Распоряжение администрации Оренбургской области от 21.08.1998 № 807-р
Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е 21.08.98 N 807-р Утратилo силу - Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 10.01.2008 г. N 1-р Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрацииобласти согласно приложению. 2. Аппарату главы администрации (Капишников П.Н.) обеспечитьстрогое соблюдение настоящей инструкции работниками администрацииобласти. 3.Признать утратившим силу распоряжение N 208-р от 29.03.95. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить наотдел делопроизводства аппарата главы администрации области (ГриценкоЛ.О.). 5. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации В.Елагин Приложение к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в администрации Оренбургской области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству устанавливаетединую систему делопроизводства, является нормативным документом,регламентирующим порядок создания документов, работы с ними вадминистрации Оренбургской области. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиямиосновных положений Государственной системы документационногообеспечения управления, ГОСТа Р 6.30-97, "Инструкцией поделопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации", М,1997. 1.3. Инструктивные письма отдела делопроизводства по вопросаморганизации и совершенствования работы с документами, устранениявыявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны дляисполнения в подразделениях администрации области. 1.4. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящейинструкцией, распространяются на служебные документы несекретногохарактера. Порядок работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями. 1.5. Ответственность за организацию и правильное ведениеделопроизводства возлагается на отдел делопроизводства аппарата главыадминистрации области. Ведение делопроизводства в структурныхподразделениях возлагается на помощника руководителя, секретаря илидругое лицо, выполняющее эту работу. 1.6. При утрате документов работники немедленно сообщаютруководителю подразделения и в отдел делопроизводства. В этом случаеруководителем подразделения назначается служебное расследование, орезультатах которого информируется начальник отдела делопроизводства. 1.7. Передача работниками подразделений администрации областидокументов или их копий работникам сторонних организаций допускаетсятолько по указанию (разрешению) руководителя подразделенияадминистрации области, о чем делаются соответствующие записи научетных карточках с указанием фамилии должностного лица, разрешившегопередачу документа. Передача документов (копий документов)представителям средств массовой информации осуществляетсяпресс-службой главы администрации области, а также уполномоченным нато должностным лицом администрации области. 1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезниработник по указанию руководителя подразделения передает находящиесяу него на исполнении документы другому работнику, при увольнении -сдает числящиеся за ним документы. 1.9.Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией. 2.Документирование деятельности администрации области. 2.1. В администрации определяется перечень документов,необходимых для документирования ее деятельности. Виды и разновидности документов определяются в соответствии сзадачами и функциями каждого структурного подразделенияадминистрации, характером взаимосвязей с другими организациями изакрепляются в примерном перечне документов (приложение 1). 2.2. Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, факсимильное сообщение), а также на машиночитаемыхносителях. 2.3. Управленческие документы по наименованию, форме и составуреквизитов (реквизит - элемент официального документа) должнысоответствовать Унифицированной системе документов (УСД), требованиямГСДОУ, регламенту работы администрации области, компетенции иполномочиям администрации, определенным действующимзаконодательством. 3. Составление и оформление служебных документов. 3.1. Общие положения. 3.1.1. Правила составления и оформления документов основываютсяна требованиях ГОСТа Р 6.30-97 для организационно-распорядительнойдокументации; ГОСТа 6.10.6-87 - для внешнеторговой документации;ГОСТа 6.10.5-87 - для других систем управления. Цель правил - обеспечить юридическую силу документов,способствовать их оперативному исполнению и последующемуиспользованию, сократить затраты труда на документирование иобработку документов. 3.1.2. Для изготовления документов в администрации используютбланки документов формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм)(приложения 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11). Бланки используются для первого экземпляра документов. Длякаждого формата документов устанавливаются два варианта расположенияреквизитов - угловой и продольный. В администрации используются угловой и продольный вариантырасположения реквизитов. Внутреннюю переписку по вопросам материально-технического,информационного и иного обеспечения между подразделениями допускаетсявести на стандартных листах бумаги без использования указанныхбланков. Советы, комиссии, другие совещательные и консультативные органыпри главе администрации области осуществляют переписку на бланках,соответствующих положениям об этих органах. Телеграммы печатаются набланках установленной формы. 3.2.Правила оформления обязательных реквизитов. 3.2.1.Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации - автора документа (администрация Оренбургской области); код организации - автора документа,название вида документа (постановление, распоряжение, протокол и др....); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа;индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа инаправлении его в дело. 3.2.2. Даты подписания, утверждения, согласования, а такжесодержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы датыприводятся в одной строке в следующей последовательности: число,месяц, год. Например, дату 20 марта 1998 года следует оформлять -20.03.98. Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затеммесяц и число месяца. Например: 1998 03.20. При подготовке нормативных и финансовых документов допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 20марта 1998 г. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), дляакта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датойдокумента является наиболее поздняя дата подписания. 3.2.3. Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя иболее организациями, состоит из регистрационных номеров документакаждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядкеуказания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включаетрегистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 3.2.4. Согласование документа оформляется визой, котораявключает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия)и дату; при необходимости - должность визирующего. Например: Начальник организационного отдела (инициалы, фамилия) 24.03.98. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующимобразом: Замечания прилагаются. Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.08.98 Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительногодокумента, на копии отправляемого документа (письма). Возможнооформление виз распорядительного документа на отдельном листе(справке согласований). 3.2.5. В состав реквизита "Подпись" входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное,если документ оформленне на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке),личная подпись и ее расшифровка, например:Начальник управления по инвестициям в строительстве, жилищно-коммунальном и дорожном хозяйствах подпись (инициалы, фамилия) Начальник управления подпись (инициалы, фамилия) В документах, подготовленных комиссией, указывают не должностилиц, составивших его, а распределение обязанностей в составекомиссии:Председатель комиссии подпись (инициалы, фамилия) Члены комиссии подписи (инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности:Управляющий делами подпись (инициалы, фамилия) Главный бухгалтер подпись (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне:Председатель Законодательного Глава администрации Собрания Оренбургской области Оренбургской области подпись (инициалы, фамилия) подпись (инициалы, фамилия) Подписанные подлинники этих документов остаются в делах организаций. Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.При этом не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам"или косую черту перед наименованием должности. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнавключать следующие данные: краткие сведения об исполнении, еслиотсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или приналичии такого документа - ссылка на его дату и номер; слова "Вдело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата, подписьисполнителя или руководителя структурного подразделения, в которомисполнен документ. 3.3. Правила оформления дополнительных реквизитов. 3.3.1. Дополнительными реквизитами документа являются:наименование структурного подразделения; резолюция, гриф утверждения;отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования,отметка о наличии приложения; Государственный герб РоссийскойФедерации; эмблема организации или предприятия; изображение наград;адресат; индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес;номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке,место составления или издания; фамилия исполнителя и номер еготелефона (для писем - обязательно); отметка об исполнении документа инаправлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс идату входящего документа; отметка о переносе данных на машинныйноситель и др. 3.3.2. Наименование структурного подразделения указывается всоответствии с утвержденной структурой, положением об этомподразделении или другим нормативным актом, на основании которогосоздается и функционирует данное подразделение. 3.3.3. Указания по исполнению документа фиксируют в формерезолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения, срокисполнения. Резолюция подписывается и датируется. Например: Ивановой Н.П. Петровой Л.С. Прошу подготовить проект распоряжения к 21.12.97 Личная подпись 10.12.97 Допускается оформление резолюции на отдельном листе. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам,основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации ихработы. 3.3.4. Документы утверждаются руководителем организации иливышестоящим руководителем, в компетенцию которого входит решениевопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится посредством грифа утвержденияили издания соответствующего распорядительного документа. Оба способаутверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительныйдокумент необходимо составлять в тех случаях, когда требуютсядополнительные предписания и разъяснения; если документ издаетсяотдельно от утверждающего распорядительного документа, на немпроставляется гриф утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы администрации области Личная подпись И.В.Сергеев 14.04.98 УТВЕРЖДЕНО Распоряжением главы администрации области от 14.04.98 N 48-р 3.3.5. Наименование утверждаемого документа указывается вименительном падеже. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углудокумента. Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должностилица, с которым согласовывается документ (включая наименованиеорганизации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,фамилии) и даты согласования, например:СОГЛАСОВАНО Глава администрации Оренбургской области Личная подпись (инициалы, фамилия) 23.04.98 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., грифсогласования оформляются по следующей форме:СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 20.04.98 N Н51-805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Планета" от 21.05.98 N 10 3.3.6. Если к документу имеются приложения, то об этомуказывается в тексте или после текста документа перед подписью.Враспорядительных документах (распоряжениях, постановлениях, приказах)сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: утвердить положение об аппарате главы администрацииобласти согласно приложению. Приложения к распорядительным документам содержат в правомверхнем углу первого листа документа отметку. Например: Приложение к распоряжению главы администрации области от 15.05.98 N 123-р При наличии нескольких приложений к распоряжению на нихпроставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Если документ имеет приложение, полное наименование которогоприводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется поформе: Приложение: на 5 л. в 3 экз. 3.3.7. Заверение копии документа производится для придания ейюридической силы. При заверении соответствия копии документаподлиннику проставляют заверительную подпись "Верно", должность лица,заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,фамилию), дату заверения, например:Подпись Верно Инспектор отдела кадров личная подпись М.В.Калачев 07.04.98 При пересылке копии с документа в другие организации или выдачеее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью,определяемой по усмотрению организации, выдающей копию. 3.3.8. При адресовании документов необходимо соблюдать следующиеправила: документы адресуют в организации, структурные подразделенияили конкретному должностному лицу. Наименования организации иструктурного подразделения указываются в именительном падеже.Например: Орский механический завод Директору завода (фамилия, инициалы) или Директору Орского механического завода (фамилия, инициалы) Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то ихследует указывать обобщенно. Например: Главам администраций городов и районов Документ не должен содержать более четырех адресатов. Принаправлении документа более чем в четыре адреса составляется списокна рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес.Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресеорганизации должны соответствовать Почтовым правилам Министерствасвязи Российской Федерации. Например: 623750, Свердловская обл., Артемовский - 1, Садовая ул., д.12 Машзавод Для телеграмм: Артемовский-1 Свердловской машзавод телетайп 1212 "Вихрь" При адресовании документа гражданам сначала печатают почтовыйадрес, а затем фамилию и инициалы получателя. Например: 327025, Николаев-25, Гаевское шоссе, д.67, кв.45 А.Е.Карпенко Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящиеорганы и постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применятьсяконверты с заранее написанными адресами. 3.3.9. Отметка об исполнителе (составителе документа) включаетфамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номерего служебного телефона и располагается в левом нижнем углу налицевой или при отсутствии места на оборотной стороне последнеголиста документа. Например: Иванов Иванов Иван Иванович 77-20-34 или 77-20-34 3.3.10. Отметка о поступлении документа располагается на нижнемполе первого листа документа и состоит из следующих элементов:сокращенного наименования получателя документа (администрацияобласти); даты поступления документа, индекса и порядкового номера(при необходимости - часы и минуты). 3.4. Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм 3.4.1. Под машиночитаемым документом понимается документ,пригодный для автоматического считывания содержащейся в неминформации. Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются дискеты, магнитные ленты, магнитные диски. Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе,созданный средствами вычислительной техники в письменной форме иоформленном порядке. 3.4.2. Для машиночитаемых документов и машинограмм установленыкомплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименованиеорганизации-создателя документа; местонахождение организации -создателя документа или почтовый адрес; код формы документа, названиедокумента; дата изготовления документа, код лица, ответственного заправильность изготовления документа (ГОСТ 6. 10.4-84). Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовлениямашиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующемвиде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильностьизготовления документа, или лица, утвердившего документ.Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована ворганизации - создателе документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов имашинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинностидокумента (подлинник, копия, дубликат). На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации - создателя документа. Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляетсятолько с сопроводительным письмом. 3.5. Прием и передача служебной информации по официальным каналам факсимильной связи 3.5.1. Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера(телефаксы) администрации области, установлены в приемной главыадминистрации области, отделе делопроизводства. При приеме и передачеслужебной информации по этим телефаксам работники подразделенийадминистрации области руководствуются следующими требованиями: служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналамфаксимильной связи определяется видом отправляемогодокумента-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.); оборудование для приема и передачи информации должно находиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние лица; запрещается передавать секретные сведения, тексты документов сгрифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, ируководителя соответствующего подразделения; объем передаваемого материала (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297)черным цветом, не должен превышать 5 листов; подлинники материалов после передачи информации возвращаютсяисполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы, соответствующие установленным процедурам, регистрируются в канцелярии, доставляются по назначению в день их приема, срочные - немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 3.5.2. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях аппарата главы администрации области,осуществляют начальник отдела делопроизводства, а также руководителиэтих подразделений.Факсограммы от структурных подразделений принимаются для передачи с разрешения начальника отдела делопроизводства. 3.6.Основные требования к подготовке и оформлению распорядительных документов 3.6.1. Текст документа должен содержать достоверную иаргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросудокументами. 3.6.2. Текст распорядительных документов и писем состоит, какправило, из двух частей: в первой части указываются основания илипричины составления документа, во второй - излагаются решения,распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первойее части указываются основания или причина создания документа, вовторой - решение, распоряжение, просьба. Если же содержание документане нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать однузаключительную часть: распоряжение, приказ - распорядительную частьбез констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.д. 3.7. Подготовка проектов постановлений правительства Оренбургской области, распоряжений главы администрации 3.7.1. В ходе подготовки проектов распорядительных документовглавы администрации изучается проблема целесообразности изданияофициального документа в комитетах, управлениях, отделахадминистрации, иных органах государственного управления. 3.7.2. Определяется главой администрации, либо должностным лицомкруг лиц, организаций, осуществляющих подготовку проекта документа,его экспертизу и согласование. 3.7.3. Проекты распорядительных документов обязательновизируются заместителями главы администрации, руководителем аппаратаглавы администрации, в его отсутствие - заместителем, консультантомпо правовым вопросам, помощником заместителя главы администрации посоответствующему направлению деятельности. Визирование производитсяна справке согласований, прилагаемой к проекту постановления,распоряжения. Подлинник проекта распорядительного документа,приложения к нему визируются должностным лицом, вносящим проект. 3.7.4. Замечания по проекту постановления правительстваОренбургской области, распоряжения главы администрации комитетом,управлением, отделом администрации излагаются в виде отдельнойзаписки и в обязательном порядке прилагаются к проекту. Исполнительготовит и прилагает к проекту распорядительного документа справку позамечаниям. 3.7.5. Проекты распорядительных документов признаются главойадминистрации неподготовленными в случаях: низкого качества проекта,по факту формальности и нецелесообразности, отсутствия необходимых иобязательных согласований должностных лиц, органов, организаций,наличия отрицательных выводов экспертизы, не устраненныхпринципиальных разногласий по проекту официального документа. 3.7.6. При рассмотрении подготовленного проектараспорядительного документа принимаются следующие решения: документподписывается, направляется на доработку, отклоняется в связи снецелесообразностью его издания или незаконностью. 3.7.7. Постановления правительства Оренбургской области ираспоряжения главы администрации области вступают в силу с момента ихопубликования, если иное не определено в самом акте. Организациюопубликования обеспечивает пресс-служба главы администрации области. 3.7.8. Постановления правительства Оренбургской области ираспоряжения главы администрации области обязательны для исполненияна всей территории области. 4. Порядок подготовки решений Законодательного Собрания области 4.1. Проекты решений по вопросам, вносимым на рассмотрениеЗаконодательного Собрания области, готовятся его рабочими органами,депутатами Законодательного Собрания, администрацией области, либокомиссией, создаваемой на паритетных началах ЗаконодательнымСобранием и администрацией области. 4.2. Проекты решений, подготовленные постоянными комиссиями,комитетами и депутатами Законодательного Собрания, а такжекомиссиями, создаваемыми Законодательным Собранием и администрациейобласти, рабочими группами, вносятся на заседание Собрания егопредседателем. 4.3. Проекты решений, подготовленные администрацией области,вносятся на заседание Законодательного Собрания главой администрацииобласти. 4.3.1. Требования к подготовке проектов решений на заседаниеЗаконодательного Собрания те же, что и для распорядительныхдокументов администрации области. 4.3.2. Проекты решений согласовываются с заинтересованнымиорганизациями, должностными лицами, юристом администрации области,организационно-аналитическим отделом аппарата главы администрацииобласти. 4.3.3. Руководитель аппарата главы администрации области или егозаместители докладывают о проекте решения Законодательного Собранияглаве администрации области, после чего он визирует справкусогласований в строке вносящего вопрос или направляет документ надоработку. 4.3.4. Вместе с сопроводительным письмоморганизационно-аналитический отдел направляет проекты решений ваппарат Законодательного Собрания в установленные сроки. 4.4. Законы и постановления, принятые Законодательным Собраниемв установленные сроки, отведенные для редактирования и доработки, ссопроводительным письмом направляются через канцелярию, где на нихзаводится регистрационная карточка, главе администрации области наподписание. 4.5. После подписания главой администрации области законы ипостановления через канцелярию направляются в ЗаконодательноеСобрание для регистрации и рассылки исполнителям. 4.6. В случае, когда законы и постановления направляются главойадминистрации на повторное рассмотрение, об этом сообщается всопроводительном письме и делается соответствующая отметка врегистрационной карточке канцелярии. 5.Организация работы с документами. Порядок обработки поступающих документов. 5.1.1. Движение документов с момента их получения или созданиядо завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуетдокументооборот администрации. Документы, поступающие в администрацию, проходят первичнуюобработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассматриваютсяруководством и доставляются исполнителям. Прием, первичная обработка и распределение поступающейкорреспонденции производится централизованно в канцелярии отделаделопроизводства. При поступлении документов в нерабочее время онипринимаются дежурным сотрудником приемной главы администрацииобласти. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, приэтом проверяется правильность доставки, целостность упаковкидокументов. Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан)не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определитьадрес отправителя, а также при получении личных или доплатныхдокументов. На полученном документе проставляются регистрационный штамп,фиксирующий дату поступления документов и индекс. На документах с грифом "лично" (конфиденциально) проставляютсядата поступления и учетный номер. Они не вскрываются и учитываются пореквизитам, указанным на конверте. При поступлении машиночитаемых документов в канцелярииобрабатывается сопроводительная документация, а машинные носителипередаются на ВЦ без вскрытия упаковки. 5.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится сцелью распределения поступающих документов на требующие обязательногорассмотрения руководством и направляемые непосредственно вструктурные подразделения и ответственным исполнителям. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию области, приведен в приложении 7. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией в соответствии с распределением функциональных обязанностей между руководителями администрации. Без предварительного рассмотрения передаются по назначениюдокументы, адресованные непосредственно структурным подразделениямили должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в приемнуюписем и обращений администрации без предварительного рассмотрения,где ведется делопроизводство в соответствии с положением о приемнойзаявлений, жалоб и предложений, утвержденным распоряжением главыадминистрации области. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения (ДСП), осуществляется совместно снесекретными документами канцелярией отдела делопроизводства. Приэтом входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП". Регистрация исходящих документов с пометкой "ДСП" осуществляетсяв приемной руководителя, подписавшего документ. Не регистрируются и возвращаются обратно документы, оформленные с нарушением установленных инструкцией требований. 5.1.3. Обработка и передача документов работниками канцелярииосуществляется в день их поступления или в первый рабочий день припоступлении документов в нерабочее время. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному врезолюции первым, необходимость размножения документов и количествокопий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимостибезотлагательного исполнения поступающего документа допускаетсяознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документаруководством администрации. 5.1.4. Документы, отправляемые администрацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу вотделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованноработниками экспедиции в соответствии с почтовыми правиламиМинистерства связи Российской Федерации. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедициейполностью оформленными, подписанными и зарегистрированными,неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возвратуисполнителю на доработку. Документы с пометками "Срочно", "Вручить немедленно", "Весьмасрочно" доставляются по назначению незамедлительно. 5.1.5. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться иотправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Письма и телеграммы личного характера и другие документы, несвязанные со служебной деятельностью, к отправке не принимаются. 5.1.6. Передача документов между структурными подразделениямиадминистрации осуществляется через помощника руководителя илисекретаря приемной. Документы передаются с соответствующей отметкой врегистрационной карточке. Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями администрации области ведется без регистрации документов в канцелярии отдела делопроизводства. 5.1.7. Учет количества документов администрации проводитсяканцелярией. Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобыграждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимаетсякаждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В множительном и машинописном бюро проводится учет создаваемыхкопий документов. 5.1.8. На поступившем документе проставляются дата и индекспоступления в регистрационном штампе. Индекс состоит из порядкового номера в пределах регистрируемогомассива документов, который дополняется индексами по номенклатуредел. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются в администрации один раз: поступающие -в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется, в регистрационной карточке отмечается лишь дата получения и сдачи. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам впределах каждой регистрационной группы. Например, отдельнорегистрируются постановления правительства Оренбургской области,распоряжения главы администрации, приказы руководителя аппарата главыадминистрации по кадрам, служебные письма и другие. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится вместах создания и исполнения документов. Например, распорядительныедокументы администрации - в протокольном секторе, приказы по кадрам -в отделе кадров, предложения, заявления, жалобы - в приемной писем иобращений, служебные письма - в приемных руководителей и т.д. 5.1.9. Документы, регистрируются на регистрационно-контрольныхкарточках или в регистрационных журналах. Распорядительные документывносятся в информационную базу. Обязательными реквизитами регистрации являются следующиесведения: автор (корреспондент), название вида документа, датадокумента; индекс документа; заголовок или краткое содержаниедокумента; резолюция; срок исполнения, отметка об исполнении; дело N. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может бытьдополнен. Порядок расположения реквизитов на регистрационныхкарточках определяется администрацией. Количество экземпляроврегистрационно-контрольных карточек определяется числом структурныхподразделений, где документ будет исполняться и контролироваться. Документу-ответу, отправляемому из администрации присваиваетсясамостоятельный порядковый регистрационный номер в пределахсоответствующего регистрируемого массива, где указываются номер идата документа, на который дан ответ. 5.1.10. Справочные картотеки формируются изрегистрационно-контрольных карточек в канцелярии администрации,протокольном секторе, приемной писем и обращений граждан, а такжетекущие картотеки образуются в приемной руководителей. Картотеки находятся в служебных комнатах, располагаются взапирающихся шкафах, столах, а также используются элеваторныекартотеки. 5.1.11. Руководители структурных подразделений и сотрудники,ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов икартотек. В целях повышения оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которойпомещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложекдел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столахзапрещается. Выдача дел сторонним организациям проводится с разрешения руководителя аппарата или начальника отдела делопроизводства администрации, на выданное дело заводится карточка - заместитель дела. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускаетсяв исключительных случаях и производится с разрешения главыадминистрации области с обязательным составлением в деле завереннойкопии документа и акта об изъятии подлинника. 6. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний. 6.1. Организационное техническое и документационное обеспечениезаседаний и совещаний осуществляется организационно-аналитическимотделом, отделом делопроизводства, финансово-хозяйственным отделомсовместно с другими подразделениями администрации области. 6.2. Организационно - аналитический отдел аппарата главы администрации области обеспечивает: подготовку проекта распоряжения главы администрации области опроведении заседания, совещания, а также текста приглашения; подготовку порядка проведения и повестки дня заседания,совещания; оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте егопроведения на основании представленных соответствующимиподразделениями администрации списков участников заседания,совещания; представление подразделениями администрации области,ответственными за содержательную часть мероприятия, документов дляформирования рабочих папок участников заседания, совещания; подготовку на основании предложений подразделений администрациисписка работников, занятых в подготовке и проведении мероприятия, ипредставление его на утверждение руководству аппарата главыадминистрации области; регистрацию участников заседания, совещания, подготовку зала идежурство в нем в ходе работы заседания, совещания. 6.3. Отдел делопроизводства обеспечивает комплектование рабочихпапок участников заседаний и совещаний, размножение и рассылкудокументов и материалов, раздачу участникам совещания, заседаниясоответствующих документов, выполнение машинописных икопировально-множительных работ, при необходимости -стенографирование и звукозапись мероприятий. 6.4. Финансово-хозяйственный отдел осуществляет подготовку местапроведения мероприятия, организацию питания, размещение участников вгостиницах, обеспечивает их транспортом и билетами на проезд. 7. Оформление поручений. 7.1. Поручения главы администрации области и его заместителейоформляются как резолюция непосредственно на самих рассматриваемыхдокументах либо оформляются на специальных бланках формата А6(приложение 12). Поручение (резолюция) включает в себя фамилию исполнителя(исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись и дату. 7.2. Поручения получают регистрационные номера, состоящие изпервых букв имени и фамилии руководителя, индекса подразделения(должностного лица) и проставляемого через косую черту или дефиспорядкового номера поручения. Например: ВЕ-01/18 или АЗ-02/25. 7.3. На поручения, требующие представления доклада об исполненииделается пометка "контроль" или "К". 7.4. Направление поручений исполнителю осуществляется всоответствии с общим порядком направления документов в администрациюобласти. 8. Оформление телеграмм. 8.1. Текст телеграммы печатается за подписью руководителейадминистрации области (главы администрации, заместителей). 8.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов(если при этом не искажается ее содержание), с сокращеннымиобозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевойстороне листа без переноса слов, абзацев, исправлений и не долженпревышать одной машинописной страницы и не более 260 слов. 8.3. При оформлении телеграмм исполнитель указывает полныйпочтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а приответе на поступивший документ - также его номер и дату. На оборотнойстороне листа проставляют фамилию исполнителя, номер его служебноготелефона, инициалы машинистки и дату печатания. Регистрация исходящихтелеграмм осуществляется в приемных руководителей. Подлинник телеграммы визируется исполнителем в нижней частилиста. Неправильно оформленные телеграммы возвращаются исполнителям надоработ ку. 8.4. В случае, когда не работает телетайп, обслуживающий аппаратглавы администрации области, поступившие в отдел делопроизводствателеграммы передаются для отправки в экспедицию администрацииобласти. 8.5. Телеграммы, направленные на имя Президента РоссийскойФедерации, председателя Правительства Российской Федерации и первыхзаместителей председателя Правительства Российской Федерации,передаются с категорией "Правительственная". 8.6. Порядок ведения шифрованной переписки в аппаратеадминистрации области определяется Положением о работе сшифротелеграммами и обеспечивается отделом специальной документальнойсвязи аппарата главы администрации области. 9. Изготовление и использование бланков документов. 9.1. Бланки документов, применяемые в администрации, должныиспользоваться строго по назначению и без соответствующего разрешенияне могут передаваться другим организациям или лицам. В отдельных случаях бланки могут выдаваться организациям дляоперативной подготовки проектов документов только по указанию(разрешению) начальника отдела дело производства, протокольногосектора или канцелярии. В журнале учета указывается наименованиеорганизации и фамилия представителя, получившего бланки, с указаниемих количества. 9.2. Отдел делопроизводства: оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукциисогласно разделам 4 и 5 ГОСТа Р 6.30-97 для администрации иобеспечивает контроль за их исполнением (приложения 2, 4, 8, 9, 10, 11); осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланковдокументов; обеспечивает контроль за правильностью использования бланковдокументов. 9.3. Не разрешается изготовление в подразделениях администрациибланков документов на компьютерах и копировально-множительныхаппаратах. 10. Рассмотрение заявлений, жалоб и предложений и организация приема граждан. 10.1. Рассмотрение заявлений, жалоб и предложений граждан вадминистрации области ведется в соответствии с положением о приемнойзаявлений, жалоб и предложений граждан, утвержденным распоряжениемглавы администрации области. В этом разделе даны основные положения работы с заявлениями,жалобами и предложениями и по приему граждан. 10.2. Поступившие заявления, жалобы и предложения гражданрегистрируются в приемной заявлений, жалоб и предложений граждан(далее Приемной) на ЭВМ и в учетных карточках установленной формы вдень их поступления. Регистрационный индекс заявления, жалобы, предложенияуказывается в регистрационном штампе, который проставляется в правомнижнем углу. Регистрационный индекс состоит из начальной буквыфамилии автора и порядкового номера поступившего заявления, жалобы,предложения (например, Д-401). 10.3. Зарегистрированные в Приемной заявления, жалобы ипредложения с учетными карточками и краткой аннотацией передаютсяежедневно на доклад главе администрации области и его заместителям. 10.4. После рассмотрения заявлений, жалоб и предложенийруководством администрации области, они направляются на рассмотрениеработникам аппарата главы администрации, управлениям, отделам икомитетам администрации области, администрациям городов и районов,другим организациям и учреждениям. Сопроводительные письмаподписываются главой администрации области и его заместителями. Всопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответазаявителю, а при необходимости и администрации области. В такомслучае в правом верхнем углу первого листа письма ставятся штампы"Контроль" и "Подлежит возврату". Переадресовка заявлений, жалоб и предложений из одногоподразделения администрации области в другое осуществляется черезПриемную. Если поручение по заявлению, жалобе и предложению данонескольким подразделениям администрации области, то работу по егорассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюциипервым. 10.5. Заявления, жалобы и предложения граждан, не требующиедоклада руководству, направляются Приемной на рассмотрение отделам,комитетам и управлениям администрации области, администрациям городови районов, к компетенции которых относится решение поставленныхвопросов. Сопроводительные письма подписываются заместителямируководителя аппарата. 10.6. Заявления, жалобы и предложения рассматриваются в срок доодного месяца со дня их регистрации в Приемной, а заявления, жалобы ипредложения, не требующие дополнительного изучения и проверки -безотлагательно, но не более 15 дней. В отдельных случаях срокрассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшимпоручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору. 10.7. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершаетсятолько после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер поразрешению заявления, жалобы, предложения. Решение о снятии сконтроля заявлений, жалоб и предложений граждан принимают главаадминистрации области, его заместители, а также руководитель аппаратаглавы администрации и его заместители, которые давали поручения позаявлениям, жалобам и предложениям. 10.8. Ответы на заявления, жалобы и предложения дают начальникиотделов, управлений и комитетов администрации области, ихзаместители, главы администраций городов и районов, их заместители. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случаеустного ответа исполнителем делается запись в правом нижнем углупервого листа письма с указанием даты разговора с заявителем. Заявления, жалобы и предложения граждан считаются разрешенными,если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним принятынеобходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующиедействующему законодательству. 10.9. Заявления, жалобы и предложения граждан должны бытьвозвращены в Приемную со всеми относящимися к ним материалами. На каждом заявлении, жалобе и предложении после окончательногорешения и его исполнения, должна быть надпись "В дело" и личнаяподпись главы администрации области или его заместителей, принявшихэто решение. Заявления, жалобы и предложения, копии ответов на них идокументы, связанные с их разрешением, формируются в дела всоответствии с утвержденной номенклатурой дел. 10.10. Прием посетителей в Приемной администрации областиорганизуется работниками Приемной ежедневно, кроме выходных дней. Прием граждан по личным вопросам главой администрации области иего заместителями проводится в соответствии с графиком, утвержденнымглавой администрации области. При личном приеме граждан их заявления, жалобы и предложениятакже подлежат централизованной регистрации на карточках учета приемапосетителей.Переданное на приеме посетителем письменное заявление, жалоба или предложение учитывается и рассматривается в установленном порядке. 10.11. Приемная осуществляет анализ и обобщение вопросов,поставленных гражданами в заявлениях, жалобах и предложениях и наличном приеме, оперативно и периодически представляет главеадминистрации области, его заместителям, руководителю аппарата главыадминистрации, его заместителям информацию о количестве и характереобращений граждан. 11. Изготовление и использование печатей и штампов 11.1. Для установления подлинности документов или соответствиякопий документов подлинникам в подразделениях администрации областииспользуются гербовые и простые круглые печати. 11.2. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 11.3. Печать администрации области с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать)хранится в спецчасти и проставляется на документах, командировочныхудостоверениях, удостоверениях личности. 11.4. В протокольном секторе на копиях распоряжений главыадминистрации области и постановлений правительства области,подготовленных к тиражированию, проставляется простая круглая печатьотдела делопроизводства. 11.5. Оттиск печати проставляется на документах в строгоопределенном месте. При этом оттиск должен захватывать частьнаименования должности лица, подписавшего документ. 11.6. Заявки на изготовление печатей и штампов для структурныхподразделений администрации области оформляет отдел делопроизводстваи передает их в управление делами. Изготовленные печати и штампы учитываются в отделеделопроизводства в специальном журнале с пометкой "Для служебногопользования", выдаются под роспись руководителям структурныхподразделений администрации или работнику подразделения,уполномоченному руководителем этого подразделения. 11.7. Печати и штампы должны храниться в несгораемыхметаллических шкафах или сейфах. 11.8. Контроль за правильностью хранения и использования печатейи штампов в структурных подразделениях администрации осуществляетотдел делопроизводства. Отдел делопроизводства незамедлительноставится в известность в случае утери печати, штампа. Пришедшие в негодность печати и штампы возвращаются в отделделопроизводства и уничтожаются по акту с отметкой в журнале учетапечатей и штампов. 11.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в структурныхподразделениях администрации возлагается на их руководителей. 12.Машинописные и копировально-множительные работы. Стенографирование. Звукозапись мероприятий. Машинописные работы 12.1. Печатание документов в аппарате администрации областипроизводится в машбюро отдела делопроизводства. Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственнов приемных руководителей администрации области с соблюдениемустановленных правил печатания. 12.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.Печатание под диктовку не допускается. Расшифровка и печатание служебных документов и материалов смагнитных носителей осуществляется только в машбюро отделаделопроизводства. 12.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнениясрочных работ определяется начальником отдела делопроизводствапо согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. 12.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно инеразборчиво написанные черновики для печатания не принимаются. При подготовке материалов для печатания особое внимание следуетобращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальныхтерминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения словприменяются только общепринятые. 12.5.Рукопись сдается в машинописное бюро. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописныхработ, в котором отмечаются фамилии исполнителя, название документа,объем отпечатанного материала, вид документа (служебное письмо,проект распоряжения и т.д.), кто печатал. 12.6. Печатание документов производится на бланках установленнойформы или на бумаге стандартных размеров на лицевой их сторонекрасками насыщенного цвета. При печатании документа соблюдаютсяустановленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило,через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 -через один межстрочный интервал. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации,Правительству Российской Федерации, а также тексты документов,подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются, как правило,через два интервала. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страницпроставляются посередине верхнего поля листа. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнемуглу проставляется информация: имя файла и его расположение, дата иместо создания документа, инициалы и фамилия специалиста, печатавшегодокумент. Допускается печатание документов с использованием оборотнойстороны листа. 13. Копировально-множительные работы. 13.1. Копировально-множительные работы (размножение документов)в аппарате главы администрации области осуществляются отделомделопроизводства. На размножение в копировально-множительное бюросдаются только служебные документы и материалы вместе с оформленнымзаказом на бланке установленной формы (приложение 14), подписаннымначальником отдела делопроизводства и исполнителем. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и других материалов. Целесообразность копирования документов и материалов,необходимых для работы, определяют руководители структурныхподразделений. Изготовленные копии подлежат учету в установленномпорядке. 13.2. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры -подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде,качественно и четко напечатанными. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу.Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинникомдокумента. О выполнении работы на бланке заказа делаетсясоответствующая отметка. 13.3. Копирование бланков, используемых в администрации, неразрешается. Копирование (размножение) проектов постановлений ираспоряжений главы администрации области производится по заявкамответственных исполнителей. Размножение постановлений и распоряжений главы администрацииобласти производится по заявкам протокольного сектора согласнорассылке. 13.4. В копировально-множительном бюро ведется учетпроизведенных работ на основании заказов, бланки которых хранятся втечение года, после чего уничтожаются. 14. Звукозапись мероприятий. 14.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрацииобласти, руководителем аппарата главы администрации области,заместителями главы администрации области осуществляется отделомделопроизводства. Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитныхносителях. Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий проводится вслучае необходимости в согласованные с организаторами сроки. Учет, техническую обработку, хранение обеспечивает отделделопроизводства. В течение года звукозаписи хранятся в отделе делопроизводства,затем размагничиваются. 15. Контроль исполнения документов. 15.1. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.Контроль исполнения включает постановку документов на контроль,проверку своевременного доведения документа до исполнителя,предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет иобобщение результатов контроля исполнения документов, информированиеруководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. 15.2. Контроль исполнения документов осуществляют руководителиадминистрации, структурных подразделений и ответственные исполнители.Контроль исполнения организационно-распорядительных документов инепосредственный контроль исполнения документов возлагается нааппарат главы администрации области. В структурных подразделениях контроль исполнения документовосуществляет помощник руководителя или секретарь приемной, либодругое лицо, ответственное за делопроизводство. 15.3. Обязательному контролю подлежат: указы и распоряженияПрезидента Российской Федерации по представлению органов власти,постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,поручения вышестоящих органов, письма депутатов, решенияЗаконодательного Собрания области, постановления правительстваОренбургской области и распоряжения администрации области, письмаразличных учреждений по принципиальным вопросам, требующимнезамедлительного решения, отдельные поручения руководства,предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие из вышестоящихорганов и редакций газет, а также присланные непосредственно вадминистрацию, важные инициативные письма администраций городов ирайонов, на которые необходимо получить срочный ответ. По указанию руководства администрации на контроль могут бытьпоставлены и другие документы. 15.4. Сроки исполнения документов. 15.4.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших издругих организаций - с даты их поступления. 15.4.2. Вся поступившая корреспонденция, требующая решенияруководства администрации, должна быть представлена руководству вдень ее поступления, после чего немедленно передана в комитеты,управления, отделы для исполнения. 15.4.3. Поручения Президента Российской Федерации иПравительства Российской Федерации должны исполняться в 10-дневныйкалендарный срок с момента их поступления в канцелярию, если неуказан другой срок исполнения. Все другие документы, если в них не указаны сроки исполнения,должны быть исполнены не позднее 10 рабочих дней с момента ихпоступления исполнителю, содержащие в тексте указания "срочно"исполняются в 3-дневный срок. Индивидуальные сроки устанавливаются в резолюциях руководства. 15.4.4. Изменение срока исполнения производится только поуказанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятиемнового акта; индивидуальный - руководителем, который его установил. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом илиучреждением, которое его установило. 15.5. Организация контроля исполнения документов. 15.5.1. Контроль исполнения документов ведется на карточках. Вкачестве контрольных карточек используются вторые экземплярырегистрационных карточек (РКК). 15.5.2. Служба контроля входит в организационный отдел иосуществляет следующие операции: формирование картотекиконтролируемых документов, направление карточки контролируемогодокумента в структурное подразделение, выяснение фамилии и телефонаконкретного исполнителя, напоминание о сроке исполнения, получениеинформации о ходе и результатах исполнения, запись хода и результатовисполнения в карточке контролируемого документа; регулярноеинформирование руководителей администрации о состоянии и результатахисполнения, сообщение об этом на оперативных совещаниях, снятиедокументов с контроля по указанию руководителей, формированиекартотеки исполненных документов. 15.5.3. На контрольных карточках, а также на контролируемыхдокументах (на правом поле первого листа) проставляется знак контроля"К" или штамп "Контроль", после чего документ направляетсяисполнителю, а второй экземпляр карточки помещается в контрольнуюкартотеку (Приложение 16). Карточки группируются в структурных подразделениях в специальнойконтрольной картотеке по срокам исполнения документов. 15.5.4. Данные о ходе исполнения документов, полученныепосредством телефонного разговора или при производственной проверкеисполнителя, вносятся в графу "контрольные отметки" контрольнойкарточки. При этом прежние записи не зачеркиваются. 15.5.5. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапахдо истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - нереже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года -не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца -каждые десять дней, за пять дней до истечения срока. Если документ пересылается на исполнение в подведомственнуюорганизацию с последующим информированием о результатах рассмотрения,вместе с документом пересылаются два экземплярарегистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляркарточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения документовведется на общих основаниях (приложение 16а - рекомендательно). 15.5.6. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле выполнения заданий, запросов, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или другого документированногоподтверждения исполнения. 15.5.7. На документе и в регистрационных формах проставляетсяотметка об исполнении (п.5.1.9.), подпись лица, подтверждающегоисполнение (ответственный исполнитель), дата. 15.5.8. Данные о результатах исполнения контролируемыхдокументов обобщаются в справках за каждый месяц и докладываютсяруководству администрации. 16. Составление номенклатуры и формирование дел. 16.1. Составление номенклатуры дел. 16.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в администрации Оренбургскойобласти, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованногораспределения документов и формирования дел, обеспечения поискадокументов и учета дел (Приложение 17). При составлении номенклатуры дел использованы "Типоваяинструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствахРоссийской Федерации", М., 1993 г. и "Инструкция по делопроизводствув Администрации Президента Российской Федерации., М., 1997 г.,перечень типовых документов, образующихся в деятельностигоскомитетов, ведомств и других учреждений, организаций, предприятийс указанием сроков хранения (1989 г.), штатное расписаниеадминистрации, ГСДОУ, ГОСТы. 16.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы администрации, контрольныекартотеки, личные дела (вносятся под общим заголовком и единыминдексом); каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет индекс.Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения ипорядкового номера дела в пределах подразделения. Как правило, не включаются в номенклатуру дел печатные издания,брошюры, бюллетени, экспресс-информации, справочники и другиеподобные документы. 16.1.3. Составляемая номенклатура дел рассматривается назаседании экспертной комиссии администрации. Одобренная, онапредставляется на согласование ЭПМК архивного отдела администрацииобласти. После согласования утверждается руководителем аппарата главыадминистрации и с января нового года вводится в действие. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится у архивариуса, второй - используется вкачестве рабочего, третий - в канцелярии, четвертый - вгосударственном архиве. 16.1.4. Номенклатура дел пересоставляется и согласовываетсязаново в случае изменения структуры, функций администрации, но нереже одного раза в пять лет. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. 16.2. Правила составления заголовков дел и их систематизация. 16.2.1. Главным элементом номенклатуры является заголовок дела.Заголовок дела - это краткое изложение содержания и сведений осоставе документов. 16.2.2. В заголовок дела входят следующие элементы: - название вида документа или его разновидности (решение,распоряжение, протокол, постановление, план, отчет, переписка ...); - название учреждения; - адресат, корреспондент (название учреждения, от которогополучены или адресованы документы); - вопрос, предмет, событие, факт, к которому относится содержание документов дела; - название территории, с которой связано содержание документовдела; - дата. Элементы располагаются в той последовательности, в которойизложены выше. 16.2.3. В номенклатуре дел названия структурных подразделенийсоответствуют утвержденной структуре администрации. После названияструктурных подразделений в порядке значимости располагаются органы,действующие на общественных началах, и общественные организации. 16.2.4. Внутри каждого структурного подразделения деларасполагаются по степени важности, логической последовательности,срокам хранения. Обложки дел оформляются после утвержденияноменклатуры дел. 16.3. Формирование дел. 16.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел. 16.3.2. Формированием дел в структурных подразделенияхзанимаются помощники руководителя, секретари приемных и другие лица,ответственные за делопроизводство. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: - заголовок на обложке дела и документы в деле должны строгосоответствовать заголовкам дела по номенклатуре дел; - документы постоянного и временного хранения группируются в дела раздельно; - в дело помещаются документы только исполненные, правильнооформленные, одного календарного года (исключение составляютпереходящие дела); - не подшивают в дело документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики, неисполненные, неоформленные, а также неотносящиеся к данному вопросу; - дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм по высоте). 17.Подготовка документов к последующему хранению и использованию. 17.1.1. Для хранения документов постоянного и долговременного(свыше 10 лет) сроков хранения в администрации области созданведомственный архив. Завершенные дела в течение двух (и более) летостаются в структурных подразделениях, а затем сдаются введомственный архив. Дела со сроком хранения до 10 лет включительномогут передаваться в ведомственный архив по согласованию сруководителем аппарата главы администрации области. 17.1.2. Подготовка документов к сдаче в ведомственный архиввключает: - проведение экспертизы ценности документов; - оформление дел; - составление описей; - составление актов о выделении к уничтожению документов и дел(Приложение 18). 17.2. Экспертиза ценности документов. 17.2.1. Экспертиза ценности документов - это установлениенаучной, исторической и практической ценности документов с цельюотбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. 17.2.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постояннодействующей экспертной комиссией (ЭК) администрации. 17.2.3. Экспертиза ценности документов проводится на основеноменклатуры дел, перечней документов с указанием сроков хранения, сполистным просмотром дел постоянного хранения, дел с отметкой "ЭПМК",дел временного хранения (до 10 лет). Непосредственный отбор документов производится лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. 17.2.4. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного хранения, акты о выделениидокументов и дел к уничтожению. Отбор документов на уничтожение исоставление акта на них производятся после подготовки описей делпостоянного и долговременного хранения за этот период. Делауничтожаются по акту после утверждения описи дел постоянного храненияЭПМК архивного отдела администрации области. 17.2.5. Оформление дел включает комплекс работ по их техническойобработке. Дела постоянного хранения, долговременного хранения, по личномусоставу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивкуили переплет дела, нумерацию листов в деле, составлениелиста-заверителя дела, составление внутренней описи документов (поустановленной форме), оформление реквизитов обложки дела. 17.2.6. Обложка дел оформляется по установленной форме(Приложение 19).. На обложке может проставляться карандашом по согласованию сведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного храненияследует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью. 17.3.Составление описей дел. 17.3.1. На заверенные дела постоянного хранения и по личномусоставу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии снастоящей Инструкцией, ежегодно составляются описи. 17.3.2. Описи дел структурных подразделений составляются лицами,ответственными за делопроизводство и обеспечение сохранностидокументов под методическим руководством ведомственного архива. Поэтим описям дела сдаются в ведомственный архив. Секретари приемных руководителей и лица, ответственные заделопроизводство, несут ответственность за своевременное икачественное составление описей дел структурных подразделений ипередачу их в ведомственный архив. 17.3.3. Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела по личному составу; - личные дела уволенных работников. 17.3.4. Описи, подготовленные структурными подразделениями,служат основой для подготовки сводной описи администрации, которуюготовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела нагосударственное хранение. 17.3.5. Описи дел составляются по установленном форме (Приложение 20). При передаче дел на государственное хранение описи должны иметьсправочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, списоксокращенных слов, указатели, заверительный лист. 17.4. Оперативное хранение документов. 17.4.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архивдокументы хранятся по месту их формирования в дела. 17.4.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники,отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранностьдокументов и дел. 17.4.3. Дела хранятся в рабочих комнатах или специальноотведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихсяшкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющихдокументы от пыли и воздействия солнечного света. 17.4.4. В целях повышения оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которойпомещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложекдел указываются номера дел по номенклатуре.Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. 17.4.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонниморганизациям производится с разрешения руководителя структурногоподразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов идел постоянного хранения допускается в исключительных случаях ипроизводится с разрешения руководителя структурного подразделения собязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта опричинах выдачи (изъятия) подлинника. 17.5. Передача дел в ведомственный архив администрации. 17.5.1. Сдача дел в ведомственный архив администрацииосуществляется по графику, утвержденному руководителем аппарата главыадминистрации. Архив принимает дела постоянного хранения и по личномусоставу по описям; дела временного хранения по номенклатуре дел.Вместе с делами передаются регистрационные карточки картотек. 17.5.2. Специалист ведомственного архива расписывается в приемедел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приемаи количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается лицу,ответственному за делопроизводство в структурном подразделении. 17.5.3. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, специалист ведомственного архива оформляет выдачу дел во временное пользование. 17.5.4. До передачи в государственный архив документы,подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве администрацииобласти - 10 лет, материалы по личному составу - 75 лет. По истечении указанных сроков документы передаются вгосударственный архив Оренбургской области. Приложение 1 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ наиболее употребляемых в управленческой деятельности администрации видов и разновидностей документов 1. Постановление правительства Оренбургской области -нормативный документ, принимаемый коллегиально на заседанииправительства по вопросам государственного, хозяйственного,социально-культурного строительства. Распоряжение - распорядительныйдокумент, издаваемый единолично главой администрации области в целяхоперативного руководства по конкретным вопросам организации работыадминистрации области. 2. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования,права, обязанности и организацию работы учреждения, структурногоподразделения. 3. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и правапредприятия, учреждения, организации. 4. Инструкция - правовой акт, издаваемый администрацией области(или утверждаемый главой администрации) в целях установлениям правил,регулирующих организационные, документационно-технические, финансовыеи иные социальные стороны деятельности структурных подразделений,должностных лиц и граждан. 5. Указание - распорядительный акт главы администрации, егозаместителей по вопросам информационно-методического характера, атакже по вопросам, связанным с организацией исполнения постановлений,распоряжений, инструкций и других актов администрации, а такжевышестоящих органов власти и управления. 6. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов ипринятия решений на совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. 7. Извещение о заседании, собрании, совещании - документ,информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в немучастие. 8. Акт - документ, составленный несколькими лицами иподтверждающий установленные факты и события. 9. Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения,комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. 10. Докладная записка - документ, адресованный руководителюданного и вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложениекакого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. 11. Обзор - документ, составленный в целях информацииподведомственных и других организаций о работах в той или инойобласти или о деятельности группы учреждений в определенный период. 12. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение техили иных фактов и событий. 13. Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведенияпо одному вопросу. 14. Письмо - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(пересылается по почте, передается по факсу). 15. Телеграмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телетайпу). 16. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телефону и записывается получателем). 17. Личная карточка - документ, служащий для анализа состава иучета движения кадров. 18. Стенограмма - дословная запись докладов, речей и другихвыступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальныхорганов, осуществляется методом стенографии. 19. Доклад - документ, содержащий изложение определенныхвопросов, выводов, предложений и предназначенный для устногопрочтения. 20. Предложение - разновидность докладной записки, содержащейперечень конкретных предложений по определенному вопросу. 21. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержаниеотдельных положений основного документа. 22. План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемыхк выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (втой или иной форме), временные координаты руководителей и конкретныхисполнителей. 23. Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении плана,задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении мероприятий,представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. 24. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметовв определенном порядке, составленный в целях информации илирегистрации. 25. Перечень - систематизированное перечисление документов илииных предметов, объектов или работ, составленный в целяхраспространения на них определенных норм или требований. 26. Договор, соглашение - документ, содержащий порядок действийдоговаривающихся сторон, отражающий их права и ответственность.----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦¦ ¦ Приложение 2 ¦¦ ¦ к распоряжению главы ¦¦ ¦ администрации област覦 ¦ от 21.08.98 N807-р ¦----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦¦ АДМИНИСТРАЦИЯ ¦ ¦¦ ОРЕНБУРГСКОЙ ¦ ¦¦ ОБЛАСТИ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦¦ Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ¦ ¦----------------------------------------------------------------------¦________________ № ______________ ¦ ¦¦ г.Оренбург ¦ ¦---------------------------------------------------------------------- Приложение 3 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р--------------------------------------------------------------------------¦ Руководитель аппарата главы ¦ СОГЛАСОВАНО ¦¦ администрации ¦ Зам.главы администрации ¦¦ ¦ ¦--------------------------------------------------------------------------¦ ¦___________________________________ ¦ ¦¦_________________________________ ¦ ¦ ¦¦ ¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------------------- С П Р А В К А о подготовке проекта распоряжения главы администрации Оренбургской области По вопросу: Проект внес: (Должность, фамилия, инициалы, личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями: -----------------------------------------------------------------------¦Наименование организации¦Фамилия и инициалы ¦ Дата ¦ Подпись ¦¦ ¦ (разборчиво) ¦согласования ¦должностно㦦 ¦ ¦ проекта ¦ о ¦¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------ПРИМЕЧАНИЕ: При наличии замечаний следует после подписи указать "Замечания прилагаются”. Отдел, комитет, управление, подготовившие проект распоряжения,прилагают справку по замечаниям.Заключение юриста______________________________________________________-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Кому разослано ________________________________________________-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- В графе “Кому разослано” указать, кому необходимо послать полныйтекст распоряжения, выписки из распоряжения и приложения краспоряжению с указанием номеров приложений. Указатель рассылки распоряжения составил ______________________________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, должность и личная подпись исполнителя документа) Проверил ____________________________________ (пом.зам.главы администрации) Приложение 4 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N807-р ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е _________________ № ___________ г.Оренбург Приложение 5 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р--------------------------------------------------------------------------¦ Руководитель аппарата главы ¦ СОГЛАСОВАНО ¦¦ администрации ¦ Зам.главы администрации ¦¦ ¦ ¦--------------------------------------------------------------------------¦ ¦___________________________________ ¦ ¦¦_________________________________ ¦ ¦ ¦¦ ¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦¦“____” __________________ 199____ г.¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------------------- С П Р А В К А о подготовке проекта постановления правительства Оренбургской области По вопросу: Проект внес: (Должность, фамилия, инициалы, личная подпись) Согласование с заинтересованными организациями: -----------------------------------------------------------------------¦Наименование организации¦Фамилия и инициалы ¦ Дата ¦ Подпись ¦¦ ¦ (разборчиво) ¦согласования ¦должностно㦦 ¦ ¦ проекта ¦ о ¦¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------------------------------------------------------ПРИМЕЧАНИЕ: При наличии замечаний следует после подписи указать "Замечания прилагаются”. Отдел, комитет, управление, подготовившие проект распоряжения,прилагают справку по замечаниям.Заключение юриста______________________________________________________-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Кому разослано ________________________________________________-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- В графе “Кому разослано” указать, кому необходимо послать полныйтекст распоряжения, выписки из распоряжения и приложения краспоряжению с указанием номеров приложений. Указатель рассылки распоряжения составил ______________________________________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, должность и личная подпись исполнителя документа) Проверил ____________________________________ (пом.зам.главы администрации) Приложение 6 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р С П И С О К приглашенных на заседание правительства Оренбургской области По вопросу: Докладчик: (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность) Приглашаются: --------------------------------------------------------¦Фамилия, имя, отчество (полностью)¦Занимаемая должность¦--------------------------------------------------------¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------- Подпись « ____» ____________ 199 ___ г. Приложение 7 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, поступающих в администрацию, не подлежащих регистрации 1. Копии нормативных актов субъектов Российской Федерации. 2. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники иобзоры. 3. Отчеты и информации, прилагаемые для сведения. 4. Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания. 5. Пакеты с пометкой "лично", поздравительные письма,телеграммы, открытки, пригласительные билеты. 6. Извещения о совещаниях, конференциях и семинарах, программыих проведения и материалы к ним, кроме правительственных. 7. Рекламные проспекты. 8. Копии счетов на оплату. 9. Бланки документов и формы. 10. Первичная документация бухгалтерского учета. 11. Документы материального учета. 12. Распоряжения (копии) глав администраций городов и районов. 13. Справочно-информационные материалы горрайадминистраций,присланные по просьбе администрации области. 14. Планы и программы повышения деловой квалификации. 15. Документы без подписей. Примечание: Документы, перечисленные в пп. 3, 4, 9, 11, 12, 13, 14, подлежат специальному учету в соответствующих службах администрации области. Приложение 8 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон:... (3532) 77-96-00, 77-69-31 телефакс:................. (3532) 77-38-02 телетайп:............... 144249 ЛИДЕР ___________________ № _______________ На № ____________ от_________________ Приложение 9 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ _________________ № _______________ г.Оренбург Приложение 10 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон (3532) 77-69-31, телефакс (3532) 77-38-02, телетайп 144249 ЛИДЕР __________________________________________________________________ от __________ № _______ На № ______ от ___________ Приложение 11 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ АППАРАТ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон (3532) 77-32-11, телефакс (3532) 77-38-02, телетайп 144249 ЛИДЕР ---------------------------------------------------------------------------- от __________ № _______ На № ______ от _________ Приложение 11 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ А П П А Р А Т ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ 460015, г.Оренбург, Дом Советов телефон:.................. (3532) 77-32-11 телефакс:................. (3532) 77-38-02 телетайп:............... 144249 ЛИДЕР ____________ № ______________ На № __________ от_______________ Приложение 12 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ОБРАЗЕЦ ПОРУЧЕНИЯ ФОРМАТА А6 АДМИНИСТРАЦИЯ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ _____________________________________ к № _________________Заместитель главы администрации “_____” ____________ 199___ г. Приложение 13 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ 1. Акты (списания, экспертизы, передачи дел, ликвидацииорганизаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. Договоры (о производстве работ, материально-техническомснабжении, аренде помещений и т.п.). 3. Инструкции (правила) - (должностные; по документационномуобеспечению управления, внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. Отчеты (о производственной и финансово-хозяйственнойдеятельности, командировках и т.д.). 5. Номенклатуры дел ( с указанием сроков хранения). 6. Планы (работы администрации, правительства области и т.д.). 7. Положения (о структурном подразделении, премировании и т.д.). 8. Программы (проведения мероприятий и т.д.). 9. Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий,помещений, на ремонт и т.д.). 10. Структура и штатная численность. 11. Уставы. 12. Формы унифицированных документов. 13. Штатные расписания и изменения к ним. 14. Соглашения. Приложение 14 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р--------------------------------------------------------¦ ПРИНЯТЬ ЗАКАЗ ¦В бюро копировально-множи- ¦¦ Начальник отдела ¦тельных работ администрации ¦¦ делопроизводства ¦области ¦¦ ¦ ¦¦____________________ ¦ ЗАКАЗ № ____________ ¦¦“___” ________199__г ¦ на выполнение ¦¦ ¦ множительных работ ¦--------------------------------------------------------¦ ¦ ¦Наименование подразделения _____________________ ¦ ¦________________________________________________ ¦ ¦Исполнитель ____________________________________¦ ¦№ телефона _____________ наименование документа¦ ¦(полностью) _____________________________________¦ ¦Количество страниц _______ , экземпляров ________¦ ¦с оборотом или без оборота ______________________¦ ¦ ¦ ¦Подпись руководителя подразделения _____________¦ ¦“____” ____________ 199 ___ г.¦ ¦Материал в колич.экз. ________________ получил¦ ¦ ________________________________________________ ¦ ¦“ ___ “ _____________ 199 ___ г.¦ -------------------------------------------------------- Приложение 15 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых ставится гербовая печать 1. Акты (списания, передачи дел, экспертизы и т.д.). 2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). 3. Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, опроизводстве работ и т.д.). 4. Заявки (на оборудование). 5. Командировочные удостоверения. 6. Платежные поручения. 7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих правосовершения финансово-хозяйственных операций. 8. Гарантийные письма (на выполнение работ, услуг). 9. Представления и ходатайства. 10. Положения об управлениях, комитетах и отделах. 11. Смета расходов. 12. Справки (о з/плате и т.д.). 13. Титульные списки. 14. Уставы. 15. Штатные расписания. 16. Соглашения. 17. Удостоверения личности. 18. Представления и ходатайства о награждении. 19. Протоколы заседаний (правительства, коллегии и др.). Приложение 16 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р П Р А В И Л А заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) ------------------------------------------------------------------------------¦Название вида документа ¦При регистрации поступающего документа записывается¦¦ ¦название организации (лица - автора документа). Пр覦 ¦регистрации писем графа не заполняется ¦¦ ¦ ¦¦Автор (корреспондент) ¦При регистрации поступающего документа ¦ ¦ ¦записывается название организаци覦 ¦(далее лица - автора документа). При регистрации ¦ ¦ ¦отправляемых документов записывается¦¦ ¦название организации (лица - ¦¦ ¦корреспондента). Допускается применени妦 ¦сокращенного названия организации. ¦¦ ¦ ¦¦Дата документа ¦Дата, присвоенная документу организацией - ¦ ¦ ¦автором, переносится на РКФ: число, месяц,¦ ¦ ¦год тремя парами арабских цифр. ¦¦ ¦ ¦Индекс документа ¦Индекс, присвоенный документу организацией-¦¦ ¦автором, переносится на РКФ с поступившего ил覦 ¦отправляемого документа. ¦¦ ¦ ¦Дата поступления ¦Дата поступления документа в организаци覦 ¦переносится на РКФ с регистрационного штампদ ¦тремя парами арабских цифр. ¦¦ ¦ ¦¦Индекс поступления ¦Индекс, присвоенный документу организацией-¦¦ ¦получателем, переносится при регистрации¦ ¦ ¦поступления на РКФ из регистрационного штампа.¦¦ ¦После исполнения документа дополняется номеро즦 ¦дела по номенклатуре дел или другими индексами. ¦¦ ¦ ¦¦Заголовок документа ¦Переносится заголовок, сформулированный или кратко妦 ¦содержание на документе. ¦¦ ¦При отсутствии заголовка на документе он¦¦ ¦формулируется в соответствии с положениями ГСДоу. ¦¦ ¦ ¦¦Резолюция ¦Переносится на РКФ с документа основное содержани妦 ¦поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. ¦¦ ¦ ¦¦Срок исполнения ¦Проставляется число, месяц, год - тремя парам覦 ¦арабских цифр. При регистрации отправляемог ¦инициативного документа записывается датদ ¦ожидаемого ответа. ¦¦ ¦ ¦¦Отметка об исполнении ¦Краткая запись решения вопроса по существу или датদ ¦и индекс ответного документа. ¦¦ ¦ ¦¦Дело N ¦Индекс дела в соответствии с номенклатурой. ¦------------------------------------------------------------------------------ Приложение 16а к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-рСправка о состоянии исполнения документов на 00.00.00 в управлении ... 00.00.00 N ________ ---------------------------------------------------------------------¦NN ¦Название ¦ Краткое ¦Дата ¦ Срок ¦Фамилия ¦Состоя- ¦Причины ¦¦п/п¦документа¦содержание¦ N ¦исполнения¦исполни-¦ ние ¦невыпол-¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ теля ¦исполне-¦ нения ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ния ¦ ¦---------------------------------------------------------------------¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦--------------------------------------------------------------------- Приложение 17 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ОРЕНБУРГСКОЙ Руководитель структурного ОБЛАСТИ подразделения Номенклатура дел _________________ № _________________ (место составления) на ________ год ___________________________________________________________________ (наименование раздела) ------------------------------------------------------------------¦ Индекс ¦Заголовок дела ¦Количество дел ¦Срок хранения¦Примечани妦 дела ¦ (тома, части) ¦(томов, частей)¦ ¦ ¦------------------------------------------------------------------Должность руководителя службы документационного обеспечения Подпись, инициалы, фамилия СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПМК архивного отдела от _________ № ______ от ___________ № _________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации -------------------------------------------------------------¦По срокам хранения¦Всего¦В том числе переходящих с отметкой ¦¦ ¦ ¦ “ЭПМК” ¦-------------------------------------------------------------¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦-------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦¦постоянного ¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦¦временного ¦ ¦ ¦¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦¦временного ¦ ¦ ¦¦(до 10 лет ¦ ¦ ¦¦включительно) ¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦¦Итого: ¦ ¦ ¦-------------------------------------------------------------Должность руководителя структурного подразделения подпись Инициалы, фамилия Приложение 18 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ Руководитель структурного подразделения А К Т подпись инициалы, дата фамилия ________________ № ______________ (место составления) О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению На основании______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов ______________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы фонда N____________________ (название фонда) ----------------------------------------------------------------------------------¦ № ¦Заголовок ¦ Дата ¦ Номера ¦ Индекс дела ¦ Кол-во ¦ Сроки ¦При ¦¦п/п¦ дела или ¦дела или ¦ описей ¦(тома, части) по ¦ дел ¦ хранения ¦мечদ ¦групповой ¦ крайняя ¦ (номенк- ¦ номенклатуре ¦(томов, ¦дела (тома, ¦ние ¦¦ ¦заголовок ¦дата дел ¦ латур) за ¦ или № дела по ¦частей) ¦ части) и ¦ ¦¦ ¦ дел ¦ ¦ ..... ¦ описи ¦ ¦ номера ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ год(ы) ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦----------------------------------------------------------------------------------¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦----------------------------------------------------------------------------------Итого ______________________дел за ____________________ годы цифрами и прописью Описи дел постоянного хранения за _____ годы утверждены, а по личномусоставу согласованы с ЭПК ________________________________________________ наименование архивного учреждения (протокол от ___________ № ____________). Наименование должности лица, проводившего подпись инициалы, экспертизу ценности документов фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации области от ______________ № ________ Приложение 19 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р Код госархива ______________ Код учреждения ____________________________________________________ Д. N_______________________ ________________________________________ Оп.N_______________________ ________________________________________Ф. N _______________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) Д Е Л О N _______ том N __________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела) ____________________________________________________________________ (дата) Ф. N _________ На ______________ лист Оп.N _________ Хранить ______________ Д. N _________ Приложение 20 к распоряжению главы администрации области от 21.08.98 N 807-р УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения подпись инициалы, фамилия датаФонд N _________ Опись N ________ дел постоянного хранения за ___________ год ______________________________________________________________ Название раздела структурного подразделения администрации ----------------------------------------------------------------------¦№№ ¦Индекс ¦Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Кол-во листов в ¦Примечани妦п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦(тома, части)¦ деле (томе, ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦----------------------------------------------------------------------¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦----------------------------------------------------------------------В данный раздел описи внесено _______________________________ дел (цифрами и прописью) С N ________ по N ___________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности подпись инициалы, составителя описи фамилия Заведующий ведомственным архивом подпись инициалы, (лицо, ответственное за архив) фамилия Дата СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК администрации области Протокол ЭК архивного учреждения от __________ N ________ от ___________ N __________ Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения