Указ главы администрации Оренбургской области от 01.08.2001 № 21-ук
Об утверждении положения об отделе документационного обеспечения администрации области
У К А З ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ Утратил силу - Указ Губернатора Оренбургской области от 26.07.2007 г. N 94-ук 01.08.2001 N 21-ук Об утверждении положения об отделе документационного обеспечения администрации области На основании статьи 48 Устава (Основного Закона) Оренбургскойобласти п о с т а н о в л я ю : 1. Утвердить положение об отделе документационного обеспеченияадминистрации области согласно приложению. 2. Признать утратившим силу положение об отделе делопроизводствааппарата главы администрации области, утвержденное распоряжением главыадминистрации области от 17.08.94 N 622-р. 3. Контроль за исполнением настоящего указа возложить назаместителя главы - руководителя аппарата главы администрации областиТрофимова Ю.В. 4. Указ вступает в силу со дня его подписания. Глава администрации А.А. Чернышев Приложение к указу главы администрации области от 01.08.2001 N 21-ук ПОЛОЖЕНИЕ об отделе документационного обеспечения администрации области I. Общие положения 1.1. Отдел документационного обеспечения администрации области(далее именуется - отдел) является структурным подразделением аппаратаглавы администрации области. Структура и штатная численность отдела утверждаются руководителемаппарата главы администрации области. 2.2. Свою работу отдел осуществляет в соответствии с КонституциейРоссийской Федерации, законами Российской Федерации, указами ираспоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениямиадминистрации области, указами и распоряжениями главы администрацииобласти, приказами и поручениями руководителя аппарата главыадминистрации области и настоящим Положением. II. Основные задачи и функции отдела 2.1. Основными задачами отдела являются: организация и обеспечение функционирования в подразделенияхадминистрации области единой системы документационного обеспечения; совершенствование форм и методов делопроизводства на основеединой технической политики, применения современной компьютерной,копировально-множительной, машинописной и оргтехники; обеспечение быстрого и четкого прохождения документов вадминистрации области, проведение систематического анализа служебнойпереписки, представление предложений руководителю аппарата главыадминистрации по её сокращению, нормализации и оптимизациидокументооборота в администрации области; организационно-методическое руководство службамидокументационного обеспечения в администрации области; разработка сводной номенклатуры дел администрации области; оформление и выпуск указов, распоряжений главы администрацииобласти, постановлений администрации области, постановленийправительства области; документационное обеспечение подразделений администрации области; документационное обеспечение и техническое обслуживание совещанийи иных мероприятий, проводимых главой администрации области ируководителем аппарата главы администрации, заседаний правительства; прием, учет, направление и доставка поступающей служебнойкорреспонденции; отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции; справочная работа по входящим и исходящим документам; техническое обеспечение работы с документами, выполнениемашинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительныхработ; отбор, учет, хранение документов, подлежащих сдаче в архив,организация справочно-информационной работы по ним; совершенствование документационного обеспечения в администрацииобласти на основании применения современных программно-техническихкомплексов подготовки и обработки документов; обеспечение изготовления печатей, штампов, печатно-бланочнойпродукции, используемых в администрации области. 2.2. При осуществлении своих функций отдел: взаимодействует со структурными подразделениями администрацииобласти по вопросам организации и совершенствования документационногообеспечения; совместно с отделом учета и подготовки кадров управлениягосударственной службы и по работе с территориями администрацииобласти организует учебу по вопросам документационного обеспечения; взаимодействует с аппаратом Законодательного Собрания области,аппаратами департаментов, управлений, комитетов и отделовадминистрации области в целях создания Единой системыдокументационного обеспечения и делопроизводства органовгосударственной власти и выполняет указания руководства аппарата главыадминистрации по вопросам подготовки и проведения совещаний и другихмероприятий; подготавливает с участием других подразделений администрацииобласти инструкции и методические материалы, направленные наорганизацию работы в рамках единой системы документационногообеспечения; изучает опыт работы других регионов в области документоведения; участвует в формировании заказов на приобретениекопировально-множительной, машинописной, звукозаписывающей и другойоргтехники, канцелярских принадлежностей; имеет печать со своим наименованием для оформления копийнормативных правовых и правовых документов и ведения делопроизводства; разрабатывает и реализует технологии внутреннего безбумажногооборота; внедряет электронные методы хранения и подготовки бланочнойпродукции; выполняет оперативные работы и поручения, связанные сизготовлением полиграфической продукции на основе автоматизированныхпринт-офисных технологий; ведет переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 2.3. Отдел имеет право: запрашивать и получать от структурных подразделений аппаратаглавы администрации области, департаментов, управлений, комитетов иотделов материалы и информацию, связанные с осуществлением функций,возложенных на отдел, требовать своевременное представление всехнеобходимых материалов к заседаниям, совещаниям и другим мероприятиям,проводимым главой администрации и руководителем аппарата главыадминистраций области; осуществлять контроль, организовывать и проводить проверкисоблюдения установленного порядка работы с документами в структурныхподразделениях администрации области; возвращать исполнителям в структурные подразделения главыадминистрации области, департаменты, отделы, комитеты, управления иорганы исполнительной власти на местах для доработки служебнуюкорреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил; привлекать по согласованию с руководителем аппарата специалистовнаучно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовкиинструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработкирекомендаций по рационализации документационных процессов, повышениюэффективности и культуры управленческого труда. 2.4. Требования отдела по устранению выявленных недостатков инарушений в оформлении проектов указов, распоряжений и постановлений,материалов и служебной корреспонденции, поступающих в адресруководителей администрации области, являются обязательными дляструктурных подразделений администрации области, делопроизводственныхподразделений департаментов, управлений, комитетов и отделовадминистрации области. III. Организация деятельности отдела 3.1. Отдел документационного обеспечения администрации областивозглавляет начальник отдела, который назначается на должность иосвобождается от должности главой администрации области попредставлению руководителя аппарата главы администрации области. Начальник отдела подчиняется непосредственно руководителюаппарата главы администрации области. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются отдолжности руководителем аппарата главы администрации области попредставлению начальника отдела. 3.2. Начальник отдела: руководит деятельностью отдела, в состав которого входятструктурные подразделения, выполняющие функции документационногообеспечения, специалисты приемных главы и заместителей главыадминистрации области; принимает решения по вопросам, относящимся к сфере деятельностиотдела; подготавливает предложения, визирует в установленном порядкедокументы, связанные с деятельностью отдела; согласовывает подготавливаемые структурными подразделениямиадминистрации области документы и материалы, которымипредусматривается внесение дополнений и изменений в единую системудокументационного обеспечения; вносит предложения по должностной инструкции работников отдела,по улучшению условий оплаты труда работников, их поощрению и наложениюна них взысканий; несет ответственность за качество и своевременность выполнениязадач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением. 3.3. Должностная инструкция работников отдела утверждаетсяприказом руководителя аппарата главы администрации области. IV. Прекращение деятельности отдела Деятельность отдела документационного обеспечения прекращаетсяуказом главы администрации области в соответствии с действующимзаконодательством.