Распоряжение Губернатора Оренбургской области от 12.09.2013 № 341-р

                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

                   ГУБЕРНАТОРА ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

     10.09.2013              г. Оренбург                  N 341-р

            Об утверждении инструкции по делопроизводству

         в органах исполнительной власти Оренбургской области

      (В редакции Распоряжения Губернатора Оренбургской области

           от 13.02.2014 г. N 25-р)

     3.11.2.8. После внесения сведений в  журнал  учета  доверенностей

доверенность передается доверенному лицу (либо его представителю)  под

роспись.  Копии  выданных  доверенностей  хранятся  в  государственно-

правовом управлении аппарата Губернатора и Правительства  Оренбургской

области.

                           3.11.3. Протокол

     3.11.3.1.   Протокол   составляется   на    основании    записей,

произведенных во время совещания (заседания),  представленных  тезисов

докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

     3.11.3.2.  В  органах  исполнительной  власти   протоколы   могут

издаваться в полной или краткой  форме,  при  которой  опускается  ход

обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

     3.11.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит  из  двух

частей: вводной и основной.

     Во    вводной     части     указываются:     председатель     или

председательствующий и секретарь.

     Присутствовали (подчеркивается)  -  список  присутствовавших  или

отсылка к прилагаемому списку  присутствовавших,  если  их  количество

превышает 15 человек.

     Вводная   часть   заканчивается   повесткой   дня   -    перечень

рассматриваемых вопросов, перечисленных в  порядке  их  значимости,  с

указанием докладчика по каждому пункту  повестки  дня.  Каждый  вопрос

нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О"

("Об"), которое печатается от границы левого поля.

     Основная часть протокола  состоит  из  разделов,  соответствующих

пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

     СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

     Основное содержание докладов и выступлений  помещается  в  тексте

протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте

сноска "Текст выступления прилагается". Постановление  (решение)  -  в

тексте протокола печатается полностью;  при  необходимости  приводятся

итоги голосования.

     Содержание особого  мнения,  высказанного  во  время  обсуждения,

записывается в тексте протокола после  соответствующего  постановления

(решения).

     3.11.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух  частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии  председательствующего

(председателя),   а   также   должности,   инициалы,   фамилии    лиц,

присутствовавших на заседании.

     Слово  "Присутствовали"  печатается  от  границы   левого   поля,

подчеркивается, в конце слова  ставится  двоеточие.  Ниже  указываются

наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

     Многострочные наименования должностей присутствующих  указываются

через 1 межстрочный интервал.

     Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

     Основная  часть  протокола  включает  рассматриваемые  вопросы  и

принятые по  ним  решения.  Наименование  вопроса  нумеруется  римской

цифрой и начинается с предлога "О"  ("Об"),  печатается  центрированно

размером шрифта N 14 и  подчеркивается  одной  чертой  ниже  последней

строки. Под чертой указываются фамилии  должностных  лиц,  выступивших

при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный

интервал.

     Затем указывается принятое по вопросу решение.

     3.11.3.5.   Протокол   подписывается   председательствующим    на

заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

     Протоколам   присваиваются   порядковые   номера    в    пределах

календарного года отдельно  по  каждой  группе  протоколов:  протоколы

заседаний  коллегии,  протоколы  технических,  научных  и   экспертных

советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют  составные  номера,

включающие порядковые номера протоколов органов, принимавших участие в

заседании.

     Номера  постановлений  (решений),  принятых  на  заседаниях,   за

исключением принятых на заседаниях Правительства области,  состоят  из

номера протокола, номера рассматриваемого вопроса  в  повестке  дня  и

порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

     К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться

буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в  органе

исполнительной власти.

     3.11.3.6.  Копии   протоколов   при   необходимости   рассылаются

заинтересованным организациям и должностным  лицам  в  соответствии  с

указателем рассылки, указатель составляет и подписывает  ответственный

исполнитель подразделения,  готовившего  рассмотрение  вопроса.  Копии

протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

     Принятые решения доводятся до  исполнителей  в  виде  выписок  из

протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются

печатью службы ДОУ.

     3.11.3.7. Протоколы печатаются на  стандартном  бланке  протокола

размером шрифта N 14 или на общем бланке органа исполнительной  власти

формата А4 и имеют следующие реквизиты:

     Наименование документа - слово  ПРОТОКОЛ  печатается  от  границы

верхнего  поля  прописными  буквами  в  разрядку,  полужирным  шрифтом

размером N 17 и выравнивается по центру.

     Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита  2

межстрочными  интервалами,  печатается  полужирным  шрифтом  через   1

интервал и выравнивается по центру.

     Место  проведения  заседания,  совещания  -   при   необходимости

указывается место проведения (выравнивается по центру и отделяется  от

реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой).

     Дата и номер протокола.  Дата  оформляется  цифровым  способом  и

печатается через 2 межстрочных интервала ниже  предыдущего  реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит  из  знака  N и

порядкового номера протокола.

     Основная  часть  протокола  печатается  через   1,5   межстрочных

интервала.

     Подпись  отделяется  от  текста  3  межстрочными  интервалами   и

включает в себя наименование должности  лица,  председательствовавшего

на заседании (совещании),  его  личную  подпись,  расшифровку  подписи

(инициалы и фамилия).

     Наименование должности печатается  от  левой  границы  текстового

поля через 1 межстрочный интервал и  центрируется  относительно  самой

длинной строки.

     Расшифровка подписи  располагается  на  уровне  последней  строки

наименования  должности  без  пробела  между  инициалами  и  фамилией.

Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

     Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 23.

     Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N 24.

                     3.11.4. Служебная переписка

     3.11.4.1.  Служебные   письма   органов   исполнительной   власти

готовятся как:

     ответы о выполнении поручений Президента Российской  Федерации  и

Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной

власти;

     ответы о выполнении поручений Губернатора области;

     исполнение поручений Губернатора области по обращениям граждан по

вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;

     сопроводительные  письма   к   проектам   законодательных   актов

Оренбургской  области,  проектам  актов  Губернатора  и  Правительства

области;

     ответы на запросы различных организаций,  предприятий  и  частных

лиц;

     инициативные письма.

     3.11.4.2.  Сроки  подготовки   ответных   писем   устанавливаются

резолюцией  руководителя  на  основании  имеющихся  сроков  исполнения

поручений, запросов или по решению автора резолюции.

     Тексты ответных писем должны  точно  соответствовать  поручениям,

зафиксированным   в   резолюции   руководителя.    Сроки    подготовки

инициативных    писем    определяются    руководителями    структурных

подразделений.

     3.11.4.3. Служебные  письма  печатаются  на  стандартных  бланках

формата А4 или A5.

     Служебные  письма,  подписываемые  руководителями  двух  и  более

органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги

формата А4. При этом  данные  о  наименовании  органов  исполнительной

власти, подписавших письмо,  включаются  в  наименование  должности  в

реквизите "подпись".

     При  оформлении  письма  на  двух  и  более  страницах  вторая  и

последующие  страницы  нумеруются  посередине  верхнего   поля   листа

арабскими цифрами.

     Служебное  письмо  органов  исполнительной  власти,  направляемое

внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма,

как правило, должен касаться одного вопроса или  нескольких  вопросов,

если они взаимосвязаны и будут  рассматриваться  в  одном  структурном

подразделении организации-адресата.

     3.11.4.4. Текст письма  излагается  от  3-го  лица  единственного

числа.

     Например: "Министерство считает...", "Департамент рассмотрел...".

     Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то  его  текст

излагается   от   1-го   лица   единственного    числа:    "прошу...",

"направляю...".

     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части

излагается причина,  основание  или  обоснование  составления  письма,

приводятся  ссылки  на  документы,  являющиеся  основанием  подготовки

письма. Во второй части, начинающейся  с  абзаца,  помещаются  выводы,

предложения, просьбы, решения и т.д.

     3.11.4.5. Датой письма является дата его подписания.

     Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в  том

числе  в  положениях  о  структурных  подразделениях,  в   должностных

инструкциях и должностных регламентах; в названных  документах  должен

быть  предусмотрен  порядок  подписания  при  отсутствии   руководящих

должностных лиц.

                         3.11.5. Служебная записка

     3.11.5.1. Служебная записка вносится  вышестоящему  руководителю,

как правило, с  учетом  важности  поднимаемого  в  ней  вопроса.  Суть

вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования  (иногда

с изложением справочных  или  аналитических  материалов).  (Приложение

N 25).

     Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги  и

имеет следующие реквизиты: