Приложение к Распоряжению от 17.01.2007 г № 20-Р Правила
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 3 см.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются либо могут быть пронумерованы.
При наличии в тексте акта формулировки "утвердить" (прилагаемые положения, программы и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово - УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Листы правового акта и приложения нумеруются самостоятельно, начиная со 2 листа.
Аналогично оформляются совместные распоряжения главы района и председателя Совета депутатов района, совместные постановления с другими органами, кроме реквизита "Наименование органов", где указываются два органа. А в реквизите "Подпись" - наименования должностей - глава района и председатель Совета депутатов района или руководитель другого органа - располагается на одном уровне, печатаются через один межстрочный интервал.
Проекты правовых актов представляются в организационно-контрольный отдел одновременно с бумажными копиями.
2.Оформление правовых актов в администрации района
2.1.Правовые акты (постановления, распоряжения главы района) готовятся:
во исполнение или в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти;
в соответствии с планами работы администрации района;
по инициативе руководителей органов исполнительной власти района, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций муниципальной формы собственности.
2.1.1.Постановления и распоряжения главы района - правовые акты, издаваемые главой района в порядке, предусмотренном Уставом Курманаевского района и иными нормативными правовыми актами Курманаевского района, устанавливающими процедуру их принятия. При оформлении постановлений и распоряжений главы района заполняются справки о подготовке проектов постановлений и распоряжений (Приложение N 3).
2.1.2.В проект постановления, распоряжения главы района (далее - документы) должны включаться только те вопросы, которые соответствуют компетенции главы района.
2.1.3.Подготавливаемый проект документа должен соответствовать действующему законодательству, документам вышестоящих органов государственной власти и управления, а также действующим ранее принятым решениям Совета депутатов района, постановлениям, распоряжениям главы района.
2.1.4.Проект нового документа подготавливается, если требуется внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) документы или в целях объединения в один документ несколько ранее принятых документов по одному и тому же вопросу.
2.1.5.Новый документ по отдельным вопросам, уже решенным в ранее изданных документах, подготавливается, как правило, в форме изменений и дополнений текста этих документов.
2.1.6.В тексте документов не должно содержаться инструктивных и методических материалов, технических условий, прейскурантов.
При решении подобных вопросов утверждаются соответствующие инструкции, методики, технические условия, положения и т.п.
2.1.7.Документы издаются в порядке оперативного руководства по конкретным вопросам организации работы администрации района и подписываются главой района, а в его отсутствие - заместителем главы района, на которого возложено исполнение обязанностей главы района.
2.2.Организация работы над проектом документа
2.2.1.Работа по составлению проекта документа начинается с четкого формулирования цели (или целей), которая должна быть достигнута в результате принятия документа, и задач, которые при этом должны решаться.
2.2.2.При подготовке проекта документа соответствующим руководителем структурного подразделения администрации района определяется круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за его подготовку, и организации, привлекаемые к этой работе, а также сроки подготовки, цель и задача документа. Организаторская работа по подготовке ведется руководителем или его заместителем.
2.2.3.Для подготовки наиболее сложных вопросов рекомендуется создание специальной комиссии или рабочей группы из числа работников администрации района. Руководит ею председатель комиссии или лицо, указанное в поручении первым.
2.2.4.При подготовке совместного документа руководители заинтересованных органов исполнительной власти района, организаций и учреждений согласованно определяют порядок и сроки подготовки проекта, а также лиц, ответственных за его подготовку.
2.2.5.В проект документа должны включаться вопросы, относящиеся к одной или нескольким проблемам, непосредственно связанным между собой по содержанию, где должно четко определяться, кому адресуется документ и на кого он распространяется.
2.2.6.Перед составлением текста документа должны быть изучены относящиеся к данному вопросу документы вышестоящих органов государственной власти и управления, справочные, аналитические материалы, а также документы администрации района, изданные ранее по данному вопросу.
2.3.Требования к тексту документа
2.3.1.Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст проекта документа должен быть изложен понятным языком, не допускающим различных толкований.
Справки, обосновывающие основные положения и выводы документов, должны занимать не более трех страниц, напечатанных через 1,5 межстрочных интервала.
2.3.2.Текстовая часть документов подразделяется на преамбулу (вступительную часть) и заключительную часть.
Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула может отсутствовать, при необходимости допускаются формулировки первой фразы "В соответствии...", "В целях...", "В связи..." и т.д.
Если основанием принятия документа является документ вышестоящих органов государственной власти и управления, то в преамбуле указываются наименование, дата, номер, а также пункт или статья документа, который имеет непосредственное отношение к органу, издающему правовой акт.
2.3.3.В зависимости от объема и содержания постановляющая часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты, а утверждаемые или одобряемые этими актами положения, перечни и т.п. - на части, разделы, главы, статьи, пункты, подпункты, абзацы.
Пункты документа должны иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами с точками после них.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются следующим образом: а), б), в), или 1), 2), 3). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяются точкой с запятой.
При необходимости (в положениях, программах, уставах и других подобных документах) подпункты могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1., 1.2., 1.3.).
2.3.4.Недопустимо помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Объединение в одном пункте мало связанных между собой по содержанию вопросов также не допускается.
2.3.5.Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия ("Отделу культуры администрации района подготовить предложения..."), либо с указания действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя ("Создать в структуре управления социальной защиты населения администрации района...").
Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить...", "Установить...").
2.3.6.Документы должны содержать конкретные мероприятия по их выполнению с обязательным указанием сроков исполнения и исполнителей этих мероприятий. Сроки должны быть реальными, достаточными для выполнения намечаемых мероприятий, с учетом объема работ, времени на пересылку документов, установленных сроков представления документов в вышестоящие органы государственной власти и управления.
Не следует включать в проекты документов пункты общего, декларативного характера.
2.3.7.В конце постановляющей части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках промежуточного контроля исполнения. К указанному сроку исполнителем должна представляться информация о ходе выполнения документа.
2.3.8.В качестве исполнителей документов должны указываться управления, комитеты, отделы администрации района, организации. В скобках фамилия руководителя указывается в именительном падеже.
Например:
Финансовому отделу администрации района (О.В.Бородкина)...
Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение поручается ему персонально. В этом случае должность, фамилия и инициалы исполнителя пишутся в дательном падеже.
Например:
Начальнику финансового отдела администрации района О.В.Бородкиной...
2.3.9.В последнем пункте постановляющей части документа должно указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом (полное наименование должности и фамилии приводится в винительном падеже).
Например:
Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы района по социальным вопросам и оргработе В.А.Пшеничникова.
2.3.10.Названия предприятий и организаций должны указываться в проекте документа в точном соответствии с их официальным наименованием.
Использование сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.
2.3.11.Если возникает необходимость неоднократного упоминания в проекте документа какого-либо наименования, то допускается в первом случае его полное наименование, а в дальнейшем тексте - сокращенное обозначение этого наименования.
Например:
Районная комиссия по пропуску весеннего паводка (далее - Комиссия).
Положение о комиссии... (далее - Положение).
2.3.12.Постановляющая часть документа может быть также представлена в приложении в виде отдельного плана мероприятий или положения по какому-либо вопросу. В этом случае постановляющая часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий или положения.
Последняя страница постановления, распоряжения не должна ограничиваться одним пунктом.
2.3.13.При упоминании в документе сведений, зафиксированных в приложениях, в тексте документа указывается: "приложение...", "согласно приложению".
Одно приложение не нумеруется, несколько приложений в тексте нумеруются следующим образом: приложения N 1-5.
2.3.14.Документ может быть отменен (изменен) документом, изданным тем же органом.
Действие документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Если в проекте имеются предложения об отмене или изменении ранее принятых документов, то пишется "Признать утратившими силу пункты 2 и 5 распоряжения...", "Отменить распоряжение...", "Дополнить пункт 4 распоряжения абзацем следующего содержания...", "пункт 5 изложить в следующей редакции..." и т.д.
2.4.Согласование документа и сроки подготовки
2.4.1.В ходе согласования проекта документа изучается правильность изложенных положений, которые определяют компетенцию администрации района по решаемому вопросу, отношение учреждений, организаций и должностных лиц к вопросам, изложенным в проекте.
Изучение содержания и целесообразности документа в администрации проводится путем сбора необходимых письменных заключений, их анализа, согласования доработанного проекта документа с необходимыми органами, организациями и должностными лицами, визирования документа кругом должностных лиц, принимающих обязательное участие в подготовке проекта документа.
Ответственность за качество подготовки проектов документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации района, представивших проекты, заместителей главы района, согласовавших проект.
2.4.2.Проекты документов, где содержатся поручения, затрагивающие интересы других структурных подразделений администрации района, организаций, учреждений, должны согласовываться с их руководителями.
С вышестоящими органами проекты согласовываются, если для осуществления намечаемых мер необходимо разрешение этих органов.
2.4.3.При согласовании замечания и особые мнения руководителей организаций, отпечатанные на отдельном листе, прикладываются к проекту документа с указанием об этом в справке о подготовке проекта "Замечания прилагаются".
Разногласия и замечания в обязательном порядке рассматриваются главой района, заместителями главы района по соответствующему направлению деятельности с участием представителей управлений, комитетов, отделов, подготовивших проект, и организаций, имеющих возражения. Справка по замечаниям прикладывается к проекту документа.
2.4.4.Подготовленные и согласованные с руководителями заинтересованных организаций проекты документов представляются на визу юристу аппарата главы района, на которого возложены обязанности правовой экспертизы документов администрации района.
При наличии в них несоответствия действующему законодательству юрист кратко излагает их суть и возвращает проект документа руководителю организации, представившему проект, для доработки.
2.4.5.Необходимым условием подготовки проекта документа является обязательное визирование проекта заместителем главы района по соответствующему направлению деятельности, затем заместителем главы района по социальным вопросам и оргработе.
Визирование производится на справке согласований, прилагаемой к проекту документа.
Проект документа и приложения к нему визируются должностным лицом, внесшим проект, на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.
Проекты документа, представляемых на согласование заместителю главы визируются только в том случае, если они отработаны в соответствии с настоящими Правилами.
Отработанные проекты документов сдаются в организационно-контрольный отдел.
2.4.6.Проекты документов администрации района признаются главой района неподготовленными в случае:
низкого качества проекта документа;
формальности и нецелесообразности его принятия;
отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц, органов, организаций;
наличия отрицательных выводов экспертизы, неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа.
В результате рассмотрения подготовленного проекта документа глава района принимает следующие решения:
подписывает документ;
возвращает документ на доработку;
отклоняет проект документов в связи с нецелесообразностью их издания или незаконностью.
2.4.7.Проекты документов, которые готовятся в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти и управления и не требуют дополнительной проработки при их подготовке, представляются исполнителями в сроки, указанные в резолюции руководящих работников администрации района, а при отсутствии такого указания - в 10-дневный срок со дня получения документа исполнителем.
При подготовке сложных по содержанию актов по документам вышестоящих органов государственной власти срок со дня поступления их в администрацию района до принятия по ним документов не должен превышать, как правило, одного месяца.
Руководители управлений, комитетов, отделов, не обеспечившие в срок представление качественного проекта по документам вышестоящих органов государственной власти и управления, несут за это персональную ответственность.
2.4.8.Проекты документов по вопросам изменения бюджета, выделения средств, а также по вопросам изменения штатов и структуры управлений, комитетов, отделов должны быть согласованы с финансовым отделом администрации района.
2.4.9.По вопросам утверждения и назначения кадров управления, комитеты, отделы представляют проект документа, биографическую справку-объективку.
Распоряжения главы района по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников регистрируются в журнале регистрации распоряжений специалистом по кадрам и спецработе аппарата главы района. Специалист по кадрам и спецработе обеспечивает хранение распоряжений и их рассылку адресатам.
2.5.Оформление и выпуск правовых актов
2.5.1.Подписанные главой района правовые акты передаются в организационно-контрольный отдел для их оформления и выпуска.
2.5.2.Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для постановлений и распоряжений главы района.
2.5.3.Копии рассылаемых документов направляются адресатам согласно рассылке, составленной и завизированной исполнителем документа.
2.5.4.Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти акты.
2.5.5.Замена ранее разосланных документов производится по указанию начальника организационно-контрольного отдела.
2.6.Порядок опубликования правовых актов
2.6.1.Необходимость опубликования правовых актов главы района определяет начальник управления, комитета, отдела администрации района, представившего проект данного документа, а окончательное решение принимает глава района.
2.6.2.Направление правовых актов на публикацию и их учет ведет организационно-контрольный отдел.
2.6.3.Организацию опубликования правовых актов обеспечивает начальник организационно-контрольного отдела.
3.Оформление служебных телеграмм
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
3.1.Подробный адрес (куда, кому).
При направлении телеграмм указываются: адрес - полностью, наименование должности, инициалы, фамилия.
При адресовании телеграмм в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
3.2.Содержание телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов, местоимений, если их отсутствие не меняет смыслового значения и не искажает содержания. Знаки препинания пишутся сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч и т.д.
Текст печатается на стандартных листах бумаги через 1 - 1,5 межстрочных интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной печатной страницы. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.
3.3.Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
3.4.Справочные данные об отправителе отделяются от реквизита "Подпись" сплошной чертой и включают адрес (461060, с. Курманаевка, администрация района), расчетный счет (р/с 19), фамилию исполнителя и номер телефона.
4.Оформление протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий
Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размера N 14. Протокол имеет следующие реквизиты:
4.1.Наименование вида документа - протокол.
4.2.Вид совещания, заседания.
4.3.Дата и номер. Дата проведения совещания, заседания печатается ниже реквизита "Вид совещания, заседания". Дата оформляется словесно цифровым способом, номер - арабскими цифрами. Дата и номер печатаются центрированным способом.
4.4.Место проведения совещания, заседания. При необходимости после реквизитов центрированным способом печатается название населенного пункта или организации, где проводилось совещание, заседание.
4.5.Лица, присутствующие на совещании, заседании. От границы левого поля документа строчными буквами печатается слов "Присутствовали". После слова "Присутствовали" ставится двоеточие. Ниже указываются должности присутствующих, справа от должностей - фамилии с инициалами (в алфавитном порядке). Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.
4.6.Повестка дня. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и подчеркивается, под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.
4.7.Решение оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
4.8.Подпись состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
4.9.Идентификатор электронной копии документа печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.
4.10.Приложения оформляются на отдельном листе бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа.
Например: