковый номер документа, начинаяс 00001.1.2.4. Расширение файла - трёх буквенный код подразделенияадминистрации области.2. Машиночитаемый текст документа предваряется служебнойинформацией:2.1. Первая строка - ( четыре буквенных кода ), начинающаяся спервой позиции символом «@» и разделенных символом «\» (обратнаякосая черта). Первый код - код субъекта Оренбургской области (кодтерритории), второй код - код организации, третий код - кодподразделения и четвёртый код - код типа нормативного акта вследующем виде:@код_территории\код_организации\код_подразделения\тип_документа 2.2. Вторая строка - наименование правового акта, для БД «АКТ», иликраткое содержание документа, для ЭБ «ДОКУМЕНТ», начинающейся спервой позиции символом «#».2.3. Третья строка - номер документа, начинающаяся с первой позициисимволом «$».2.4. Четвёртая строка - дата принятия документа, начинающаяся спервой позиции символом «*», число - две цифры, точка, месяц - двецифры, точка, год - четыре цифры.3. Перечень кодов в соответствии с пунктами 1 и 2.1.1 приложения 2к данному распоряжению.4. Машиночитаемые образы нормативных актов создаются в видетекстовых ТХТ файлов (ASCII - коды), которые в целях полногосоответствия с оригиналами должны отвечать следующим требованиям:4.1. При вводе информации в текстовой файл должны быть установленыграницы строк: для текста - с 1 по 70 позицию строки, для таблиц - с1 по 236 позицию включительно.4.2. Красная строка начинается с 6-й позиции. Вся информация вводитсябез переносов слов, с выравниванием правого края, без разделения настраницы.4.3. Машиночитаемый текст документа должен строго соответствоватьофициальному тексту принятого нормативного акта. Слова текста,напечатанные вразрядку (через пробел), аббревиатуры, инициалы исокращения вводятся как в оригинале.4.4. Реквизиты актов: вид документа, заголовок, подпись, датавоспроизводятся в соответствии с оригиналом.4.5. Примечания вводятся отдельным абзацем, отделенным от основноготекста горизонтальной чертой (25 позиций) в конце текста илиприложения, к которому они относятся.4.6. Таблицы вводятся также в соответствии с оригиналом, причем,разграфка производится теми же символами, что и в оригинале,информация вводится без переносов слов. Шапка таблицы вводится одинраз в начале таблицы.4.7. Текст не должен содержать специальных символов текстовыхредакторов (например, ЛЕКСИКОН), в том числе, символов «переход нановую страницу» и «конец документа».4.8. Текст нормативного акта и приложений, относящихся к нему,следует оформлять в один текстовый файл.