Распоряжение Главы города Оренбурга от 05.03.2001 № 737-р
Об утверждении порядка приема зарубежных представителей в администрации г. Оренбурга
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е ГЛАВЫ ГОРОДА ОРЕНБУРГА Утратил силу - Постановление администрации города Оренбурга от 01.09.2011 г. N 5965-п Об утверждении порядка приема зарубежных представителей в администрации г. Оренбурга В соответствии со статьей 5 Закона Оренбургской области "Оборганизации местного самоуправления в Оренбургской области", статьями7, 20 Устава города Оренбурга в целях упорядочения работы сзарубежными представителями подразделений администрации города ирайонов, а также муниципальных предприятий и организаций, соблюденияединых требований международного делового протокола: 1. Утвердить Порядок приема зарубежных представителей вадминистрации г. Оренбурга согласно приложений 1 и 2. 2. Заместителям Главы города, руководителям структурныхподразделений администрации города и главам административных округовобеспечить исполнение требований Порядка. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить напервого заместителя Главы города Костомарова В.Г. Глава города Ю.Н. Мищеряков 5 марта 2001 года N 737-р Приложение 1 к распоряжению Главы города от 5 марта 2001 года N 737-р ПОРЯДОК ПРИЕМА ЗАРУБЕЖНЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ в администрации города Оренбурга I. Общая часть 1.1. Настоящий документ определяет общий порядок приема вадминистрации города представителей зарубежных государств,принимающей стороной которых выступает администрация города,администрация Оренбургской области, различные предприятия иорганизации. 1.2. Под зарубежными представителями понимаются должностныелица и сотрудники дипломатических представительств, органовгосударственного и муниципального управления, представители деловых,научных кругов, общественных организаций, прибывающие в город какиндивидуально, так и в составе делегаций. 1.3. Основанием для приема в администрации городапредставителей зарубежных государств, принимающей стороной которыхвыступает сама администрация в лице Главы города, его заместителей,руководителей подразделений, имеющих статус юридического лица, главадминистративных округов города, является приглашение. Приглашение оформляется отделом международных связей (ОМС). При оформлении приглашения по инициативе структурногоподразделения назначается ответственный за прием от данногоподразделения. Материалы для оформления приглашений передаютсяответственным из структурного подразделения администрации в ОМС непозднее чем за месяц до предполагаемой даты прибытия зарубежныхпредставителей. 1.4. Основанием для приема в администрации городапредставителей зарубежных государств, в случаях, когда администрациягорода не является принимающей стороной, является: - обращение администрации Оренбургской области по организациивстреч с официальными лицами администрации г. Оренбурга, которыевходят в программу пребывания официальных лиц, принимаемыхадминистрацией Оренбургской области (в том числе и по организациивизитов вежливости); - обращение хозяйствующих субъектов города, участвующих врешении проблем социально-экономического развития города, поорганизации встреч с Главой города и заместителями Главы города,руководителями структурных подразделений; - обращение зарубежных некоммерческих организаций, работающихпо грантам государств, различных международных фондов (по организациистажировок, заказов экспертов и т.д.) в рамках соглашения сгородской администрацией; - обращение торгпредств зарубежных государств о приемекоммерческих фирм и торговых миссий, имеющих международную репутацию; - иные обращения по профилю соответствующей организации. 1.5. Для организации отделом международных связейсоответствующих встреч в администрации города обращение должно бытьсделано не менее чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты встречи. 1.6. Проведение приема, а также рабочих встреч с зарубежнымипредставителями сопровождается оформлением карточки учета переговоров(приложение 2). При приеме официальных делегаций карточка учетаоформляется представителем ОМС, присутствующим на данном приеме. Приприемах и рабочих встречах в подразделениях администрации городакарточка оформляется ответственным за прием сотрудникомсоответствующего подразделения и передается для учета в ОМС либоприглашенным на встречу представителям ОМС. Рабочие встречи,проводимые в ОМС, также подлежат отражению в карточках учета. 1.7. Материалы, передаваемые зарубежными представителями вовремя приемов, визитов и рабочих встреч в подразделениях города,содержащие сведения об их стране, каталоги фирм и компаний, а такжепроспекты по направлениям сотрудничества, подразделения администрацииобязаны передавать в ОМС для формирования банка данных. 1.8. Материалы по ответным визитам в зарубежные страныработников администрации передаются в ОМС в виде краткого отчета срезюме по достигнутым договоренностям. 1.9. Подготовку помещений и сувенирной продукции, другие помероприятия по приему зарубежных представителей, связанные сматериальными и финансовыми затратами, а также обеспечениетранспортом вышеназванных мероприятий организует руководитель пообеспечению деятельности администрации города. II. Прием зарубежных представителей, прибывающих по приглашению администрации г. Оренбурга 2.1. Форма и особенности приема зарубежных представителей,прибывающих по приглашению администрации города, определяется цельювизита (выяснение возможностей установления контактов, проведениепереговоров по конкретным проектам, подписание документов,организация семинаров, выставок, конференций и т.д.). 2.2. Для организации пребывания зарубежных представителейпринимающая сторона (в лице ОМС или соответствующее структурноеподразделение администрации города с участием ОМС) должна разработать: - общую программу, предназначенную для гостей, которая включаетв себя распорядок по деловой части (переговоры, встречи), приемов(завтраки, обеды, ужины), культурную программу, встречу - проводы; - подробную рабочую программу, которая отражает всеорганизационные моменты (состав встречающих, транспортноеобслуживание, размещение в гостинице, организация перевода и т.д. суказанием ответственного лица); - смету расходов, которая подлежит утверждению Главой города. 2.3. В процессе подготовки общей программы пребываниязарубежных представителей отдел международных связей взаимодействуетпо вопросу организации встреч, в том числе на предприятиях и вучреждениях города, со структурными подразделениями администрации. Структурные подразделения администрации обязаны оказыватьсодействие отделу международных связей в подготовке справок иматериалов, организации и проведении переговоров на предприятиях и вучреждениях и дальнейшем осуществлении проектов. Организацию встреч с руководителями городских служб,руководителями подразделений администрации, с заместителями Главыгорода и главами административных округов ОМС осуществляетсамостоятельно. 2.4. При формировании группы по встрече - проводам ранг идолжность встречающих должны соответствовать рангу и должностиприбывающих. III. Прием официальных лиц, представителей зарубежных компаний, принимающей стороной которых администрация города не выступает 3.1. Для организации встреч руководителей администрации городасогласно курируемым ими вопросам с зарубежными представителями,принимающей стороной которых администрация города не выступает,организаторам визита целесообразно пройти предварительноесобеседование в отделе международных связей. 3.2. Отдел международных связей после собеседования определяеткруг лиц администрации города, с которыми необходима проработкавопроса или программы, предложенной организаторами визита, и проводитв зависимости от тематики либо совещание с приглашением руководителейразличных подразделений, либо встречу в соответствующем подразделенииадминистрации. Приложение 2 к распоряжению Главы города от 5 марта 2001 года N 737-р Карточка учета переговоров в администрации г. Оренбурга Название инофирмы или организации ______________________________ Страна ________________________ Дата переговоров _______________ Участники переговоров: С зарубежной стороны ___________________________________________ ФИО, должность _________________________________________________ С российской стороны ___________________________________________ Основные обсуждавшиеся вопросы ________________________________________________________________ Мнения сторон: ________________________________________________________________ Достигнутая договоренность или позиция сторон по разногласиям: ________________________________________________________________ Переданные сторонами друг другу материалы, документы: С зарубежной стороны ________________________________________________________________ С российской стороны ________________________________________________________________ Примечание ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Необходимые поручения структурным подразделениям илипредприятиям, организациям, резюме, для чего еще может представлятьинтерес данный проект и т.д.