Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 № 174-п

                  ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

                      П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

     05.03.2013              г. Оренбург                  N 174-п

              Об утверждении регламентов по организации

               электронного документооборота в органах

              исполнительной власти Оренбургской области

    
           
      (В редакции Постановления Правительства Оренбургской области     
      

    
  

                 от 26.04.2017 № 308-п; от 06.07.2017 № 508-п)          

  

     В  соответствии  с  постановлением   Правительства   Оренбургской

области от 3 октября 2012 года N 864-п "О системе юридически значимого

электронного документооборота с использованием электронной  подписи  в

органах  исполнительной  власти  и  органах  местного   самоуправления

Оренбургской области", в целях внедрения системы юридически  значимого

электронного документооборота:

     1. Утвердить:

     1.1. Регламент по  организации  электронного  документооборота  и

автоматизации  делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти

Оренбургской   области   согласно   приложению   N 1   к    настоящему

постановлению.

     1.2. Регламент  применения  электронной  подписи  в   электронном

документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской  области

согласно приложению N 2 к настоящему постановлению.

     2. Рекомендовать  органам  местного  самоуправления  Оренбургской

области, использующим систему электронного документооборота:

     2.1. Руководствоваться  регламентами,   утвержденными   настоящим

постановлением.

     2.2. Заключить   с    государственным    бюджетным    учреждением

Оренбургской области  "Центр  информационных  технологий  Оренбургской

области" соглашение о взаимодействии сторон  при  организации  системы

электронного документооборота с  применением  электронной  подписи  по

форме согласно приложению N 3 к настоящему постановлению.

         
    3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на

  

    вице-губернатора   –   заместителя   председателя   Правительства    –

  

    руководителя аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области

  

    
      Кулагина  Д.В.  (В  редакции  Постановления Правительства Оренбургской
    
    
      

    
  

    области от 26.04.2017 № 308-п)

  

     4. Постановление  вступает  в   силу   после   его   официального

опубликования.

Губернатор                                                    Ю.А.Берг

Приложение № 1

к постановлению

Правительства области

от 05.03.2013 № 174-п

РЕГЛАМЕНТ

по организации электронного документооборота и

автоматизации делопроизводства в органах

исполнительной власти Оренбургской области

 

(В редакции ПостановленияПравительства Оренбургской области

от06.07.2017 № 508-п)

 

Содержание

I. Общие положения …………………………………………………………	5
II. Типы и виды регистрируемых документов ……………………………..	5
III. Участники документооборота…………………………………………...	6
IV. Обработка документов с использованием средств СЭД ………...........	7
V. Основные операции документооборота ………………………………...	8
VI. Направление документов ……………………………………………….	9
VII. Работа с входящими документами …………………………………….	9
VIII. Контроль исполнения входящих документов ………………………..	15
IX. Работа с ОРД ……………………………………………………………..	19
X. Контроль исполнения ОРД ………………………………………………	25
XI. Работа с исходящими документами ……………………………………	29
XII. Работа с внутренними документами …………………………………..	34
XIII. Контроль исполнения внутренних документов ……………………...	39
XIV. Работа с обращениями граждан ………………………………………	42
XV. Контроль исполнения обращений граждан …………………………..	47
XVI. Работа с факсимильными документами ……………………………..	50
Приложение № 1. Подготовка проекта документа ………………………..	54
Приложение № 2. Ввод содержания ………………………………………..	55
Приложение № 3. Согласование проекта документа	56
Приложение № 4. Отправка документа на подпись и подписание документа …………………………………………………………………….	58
Приложение № 5. Отправка документа на регистрацию и регистрация документа …………………………………………………………………….	60
Приложение № 6. Ознакомление с документом …………………………..	61
Приложение № 7. Внесение резолюций и выдача поручений ……………	62
Приложение № 8. Постановка документа, резолюции, поручения на контроль …………………………………………………………………..	64
Приложение № 9. Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения …………………………………………………………………….	69
Приложение № 10. Исполнение документа, резолюции, поручения …….	70
Приложение № 11. Подписание документов с использованием ЭП и проверка ЭП ………………………………………………………………….	71
Приложение № 12. Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве ……………………………………………………………	74
Приложение № 13. Учет передачи экземпляров …………………………..	77
Приложение № 14. Поиск документов ……………………………………..	78
Приложение № 15. Описание видов связей между документами ………..	82
Приложение № 16. Работа в БД «СпО» ……………………………………	86

 

 

Список сокращений, используемых в настоящем

Регламенте

 

БД«ВнД» – база данных «Внутренние документы»;

БД«ВхД» – база данных «Входящие документы»;

БД«ИсхД» – база данных «Исходящие документы»;

БД«ОГ» – база данных «Обращения граждан»;

БД«ОРД» – база данных «Организационно-распорядительные документы»;

БД«СпО» – база данных «Справочник организаций»;

БД«СМ-Факс» – база данных «СМ-Факс»;

КД– карточка документа;

КИ– карточка исполнения;

ККЗ– контрольная карточка задания;

КП– карточка поручения;

КР– карточка резолюции;

ЛС– лист согласования;

ЛО– лист ознакомления;

органыисполнительной власти – органы исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД– организационно-распорядительные документы;

ПО– программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютернойсистемой;

РКК– регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрациидокумента в СЭД;

системнаяорганизация – организация, в которой установлена СЭД с использованием шлюза дляобмена документами в электронном виде;

службаДО – служба документационногообеспечения;

C ЭД– автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства ворганах исполнительной власти Оренбургской области;

ЭП– электронная подпись.

 

I. Общие положения

 

1. Регламент по организацииэлектронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органахисполнительной власти разработан в связи с внедрением в органах исполнительнойвласти СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческойдеятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД ворганах исполнительной власти.

 

II. Типы и видырегистрируемых документов

 

2. Тип документа – документы,используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа – классификация типов документов(указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы – официальныедокументы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несутисходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы –официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которыенесут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы – документы, не выходящиеза пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач впределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы –документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующиезадачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности,ответственность сотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция,поступившая в адрес организации («входящие документы»);

устные и письменные обращения граждан («обращенияграждан»);

письма, телеграммы и другая корреспонденция,направляемая из организации в адреса других организаций и граждан («исходящиедокументы»);

письма, докладные записки, справки, циркулирующиевнутри организации («внутренние документы»);

указы и распоряжения Губернатора Оренбургскойобласти, постановления Правительства Оренбургской области, приказы ираспоряжения органов исполнительной власти («организационно-распорядительныедокументы»).

 

III. Участникидокументооборота

 

4. Участники СЭД – органы исполнительной власти, органы местногосамоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственныеорганизации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти,заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области «Центринформационных технологий Оренбургской области» по согласованию с департаментоминформационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействиисторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудникиорганов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте,подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основныегруппы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы вСЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции,относящиеся к нескольким группам.

 

Таблица 1

 

 

Основные группы участников документооборота

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрений обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора – председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД
Факс-оператор	прием, перенаправление и регистрация входящих факсов, отправка исходящих факсов

 

IV. Обработка документов сиспользованием средств СЭД

 

5. Средства СЭДобеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов наподпись и их подписание;

регистрация входящих,исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращенийграждан;

заверениесодержания входящих,исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов наознакомление;

внесение резолюций/выдачапоручений;

постановка на контроль иснятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формированиезаданий;

формирование отчетов обисполнении заданий и документов;

контроль исполнениязаданий и документов;

отнесение документов вдела;

направление документов вархив;

получение документов пофаксу;

отправка документов пофаксу.

6. Для документов взависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующиеэлектронные описания (карточки и листы):

КД – для всех документов;

КР – для входящих,внутренних документов и обращений граждан;

КП – дляорганизационно-распорядительных документов;

ККЗ – для всехпоставленных на контроль заданий по документу;

КИ – для всех исполненныхзаданий по документу;

ЛС – для всех документов,направляемых на согласование;

ЛО – для всех документов,направляемых на ознакомление.

7.Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляютсяне через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы (форма документа, форма резолюции, форма порученияи другое).

Доступ кэлектронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (вчасти, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители,зарегистрировавшие документ;

руководители, к которымпоступил документ, и лица их замещающие в СЭД;

исполнители, которымотписан документ;

дополнительные читатели,указанные в КД.

 

V.Основные операции документооборота

 

8. Составныечасти документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2.Состав и последовательность для разных видов документов различаются.

 

Таблица 2

 

Составныечасти и операции документооборота

 

Составные части документооборота	Операции документооборота	Группы документов
		обращения граждан	входящие	исходящие	внутренние	организационно-распорядительные
Делопроизводство	подготовка проекта документа
	согласование проекта документа
	отправка документа на подпись
	отправка документа на регистрацию
	отправка документа по факсу
Организация работы с  документами	регистрация документа
	заверение содержания документа
	ознакомление с документом
	внесение резолюции и выдача поручения
	постановка документа, резолюции, поручения на  контроль
	исполнение резолюции, поручения, документа в целом
	подготовка отчета об исполнении документа
	отнесение документа в дело
	передача документа на архивное хранение
	уничтожение документа

 

	– обязательно
	– возможно
	– не применяется

9. Согласование документов – коллективнаяподготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц, проведениеэлектронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном видезначительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лицатерриториально удалены. Согласующие лица получают оперативный доступ кдокументу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям.Использование электронного согласования снижает затраты на распечатку иксерокопирование согласуемых документов и приложений.

Ознакомление с документом – формированиесписка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документамипозволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительнойвласти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

 

VI. Направлениедокументов

 

10. При направлении документов междуорганами исполнительной власти должен использоваться тип документа «Внутренниедокументы», регистрация документов должна производиться в БД «ВнД».

 

VII. Работа свходящими документами

 

11. Для работы с входящими документами вСЭД используется БД « ВхД ».

При работе с входящими документами в СЭДсотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель – сотрудник службы ДО иликанцелярии органа исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник – руководитель органаисполнительной власти или структурного подразделения, которому адресовандокумент.

 

Документы, адресованные руководству органаисполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретноголица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

Прирегистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняет следующие поля:

«№ документа» – исходящий номердокумента;

«Вид документа»;

«Дата документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержаниедокумента;

«Корреспондент» – организация, направившаядокумент;

«Автор» – фамилия, имя, отчество должностноголица, подписавшего документ;

«Адресаты» – фамилия, имя, отчество работника(работников);

«Количество» – количество листов документа, втом числе приложений к нему, и экземпляров.

 

 

На закладке «Отношение кделу» делопроизводитель делаетсоответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будетхраниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, датасписания в дело (приложение № 12 к настоящему Регламенту).

В случае если документ поступил от системнойорганизации, делопроизводительоткрывает его из вида «На предв. обработке/по местурегистрации»,

в режиме редактирования, снимает документ спредварительной обработки и регистрирует (приложение № 5 к регламенту).

После регистрации в системную организациюавтоматически направляется информация о номере и дате входящего документа.

12. В случае еслирегистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу,во исполнение какого-либо ОРД, в ответ на запрос и другое), зарегистрированныйв СЭД, делопроизводитель на закладке «Связи» устанавливает связь с КДданного документа (приложение № 15 к настоящему Регламенту).

 

13. В разделе«Содержание» размещается файл, содержащий сканированный документ (приложение№ 2 к настоящему Регламенту).

При необходимости зафиксировать вид доставкидокумента делопроизводитель заполняет поле «Вид доставки» (закладка«Доставка»).

14. При необходимости устанавливается отметкао контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке«Контроль» (приложение № 8 к настоящему Регламенту).

При поступлении документа с сопроводительнымписьмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящегодокумента на закладке «Сопроводительное письмо»).

 

15. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытогоключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержаниевходящего документа с использованием ЭП (приложение № 11 к настоящемуРегламенту). Для заверения содержания документаделопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» в разделе «Содержание»автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен», отображаются дата, время,фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

16. В случае еслизаверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменитьзаверение».

17. Послеотмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации входящий документ может бытьнаправлен на ознакомление (приложение № 6 к настоящему Регламенту). В ЛОнеобходимо заполнить следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

18. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющийзакрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В этомслучае поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписаноинициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

19. В случаенеобходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срокаознакомления, добавление участника ознакомления и другое) исполнитель прерываетпроцесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжитьпроцесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получившийуведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметкуоб ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительноеознакомление до ответа.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаучастник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметкиоб ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ»автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» иправом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

VIII. Контроль исполнениявходящих документов

 

20. При организации исполнения входящихдокументов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ, требующийисполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнениерезолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции подокументу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительнойвласти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения,ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительнойвласти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения,имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение авторрезолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР(приложение № 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля:

«Автор »;

«Дата постановки»;

«Исполнители»;

«Текст»;

«Срок исполнения».

Исполнение каждой резолюции может бытьпоставлено на контроль .

После создания резолюции по входящемудокументу, полученному от системной организации, в системную организациюавтоматически направляется информация, где указываются автор резолюции,исполнитель и текст.

21. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа авторрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее сиспользованием ЭП (приложение № 11 к регламенту). В случаесохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматическиподписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

 

22. Сотрудники,получившие уведомления о назначении их исполнителями документа согласнорезолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечныйитог исполнения резолюции (приложение № 9 к настоящему Регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнениюрезолюции;

«Тип исполнения».

 

После создания КИ резолюции по входящемудокументу, полученному от системной организации, в системную организациюавтоматически направляется информация, где указываются автор исполнения, датаисполнения и текст.

23. Для созданияпромежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающиеКИ, должны указать тип исполнения «Для информации».

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, присохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП (приложение№ 11 к регламенту). В случае сохранения отчета об исполнении поля «Текст исполнения»,«Файлы» и «Текст» из раздела «Информационные материалы» автоматическиподписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма .

 

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурногоподразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников,находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срокаисполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводительзаполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будетперенесен для резолюции в целом.

 

25. Снять резолюцию с контроля имеетправо автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО иканцелярии органа исполнительной власти (приложение № 10 к регламенту).

При условии, чторезолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или вдокументе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролерснимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностью исполнено».

В случае принятия решения о снятии документа с контроля, контролер в КДна закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения .

В случае если бумажный оригинал или копия (если исполнителей документабыло несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке всоответствующую папку по номенклатуре дел структурногоподразделения-исполнителя, непосредственный исполнитель в КИ на закладке«Отношение к делу» делает соответствующую отметку, где указываютсяподразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе,номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение № 12 к регламенту).

 

 

IX. Работа с ОРД

 

26. Дляработы с ОРД в СЭД используется БД «ОРД».

Приработе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель – руководитель или замещающий егосотрудник, который отвечает за подготовку, согласование, исполнение ОРД илипоручения по ОРД;

участник согласования – руководитель,согласующий ОРД.

Присоздании проекта ОРД в СЭД исполнитель заполняет следующие поля КД (приложение№ 1 к настоящему Регламенту):

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание ОРД;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчестворуководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, втом числе приложений к нему.

Вразделе «Содержание» размещается файл ОРД .

На закладке«Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, где указываютсяподразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе,номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

27.В случае если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документуили разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД,исполнитель на закладке «Связи» устанавливает связь с КД данного документа .

28. После заполнения всех обязательных полей КД исполнительнаправляет проект ОРД на согласование.

При заполнении ЛСисполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное, комбинированное (поумолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС, который не должен бытьменьше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроек системы,установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛСподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля«Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛСустанавливается статус «Подписано инициатором» и  правом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

29. Все циклысогласования проекта документа отражаются на закладке ЛС «Историясогласования».

Получив уведомление оначале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создаетответ нажатием кнопки «Виза», выражающий согласие, несогласие или особое мнениепо представленному на согласование проекту документа.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаучастник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы посогласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визырешение участника (выбор варианта в группе «Решение»), поля «Файлы» и «Текст»раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливаетсястатус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

30. Вслучае необходимости изменения содержания документа в соответствии сзамечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласованиянажатием кнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД ОРД в разделе «Содержание»исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версииисполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимостиизменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования,добавление участника согласования, другое) исполнитель прерывает процесссогласования нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛС. Продолжить процесссогласования можно по кнопке «Продолжить процесс» в ЛС.

После окончания процессасогласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю ипараллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми согласующими подписями(приложение № 4 к настоящему Регламенту).

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ сиспользованием ЭП. Вэтом случае при нажатии на кнопку  и подтвержденииподписи документа поля «Файлы» и «Текст»раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата ивремя подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма .

31. Подписанный оригинал ОРД передается вслужбу ДО или канцеляриюоргана исполнительной власти. Делопроизводитель службы ДО или канцеляриирегистрирует карточку подписанного документа ОРД (приложение № 5 кнастоящему Регламенту).

При необходимостиустанавливается отметка «Публиковать в разделе подразделения на Портале» изаполняется поле «Сведения о публикации». На закладке «Контроль»устанавливается отметка «Контроль в целом» и заполняются поля «Срок исполнения»и «Контроль возложен на ». На закладке «Рассылка» заполняется поле «Список рассылки».

После официального опубликования ОРД в средствахмассовой информации заполняются поля «Дата опубликования» и «Газета».

При наличии настроек системы, установленного ПО изакрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверитьсодержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документаделопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен», отображается дата, время,фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

32. Для проверки ЭП делопроизводительнажимает на пиктограмму .

В случае если заверение необходимо отменить,делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

33. Послеотмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестаютотображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

Если в списке рассылки указаны системныеорганизации, то после регистрации ОРД им автоматически направляется информацияо документе и исполнитель документа может посмотреть результат получения назакладке «Доставка-Получение».

 

 

При необходимости послерегистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. В ЛОзаполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участник»;

«Хранение листа ознакомления».

«Комментарии инициатора».

 

34. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛОподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля«Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правомверхнему углу появляется пиктограмма .

 

35. В случае необходимости изменения параметров процессаознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления,другого) автор ЛО прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановитьпроцесс» в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно нажатиемкнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получившийуведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении сдокументом или перенаправить документ на предварительное ознакомление доответа.

При наличии настроек системы, установленногоПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытымключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ сиспользованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ»автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» иправом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

 

 

X. Контроль исполнения ОРД

 

36. Приорганизации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения – руководитель, которому адресовандокумент, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, которыйотвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителемпоручения по документу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО иликанцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярииоргана исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводительструктурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Длянаправления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводительдолжен заполнить электронную форму КП (приложение № 7 к настоящемуРегламенту).

В КПзаполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержаниепоручения;

«Срок исполнения»;

«Дата постановки».

Исполнение каждогопоручения может быть поставлено на контроль .

 

 

 

37. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа авторпоручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения КП поля «Текст», «Срокисполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнемууглу КП появляется пиктограмма .

 

После создания поручениясистемной организацией автоматически направляется информация автору поручения,где указываются автор исполнения, исполнитель и текст.

 

38. Сотрудники,получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно поручению,создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итогисполнения поручения.

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению поручения;

«Тип исполнения».

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа илипоручения исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Дляинформации».

40.  При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИподписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИполя «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» раздела «Информационные материалы»автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляетсяпиктограмма .

 

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурногоподразделения, имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников,находящихся в его подчинении.

 

 

 

 

 

 

 

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения,согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнениябудет  перенесен для поручения в целом.

 

 

42. Снять поручение с контроля в связи сизменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право авторпоручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО иликанцелярии органа исполнительной власти (приложение № 10 к настоящему Регламенту).

Приусловии, что поручение полностью исполнено (поставленные в поручении и/или вдокументе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены),контролер снимает с контроля исполнителя и в КП ставит отметку «Полностьюисполнено».

По принятии решения о снятии документа сконтроля контролер в КД на закладке «Контроль» ставит отметку об исполнениидокумента и дату исполнения .

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делаетотметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, датасписания в дело (приложение № 12 к настоящему Регламенту).

 

 

 

XI. Работа с исходящими документами

 

43. Для работы сисходящими документами в СЭД используется
БД « ИсхД ».

При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются наследующие категории:

исполнитель – сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель – секретарь, помощник или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательномпорядке заполняет следующие поля КД:

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Адресаты» – указываются организация и должностное лицо, которомуадресован документ;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающегодокумент;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений кнему.

В разделе «Содержание» размещается файл документа.

 

На закладке «Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, гдеуказываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажномносителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

 

44. В случае еслидокумент создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке«Связи» исполнитель устанавливает связь с даннымдокументам (приложение № 15 к настоящему Регламенту).

Послезаполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящегодокумента на согласование.

Присоздании ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное,комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС,который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО нарабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, присохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процессасогласования поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП. В ЛС устанавливаетсястатус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

45. Все циклысогласования проекта документа отражаются на закладке ЛС «Историясогласования».

Получив уведомление о начале процесса согласования, участниксогласования ознакамливается спроектом исходящего документа и создает ответ по кнопке «Виза», выражающийсогласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласованиепроекту документа.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визыпо согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визырешение участника (выбор варианта в группе «Решение») поля «Файлы» и «Текст»раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливаетсястатус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

46. Вслучае необходимости изменения содержания документа в соответствии сзамечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласованиянажатием кнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД исходящего документа в разделе«Содержание» исполнитель размещает новую версию документа. Для согласованияновой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

Вслучае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменениесрока согласования, добавление участника согласования и другое) исполнительпрерывает процесс согласования нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛС.Продолжить процесс согласования можно по кнопке «Продолжить процесс» в ЛС.

После заполнения всехобязательных полей КД и завершения всех процессов согласования исполнительнаправляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаруководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом,подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае принажатии на кнопку  и подтвержденииподписи документа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП и в КД отражаются дата, время подписания. В правом верхнемууглу появляется пиктограмма .

47. Делопроизводительрегистрирует исходящий документ в СЭД, распечатывает содержание документа набумажном носителе, заверяет текст проставлением штампас указанием реквизитов владельца ЭП и собственноручной подписью, вписываетрегистрационный номер, дату и организует отправку документа (приложение№ 5 к настоящему Регламенту).

При направлении исходящего документа участникам СЭД документ набумажном носителе не направляется.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель,владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящегодокумента с использованием ЭП. Для заверения содержаниядокумента делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверено», отображаются дата, время,фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

 

48. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимаетна пиктограмму .

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимаетна кнопку «Отменить заверение».

49. После отмены заверения информация озаверении и пиктограмма  перестаютотображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости исходящий документ может быть направлен наознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

 

50. Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочемместе и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛОподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля«Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правомверхнему углу появляется пиктограмма .

51. Вслучае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменениесрока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнительпрерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО.Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» вЛО.

Руководитель,получивший уведомление об ознакомлении с исходящимдокументом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом илиперенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО нарабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытымключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ сиспользованием ЭП. В случае сохраненияответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП.В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнем углу появляетсяпиктограмма .

 

В случае если в списке адресатов указанысистемные организации, после регистрации им автоматически направляетсяинформация об исходящем документе. После регистрации полученного документа вСЭД системной организации, автору исходящего письма автоматически доставляетсяинформация о номере и дате входящего документа, а после создания карточекрезолюций и исполнения – информация об авторе, исполнителе и текст.

 

XII. Работа с внутренними документами

 

52. Дляработы с внутренними документами в СЭД используется БД « ВнД ».

Приработе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующиекатегории:

исполнитель – сотрудник, который создает внутренний документ;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурного подразделения,ответственный за ведение делопроизводства.

Присоздании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядкезаполняет следующие поля КД:

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Адресаты» – указываются организация и должностное лицо, которомуадресован документ;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающегодокумент;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений кнему.

Вразделе «Содержание» размещается файл документа.

На закладке «Отношение кделу» исполнитель делаетсоответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будетхраниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, датасписания в дело.

53. В случае если документ создается в ответ или во исполнениекакого-либо документа, на закладке «Связи» исполнитель устанавливает связь сданным документом .

54. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель можетнаправить проект внутреннего документа на согласование.

Призаполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное,комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срокхранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проектаисходящего документа.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛСподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля«Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛСустанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углупоявляется пиктограмма .

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладкеЛС «История согласования».

Получив уведомление оначале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннегодокумента и создает ответ нажатием кнопки «Виза», выражающий согласие,несогласие или особое мнение по представленному на согласование проектудокумента.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа согласующий, владеющий закрытымключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованиемЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе«Решение»), поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматическиподписываются ЭП. В визе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнемууглу появляется пиктограмма .

56. В случае необходимости изменениясодержания документа в соответствии с замечаниями участников согласованияисполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Прекратить процесс»в ЛС. В КД внутреннего документа в разделе «Содержание» исполнитель размещаетновую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КДновый ЛС.

В случае необходимости изменения параметровпроцесса согласования (изменение срока согласования, добавление участникасогласования и другого) исполнитель прерывает процесс согласования нажатиемкнопки «Приостановить процесс» в ЛС. Продолжить процесс согласования можнонажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛС.

После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭДпроект внутреннего документа на подпись руководителю.

 

При наличии настроек системы, установленного ПО нарабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо,владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку  и подтвержденииподписи документа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП. В КД отражаются дата, время подписания и правом верхнему углупоявляется пиктограмма .

После подписания делопроизводитель регистрируетвнутренний документ в СЭД и документ направляетсяучастникам СЭД без бумажной копии.

57. Принеобходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом исрок исполнения на закладке «Контроль».

При необходимости внутренний документ может быть направлен наознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарииинициатора».

 

Исполнитель внутреннего документа может посмотретьрезультат получения на закладке «Доставка-Получение».

 

 

58. Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочемместе и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛОподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля«Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правомверхнему углу появляется пиктограмма .

59. В случаенеобходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срокаознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнительпрерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО.Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» вЛО.

Руководитель, получившийуведомление об ознакомлении с внутреннимдокументом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом илиперенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаучастник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметкиоб ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ»автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» иправом верхнем углу появляется пиктограмма .

 

 

 

XIII. Контроль исполнениявнутренних документов

 

60. При организацииисполнения внутренних документов, сотрудники подразделяются на следующиекатегории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ, требующийисполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает за исполнениерезолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции подокументу;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурного подразделения,ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – секретарь, помощник или делопроизводитель структурногоподразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документана исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнитьэлектронную форму КР.

В КР заполняютсяследующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание резолюции;

«Срок исполнения».

Исполнение каждойрезолюции может быть поставлено на контроль .

 

 

 

 

61. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КРподписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля «Текст»,«Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правомверхнему углу КР появляется пиктограмма .

62. Сотрудники, получившие уведомление о назначенииих исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении(КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» –данные по исполнению резолюции.

 

63. Для созданияпромежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающиеКИ, должны указать тип исполнения «Для информации» .

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, присохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст»раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правомверхнему углу КИ появляется пиктограмма .

64. Исполнитель,являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создатьпоследующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решенияо переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем,делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будетперенесен для резолюции в целом.

65. Снятьисполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/илиисполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудникили делопроизводитель структурного подразделения.

При условии, чторезолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или вдокументе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролерснимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностью исполнено».

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД назакладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения .

Непосредственный исполнительв КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываютсяподразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

 

XIV. Работа собращениями граждан

 

66. Для работы собращениями граждан (далее – обращения ) в СЭД используется БД«ОГ».

При работе с обращениямив СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель – сотрудник отдела по работе с обращениями граждан илиструктурных подразделений;

 

адресат/участник – руководитель органа исполнительной власти илируководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Обращения, адресованныеруководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, безуказания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделепо работе с обращениями граждан или структурном подразделении органа исполнительной власти.

При регистрации обращенияделопроизводитель создает КД обращения и заполняет следующие поля:

1) на закладке «Реквизиты»:

«Вид обращения»;

«Вид типа обращения»;

«Тип обращения»;

«Корреспондент» – фамилия, имя, отчество обратившегося;

«Регион», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Адрес»;

«Тип автора»;

«Адресат»;

«Заявитель»;

«Первичное обращение» – если регистрируемое обращение гражданина являетсяповторным;

2) на закладке«Обращение»:

«Код», «Раздел», «Тема», «Тематика», «Вопрос», «Подвопрос»;

«Предмет ведения»;

«Краткое содержание» – отражает краткое содержание документа;

«Количество» – количество листов документа, в том числе приложений кнему, и количество экземпляров;

3) на закладке «Направление»:

«Адресаты» –  фамилия, имя,отчество руководителя (фамилии, имена, отчества руководителей).

На закладке «Отношение к делу» делопроизводитель делает соответствующую отметку,где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ набумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

67. В случае еслирегистрируемое обращение является ответом на другой документ (направлен вдополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и другое),зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке «Связи» устанавливаетсвязь с КД данного документа.

Вразделе «Содержание» размещается файл, содержащий сканированный документ.

После регистрации обращения в СЭД, оно направляется исполнителю безбумажной копии.

Принеобходимости устанавливается отметка о контроле исполнения обращения в целом исрок исполнения на закладке «Контроль».

 

68. Припоступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель указываетисточник, откуда поступил документ (закладка «Источник поступления») .

 

69. Приналичии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытымключом, может заверить содержание обращения с использованием ЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает накнопку «Заверить». Поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус«Заверен», отображаются дата, время , фамилия, имя,отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

 

70. В случае если заверение необходимоотменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

 

71. Информация о заверении и пиктограмма  перестаютотображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимостипосле регистрации обращение может быть направлено на ознакомление. В ЛОзаполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора» .

72. Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочемместе и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛОподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля«Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором» и правомверхнему углу появляется пиктограмма .

 

73. В случае необходимости изменения параметров процессаознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления идругого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки«Приостановить процесс» в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатиемкнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с обращением,может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправитьдокумент на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО нарабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытымключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ сиспользованием ЭП. В случаесохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматическиподписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнемуглу появляется пиктограмма .

 

XV.Контроль исполнения обращений граждан

 

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяютсяна следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресовандокумент, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, которыйотвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителемрезолюции документа;

делопроизводитель – сотрудник отдела по работе собращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник отдела по работе с обращениямиграждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения,имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или егоделопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КРзаполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание резолюции;

«Срок исполнения».

Исполнение резолюции может быть поставлено наконтроль .

 

 

75. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключаавтор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения КР поля «Текст», «Срокисполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнемууглу КР появляется пиктограмма .

Сотрудники, получившие уведомление о назначении ихисполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ),отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение № 9к регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Результатырассмотрения».

 

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа илирезолюции исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Дляинформации».

Приналичии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнительрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения поля«Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» раздела «Информационные материалы»автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляетсяпиктограмма .

 

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурногоподразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников,находящихся в его подчинении.

Вслучае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного сруководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

78.Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителяи/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий егосотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

Приусловии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюциии/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены),контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностьюисполнено».

По принятии решения оснятии документа с контроля контролер в КД обращения на закладке «Контроль»ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения .

Непосредственныйисполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываютсяподразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

 

XVI. Работа с факсимильными документами

 

79.Для автоматической обработки в СЭД поступивших и направленных в другиеорганизации факсов используется БД «СМ-Факс».

Приработе с факсами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

факс-оператор – сотрудник, которому направляются на рассмотрение «Нерасписанные»и «Неопознанные» факсы, поступающие на закрепленный за ним факс-номер, а такженаправляются уведомления при отправке исходящих факсов сотрудниками, неимеющими на это право;

получатель – сотрудник, который рассматривает полученные факсы и направляет их на регистрацию;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный заведение делопроизводства;

отправитель факсов – делопроизводитель, который направляет в БД «СМ-Факс» документы,зарегистрированные в БД «ИсхД».

80. При поступлениифакса выполняется автоматическое распознавание его содержания и в полученномтексте производится обнаружение названия организации-отправителя с фамилиями сотрудников, ответственных за отправку факса. Послераспознавания входящий документ автоматически помещается в БД «СМ-Факс» в вид«Входящие факсы» и получает статус «Новый».

В случае еслиорганизация-отправитель факса определена, но не обнаружена фамилия сотрудника,ответственного за отправку факса в БД «СМ-Факс», входящему документу будетприсвоен статус «Нерасписанный». В случае еслиорганизация-отправитель отсутствует в БД «СпО»(приложение № 16 к настоящему Регламенту), в БД «СМ-Факс» входящемудокументу будет присвоен статус «Неопознанный».

81.Факс-оператор, получив уведомления, открывает «Нерасписанные»и «Неопознанные» факсы, изучает текст и из распознанного текста восстанавливаетфамилии получателей, если они были искажены в процессе распознания, иприсваивает факсу статус «Новый» или перенаправляетфаксы тем сотрудникам, к которым они могут иметь отношение.

Для выборасотрудников, которым направляются входящие факсы на рассмотрение, факс-оператору необходимо открыть в БД «СМ-Факс» документ врежиме редактирования и указать сотрудников – получателей данного факса,воспользовавшись кнопкой  « ± », расположенной в документе рядом с полем«Получатели», при этом активизируется диалоговое окно выбора сотрудников избазы данных «Структура организации».

При направлениидокумента для регистрации делопроизводителю структурного подразделения иликанцелярии в документе, открытом в режиме редактирования, указываются «Месторегистрации» и в поле «Кому» – фамилия сотрудника, в адрес которого долженрегистрироваться документ, заполняются поля секции «Регистрация», и посленажатия кнопки  «На регистрацию»статус документа изменяется – «На регистрации», а соответствующимделопроизводителям добавляется доступ и формируютсяуведомления.

82.Делопроизводитель, в документе, открытом в режиме редактирования, при нажатие кнопки  «Зарегистрировать»вызывает действие, по которому автоматически создается новая входящая РКК в БД«ВхД». После заполнения полей РКК и регистрации,осуществляется возврат в документ «Входящий факс» БД «СМ-Факс», которыйполучает статус «Зарегистрирован» и содержит ссылку на РКК в БД «ВхД».

В случае еслиделопроизводитель, рассмотрев факс, принял решение, что необходимости регистрировать содержащийся в нем документ нет, он имеетвозможность пометить факс как «Нерегистрируемый», и при этом документвозвращается факс-оператору с уведомлением, содержащим информацию о том, кто и когдаприсвоил такой статус.

 

83. Получателифаксов имеют возможность вносить коррективы в поля, содержащие атрибутыорганизации-отправителя факса.

Для выбораорганизации-отправителя факса получателю необходимо открыть в БД «СМ-Факс»документ в режиме редактирования и указать организацию из ужезарегистрированных в БД «СпО», воспользовавшиськнопками  «+» / «-», расположенными в документе рядом с полем «Организация»,при этом активизируется диалоговое окно выбора организаций из БД «СпО».

Для внесенияизменений в описание организации-отправителя факса получателю факса необходимов документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку  «Ред.»,расположенную рядом с полем «Организация», и внести изменения.

Для создания заявкина новое описание организации-отправителя факса получателю необходимо вдокументе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку  «Нов.», расположенную рядом с полем «Организация», при этомактивизируется диалоговое окно для задания параметров описания новойорганизации.

84. Для того чтобы подготовитьзарегистрированный исходящий документ в БД«ИсхД» на отправку в другую организацию,необходимо открыть РКК исходящего документа в режиме редактирования и нажатькнопку «НА ОТПРАВКУ», при этом делопроизводителю подразделения-отправителястановится доступна кнопка «ОТПРАВКА», то есть он получает право на фиксациюотправки документа.

Делопроизводитель подразделения-отправителя дает команду«Отправить», нажав на кнопку «ОТПРАВКА»,указывает способ отправки «факс-сервер» и нажимает на кнопку «Факс-сервер».

В БД «СМ-Факс»формируется документ «Исходящий факс». Предварительно осуществляется проверканаличия номера факса в документе описания организации-получателя в БД «СпО». Документу присваивается статус «На отправку».

В случае еслидокумент описания организации-получателя в БД «СпО»не содержит номера для отправки факса, необходимо внести коррективы в описаниеданной организации, либо исключить ее из списка рассылки в РКК БД «ИсхД».

В названии файла,который предполагается отправлять по факсу, необходимо использовать толькоанглийские буквы.

Для документа вБД «СМ-Факс» проверяется, имеет ли сотрудник право отправлять факсы. Если правоотсутствует, то факс-оператору направляетсяуведомление со ссылкой на исходящий документ в «СМ-Факс». Факс-оператор можетотказать в отправке, при этом документу присваивается статус «Запрещен котправке» и формируется уведомление сотруднику, инициировавшему отправку факса.

В случае еслиинициировавший отправку факса сотрудник имеет на это право или факс-операторразрешает отправку, документу устанавливается статус «В процессе» иосуществляется его направление на факс-сервер.

По окончанииотправки всех факсов просматриваются уведомления от факс-сервера о результатах отправки. В случае если результатпросмотра уведомления отрицательный, документу устанавливается статус «Сбойотправки» и для факс-оператора,контролирующего использованный для отправки номер факса, формируетсяуведомление со ссылкой на документ из БД «СМ-Факс». Факс-оператор, открывдокумент БД «СМ-Факс», может дать команду повторной отправки факса, при этом унего есть возможность указать по какому номеру факса, если их несколько,начинать отправлять факс.

После успешнойпередачи факса в документе БД «СМ-Факс» устанавливается статус «Отправлен» сдатой и временем отправки, очищается секция «Содержание», а в РКК исходящегодокумента в секции «Отправка» записываются дата и время отправки.

При изменениистатуса документа соответствующие уведомления направляются сотрудникам,отправившим факс, и ответственному факс-оператору.