Приложение к Распоряжению от 17.01.2007 г № 20-Р Правила
Правила оформления документов в администрации курманаевского района
Введение
Правила оформления документов в администрации Курманаевского района (далее - Правила) подготовлены на основе ГОСТа Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р6.30-2003" / ВНИИДАД, Росархив, 2003, в соответствии с Уставом (Основным Законом) Оренбургской области и Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года N 455/380-II-ОЗ "О правовых актах органов государственной власти Оренбургской области".
Правила устанавливают единый подход к оформлению документов, создаваемых в администрации Курманаевского района (далее - администрации района).
В Правилах сформулированы на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Правила рассчитаны на использование в администрации района средств компьютерной техники.
Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в администрации района, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
Правила предназначены для использования в структурных подразделениях администрации района и являются обязательными для соблюдения их работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.
В общих положениях Правил изложены основные требования к подготовке и оформлению документов. Для отдельных видов документов особенности оформления и расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Правил.
1.Общие положения
1.1.Документы в администрации Курманаевского района оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Документы, создаваемые в администрации района, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Для таблиц и графиков может использоваться редактор Microsoft Ехсеl (шрифты Times New Roman или Arial). Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание. При печатании таблиц, содержащих большие табличные данные, можно использовать другие размеры шрифта, но не менее N 10.
1.2.Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
1.3.При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа не нумеруется.
1.4.Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:
Герб района;
наименование структурного подразделения администрации Курманаевского района - автора документа;
почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа (регистрационный штамп);
идентификатор электронной копии документа.
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проект документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.
1.5.Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов
1.5.1.Заголовок составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже "Об утверждении..." "Об организации...", "О состоянии...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строк заголовка не должна превышать 8 см. Если в заголовке количество строк более 5, то длина строк должна быть увеличена, и равняться длине строк текста.
1.5.2.Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов 01 заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
1.5.3.Подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
1.5.4.Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
1.5.5.Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
1.5.6.Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Заголовок реквизита - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ - отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочных интервала.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Курманаевского района
________________ Ю.Д.Коляда
20.01.2006Остальные строки многострочного реквизита печатаются через один межстрочный интервал.
1.5.7.Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового отдела
администрации района
_________________ _____________________
(личная полнись) (инициалы, фамилия)
30.08.2005
СОГЛАСОВАНО
Письмо Правительства
Оренбургской области
от 30.09.2005 N 430-1621.5.8.Визы согласования документа. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, приложения к нему и на копии письма ниже реквизита "Подпись".
1.5.9.Резолюция. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе, приложенном к документу, соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
1.5.10.Пометка о контроле. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
1.5.11.Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.
1.5.12.Идентификатор электронной копии документа содержит имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.
1.6.Требования к составлению и расположению реквизитов в проектах правовых актов главы администрации района
Проекты постановлений и распоряжений главы района, отпечатанные на бланках установленной формы (Приложения N 1 - 2), имеют следующие реквизиты:
1.6.1.Наименование вида акта - постановление, распоряжение главы района.
1.6.2.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок постановления, распоряжения главы района отделяется от предыдущего реквизита 2-мя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Длина строк заголовка распоряжения не должна превышать 8 см. Если в заголовке количество строк более 5, то длина строк должна быть увеличена, и равняться длине строк текста.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал.
В сложных заголовках наименования вышестоящего органа и его документа приводятся полностью.
1.6.3.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Преамбула в постановлениях главы района завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
При наличии пунктов в тексте документа они оформляются арабскими цифрами с точкой.
При наличии подпунктов они оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые документы, должны строиться на основе структуры основного нормативного акта.
При наличии приложений к документу в тексте акта на них обязательно дается ссылка.
1.6.4.Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля не менее 4 см через 1 межстрочный интервал.
Длина строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.
Например:
Глава района Ю.Д.Коляда
или
И.о. главы района Н.В.Нефедьев
1.6.5.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
1.6.6.Регистрационный номер проставляется после подписания документа.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется строчная буква "р"; постановления главы района - строчная буква "п"; распоряжения по личному составу - строчные буквы "лс".
Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
1.6.7.Приложения. В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, программы, графики, инструкции, составы комиссий, перечни мероприятий, таблицы, образцы документов и др.
Выражение "Приложение N" допускается печатать прописными буквами.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к распоряжению главы района
от ___________ N __________