ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 

06.07.2017                                      г.Оренбург                                      № 508-п

 

 

О внесении изменений в постановление Правительства

Оренбургской области от 5 марта 2013 года № 174-п

 

 

1. Внести в постановлениеПравительства Оренбургской области от 5 марта2013 года № 174-п «Об утверждении регламентов по организации электронногодокументооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области» следующиеизменения:

приложения № 1–3 к постановлению изложить в новойредакции согласно приложениям № 1–3 к настоящему постановлению.

2. Комитету по делам архивов Оренбургскойобласти (Рубин В.А.) до 30 мая 2018 года разработать:

требования к информационной системе«Электронное архивохранилище Оренбургской области»;

совместно с департаментом информационныхтехнологий Оренбургской области регламент передачи и хранения документов винформационную систему «Электронное архивохранилище Оренбургской области».

3. Департаменту информационных технологийОренбургской области (Засинец И.Д.) до 31 декабря 2018 года приобрести и ввестив эксплуатацию информационную систему «Электронное архивохранилище Оренбургскойобласти».

4. Постановление вступает в силупосле его официального опубликования.

 

 

Губернатор                                                                             Ю.А.Берг

 

 

 

Приложение № 1

к постановлению
Правительства области
от 06.07.2017 № 508-п

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ

поорганизации электронного документооборота и

автоматизацииделопроизводства в органах

исполнительнойвласти Оренбургской области

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

I. Общие положения …………………………………………………………	5
II. Типы и виды регистрируемых документов ……………………………..	5
III. Участники документооборота…………………………………………...	6
IV. Обработка документов с использованием средств СЭД ………...........	7
V. Основные операции документооборота ………………………………...	8
VI. Направление документов ……………………………………………….	9
VII. Работа с входящими документами …………………………………….	9
VIII. Контроль исполнения входящих документов ………………………..	15
IX. Работа с ОРД ……………………………………………………………..	19
X. Контроль исполнения ОРД ………………………………………………	25
XI. Работа с исходящими документами ……………………………………	29
XII. Работа с внутренними документами …………………………………..	34
XIII. Контроль исполнения внутренних документов ……………………...	39
XIV. Работа с обращениями граждан ………………………………………	42
XV. Контроль исполнения обращений граждан …………………………..	47
XVI. Работа с факсимильными документами ……………………………..	50
Приложение № 1. Подготовка проекта документа ………………………..	54
Приложение № 2. Ввод содержания ………………………………………..	55
Приложение № 3. Согласование проекта документа	56
Приложение № 4. Отправка документа на подпись и подписание документа …………………………………………………………………….	58
Приложение № 5. Отправка документа на регистрацию и регистрация документа …………………………………………………………………….	60
Приложение № 6. Ознакомление с документом …………………………..	61
Приложение № 7. Внесение резолюций и выдача поручений ……………	62
Приложение № 8. Постановка документа, резолюции, поручения на контроль …………………………………………………………………..	64
Приложение № 9. Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения …………………………………………………………………….	69
Приложение № 10. Исполнение документа, резолюции, поручения …….	70
Приложение № 11. Подписание документов с использованием ЭП и проверка ЭП ………………………………………………………………….	71
Приложение № 12. Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве ……………………………………………………………	74
Приложение № 13. Учет передачи экземпляров …………………………..	77
Приложение № 14. Поиск документов ……………………………………..	78
Приложение № 15. Описание видов связей между документами ………..	82
Приложение № 16. Работа в БД «СпО» ……………………………………	86

 

 

 

 

 

Список сокращений, используемых в настоящем
Регламенте

 

БД «ВнД» – база данных «Внутренниедокументы»;

БД «ВхД» – база данных «Входящие документы»;

БД «ИсхД» – база данных «Исходящиедокументы»;

БД «ОГ» – база данных «Обращения граждан»;

БД «ОРД» – база данных«Организационно-распорядительные документы»;

БД «СпО» – база данных «Справочникорганизаций»;

БД «СМ-Факс» – база данных «СМ-Факс»;

КД – карточка документа;

КИ – карточка исполнения;

ККЗ – контрольная карточка задания;

КП – карточка поручения;

КР – карточка резолюции;

ЛС – лист согласования;

ЛО – лист ознакомления;

органы исполнительной власти – органыисполнительной власти Оренбургской области;

ОРД – организационно-распорядительныедокументы;

ПО – программное обеспечение, совокупностьпрограмм, выполняемых компьютерной системой;

РКК – регистрационно-контрольная карточка,предназначенная для регистрации документа в СЭД;

системная организация – организация, вкоторой установлена СЭД с использованием шлюза для обмена документами вэлектронном виде;

служба ДО – служба документационногообеспечения;

CЭД – автоматизированная система электронногодокументооборота и делопроизводства в органах исполнительной властиОренбургской области;

ЭП – электронная подпись.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Общие положения

 

1. Регламент по организации электронногодокументооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительнойвласти разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти СЭД и устанавливаетобщие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческойдеятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД ворганах исполнительной власти.

 

II. Типы и виды регистрируемыхдокументов

 

2. Типдокумента – документы, используемые в работе органов исполнительной власти, пофункциям управления.

Виддокумента – классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление,приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащихрегистрации:

входящие(поступающие) документы – официальные документы, поступающие из внешнихорганизаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию длявыполнения управленческих действий;

исходящие(отправляемые) документы – официальные документы, направляемые во внешниеорганизации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционированииоргана управления;

внутренниедокументы – документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти иобеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления безнаправления информации за его пределы;

организационно-распорядительныедокументы – документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующиезадачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственностьсотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежатрегистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая вадрес организации («входящие документы»);

устные и письменные обращения граждан («обращения граждан»);

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая изорганизации в адреса других организаций и граждан («исходящие документы»);

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутриорганизации («внутренние документы»);

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области,постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органовисполнительной власти («организационно-распорядительные документы»).

 

 

 

 

III. Участники документооборота

 

4. Участники СЭД – органы исполнительной власти, органы местногосамоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственныеорганизации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти,заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области «Центринформационных технологий Оренбургской области» по согласованию с департаментоминформационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействиисторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие вдокументообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основныегруппы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы вСЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции,относящиеся к нескольким группам.

 

Таблица 1

 

 

Основные группы участниковдокументооборота

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрений обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора – председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД
Факс-оператор	прием, перенаправление и регистрация входящих факсов, отправка исходящих факсов

 

IV. Обработка документов сиспользованием средств СЭД

 

5. Средства СЭДобеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних иорганизационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих иорганизационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа вцелом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий идокументов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

получение документов по факсу;

отправка документов по факсу.

6. Для документов взависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующиеэлектронные описания (карточки и листы):

КД – для всех документов;

КР – для входящих, внутренних документов и обращенийграждан;

КП – для организационно-распорядительных документов;

ККЗ – для всех поставленных на контроль заданий подокументу;

КИ – для всех исполненных заданий по документу;

ЛС – для всех документов, направляемых на согласование;

ЛО – для всех документов, направляемых на ознакомление.

7.Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются нечерез электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузеравеб-формы (форма документа, форма резолюции, форма поручения и другое).

Доступ к электроннымописаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части,касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, к которым поступил документ, и лица ихзамещающие в СЭД;

исполнители, которым отписан документ;

дополнительные читатели, указанные в КД.

 

V. Основныеоперации документооборота

 

8. Составныечасти документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состави последовательность для разных видов документов различаются.

 

Таблица 2

 

Составные части и операции документооборота

 

Составные части документооборота	Операции документооборота	Группы документов
		обращения граждан	входящие	исходящие	внутренние	организационно-распорядительные
Делопроизводство	подготовка проекта документа
	согласование проекта документа
	отправка документа на подпись
	отправка документа на регистрацию
	отправка документа по факсу
Организация работы с  документами	регистрация документа
	заверение содержания документа
	ознакомление с документом
	внесение резолюции и выдача поручения
	постановка документа, резолюции, поручения на  контроль
	исполнение резолюции, поручения, документа в целом
	подготовка отчета об исполнении документа
	отнесение документа в дело
	передача документа на архивное хранение
	уничтожение документа

 

	– обязательно
	– возможно
	– не применяется

9. Согласованиедокументов – коллективная подготовка проектов документов, формирование спискасогласующих лиц, проведение электронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном виде значительносокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены.Согласующие лица получают оперативный доступ к документу и к сформированным впроцессе согласования документа замечаниям. Использование электронногосогласования снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документови приложений.

Ознакомление с документом – формирование спискасотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документами позволитускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти иотказаться от их многократного копирования и архивирования.

 

VI. Направление документов

 

10. При направлении документов между органамиисполнительной власти должен использоваться тип документа «Внутренние документы»,регистрация документов должна производиться в БД «ВнД».

 

VII. Работа с входящимидокументами

 

11. Для работы свходящими документами в СЭД используется БД «ВхД».

При работе с входящимидокументами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярии органаисполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения,ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник – руководитель органа исполнительной властиили структурного подразделения, которому адресован документ.

 

Документы, адресованныеруководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, безуказания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются вслужбе ДО или в канцелярии.

При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняетследующие поля:

«№ документа» – исходящий номер документа;

«Вид документа»;

«Дата документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Корреспондент» – организация, направившая документ;

«Автор» – фамилия, имя, отчество должностного лица,подписавшего документ;

«Адресаты» – фамилия, имя, отчество работника (работников);

«Количество» – количество листов документа, в том числеприложений к нему, и экземпляров.

 

 

На закладке «Отношение кделу» делопроизводитель делаетсоответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будетхраниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, датасписания в дело (приложение № 12 к настоящему Регламенту).

В случае если документ поступил от системной организации, делопроизводительоткрывает его из вида «На предв. обработке/по месту регистрации»,

в режиме редактирования, снимает документ с предварительной обработки ирегистрирует (приложение № 5 к регламенту).

После регистрации в системную организациюавтоматически направляется информация о номере и дате входящего документа.

12. В случае еслирегистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу,во исполнение какого-либо ОРД, в ответ на запрос и другое), зарегистрированныйв СЭД, делопроизводитель на закладке «Связи» устанавливает связь с КДданного документа (приложение № 15 к настоящему Регламенту).

 

13. В разделе «Содержание»размещается файл, содержащий сканированный документ (приложение № 2 к настоящемуРегламенту).

При необходимостизафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле «Виддоставки» (закладка «Доставка»).

14. При необходимостиустанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом исрок исполнения на закладке «Контроль» (приложение № 8 к настоящему Регламенту).

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводительсоздает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке «Сопроводительноеписьмо»).

 

15. При наличиинастроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель,владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа сиспользованием ЭП (приложение № 11 к настоящему Регламенту). Для заверениясодержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». Послеподтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» в разделе «Содержание»автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КДустанавливается статус «Заверен», отображаются дата, время, фамилия, имя,отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

16. В случае еслизаверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменитьзаверение».

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержание становится доступным дляредактирования.

При необходимости послерегистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление (приложение № 6к настоящему Регламенту). В ЛО необходимо заполнить следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

18. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО,владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП.В этом случае поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус «Подписано инициатором»и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

19. В случаенеобходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срокаознакомления, добавление участника ознакомления и другое) исполнитель прерываетпроцесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжитьпроцесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получившийуведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметкуоб ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительноеознакомление до ответа.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участникознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки обознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответаполя «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. Вответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнему углу появляетсяпиктограмма .

 

VIII. Контроль исполнения входящих документов

 

20. При организацииисполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ,требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечает заисполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюциипо документу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярииорганов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярии органовисполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурногоподразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа наисполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнитьэлектронную форму КР (приложение № 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля:

«Автор »;

«Дата постановки»;

«Исполнители»;

«Текст»;

«Срок исполнения».

Исполнение каждой резолюцииможет быть поставлено на контроль .

После создания резолюции повходящему документу, полученному от системной организации, в системнуюорганизацию автоматически направляется информация, где указываются авторрезолюции, исполнитель и текст.

21. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа авторрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее сиспользованием ЭП (приложение № 11 к регламенту). В случае сохранения КР поля«Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматически подписываются ЭП. Вправом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

 

22. Сотрудники, получившиеуведомления о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создаютотчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции(приложение № 9 к настоящему Регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению резолюции;

«Тип исполнения».

После создания КИ резолюции повходящему документу, полученному от системной организации, в системнуюорганизацию автоматически направляется информация, где указываются авторисполнения, дата исполнения и текст.

23. Для созданияпромежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ,должны указать тип исполнения «Для информации».

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнительрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписываетее с использованием ЭП (приложение № 11 к регламенту). В случае сохраненияотчета об исполнении поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст» из раздела «Информационныематериалы» автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляетсяпиктограмма .

 

24. Исполнитель,являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создатьпоследующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения опереносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводительзаполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будетперенесен для резолюции в целом.

 

25. Снять резолюцию сконтроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудникислужбы ДО и канцелярии органа исполнительной власти (приложение № 10 крегламенту).

При условии, что резолюцияполностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросыи задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроляисполнителя и в КР ставит отметку «Полностью исполнено».

В случае принятия решения о снятии документа с контроля, контролер в КДна закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения .

В случае если бумажный оригинал или копия (если исполнителей документабыло несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке всоответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя,непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делаетсоответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будетхраниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, датасписания в дело (приложение № 12 к регламенту).

 

 

IX. Работа с ОРД

 

26. Для работы с ОРД в СЭД используется БД «ОРД».

При работе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель– руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку,согласование, исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участниксогласования – руководитель, согласующий ОРД.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель заполняет следующие поля КД(приложение № 1 к настоящему Регламенту):

«Виддокумента»;

«Заголовок»– отражает краткое содержание ОРД;

«Подпись»– содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего илиутверждающего ОРД;

«Исполнители»;

«Количество»– количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе «Содержание» размещается файл ОРД .

На закладке«Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, где указываютсяподразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе,номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

27. В случае если создаваемый проект ОРД являетсядополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либодокумента, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на закладке «Связи»устанавливает связь с КД данного документа .

28. После заполнениявсех обязательных полей КД исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

При заполнении ЛСисполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное,комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС, который недолжен быть меньше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель,владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП.В случае начала процесса согласования поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус «Подписаноинициатором» и  правом верхнему углупоявляется пиктограмма .

 

29. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладкеЛС «История согласования».

Получив уведомление о началепроцесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД исоздает ответ нажатием кнопки «Виза», выражающий согласие, несогласие илиособое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участниксогласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованиюподписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решениеучастника (выбор варианта в группе «Решение»), поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ»автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус «Подписано» и правомверхнему углу появляется пиктограмма .

30. Вслучае необходимости изменения содержания документа в соответствии сзамечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатиемкнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД ОРД в разделе «Содержание» исполнительразмещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнительсоздает из КД новый ЛС.

В случае необходимостиизменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования,добавление участника согласования, другое) исполнитель прерывает процесссогласования нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛС. Продолжить процесссогласования можно по кнопке «Продолжить процесс» в ЛС.

После окончания процессасогласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельнопередает на подпись оригинал ОРД со всеми согласующими подписями (приложение № 4к настоящему Регламенту).

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаруководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП.В этом случае при нажатии на кнопку  и подтверждении подписи документа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываютсяЭП и в КД отражаются дата и время подписания. В правом верхнему углу появляетсяпиктограмма .

31.Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию органаисполнительной власти. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточкуподписанного документа ОРД (приложение № 5 к настоящему Регламенту).

При необходимости устанавливается отметка «Публиковать в разделеподразделения на Портале» и заполняется поле «Сведения о публикации». Назакладке «Контроль» устанавливается отметка «Контроль в целом» и заполняютсяполя «Срок исполнения» и «Контроль возложен на». На закладке «Рассылка»заполняется поле «Список рассылки».

Послеофициального опубликования ОРД в средствах массовой информации заполняются поля«Дата опубликования» и «Газета».

При наличии настроексистемы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющийзакрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП.Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить».После подтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматическиподписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен»,отображается дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившегозаверение, и пиктограмма .

32. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимаетна пиктограмму .

В случае если заверениенеобходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

33. После отменызаверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержаниестановится доступным для редактирования.

Если в списке рассылки указаны системные организации,то после регистрации ОРД им автоматически направляется информация о документе иисполнитель документа может посмотреть результат получения на закладке«Доставка-Получение».

 

 

При необходимости послерегистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующиеполя:

«Срок ознакомления»;

«Участник»;

«Хранение листа ознакомления».

«Комментарии инициатора».

 

34. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО,владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП.В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст»раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливаетсястатус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления(изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления, другого)автор ЛО прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс»в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжитьпроцесс» в ЛО.

Руководитель, получившийуведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлениис документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление доответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, присохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП.В случае сохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ»автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правомверхнему углу появляется пиктограмма .

 

 

 

X. Контроль исполнения ОРД

 

36. При организацииисполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения – руководитель, которому адресовандокумент, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, которыйотвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителемпоручения по документу;

делопроизводитель – сотрудник службы ДО или канцелярииоргана исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник службы ДО или канцелярии органаисполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурногоподразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Для направления документа наисполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнитьэлектронную форму КП (приложение № 7 к настоящему Регламенту).

В КП заполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание поручения;

«Срок исполнения»;

«Дата постановки».

Исполнение каждого порученияможет быть поставлено на контроль .

 

 

 

37. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа авторпоручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения КП поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители»автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма.

 

После создания поручения системной организацией автоматически направляетсяинформация автору поручения, где указываются автор исполнения, исполнитель итекст.

 

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителямидокумента согласно поручению, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий всеэтапы и конечный итог исполнения поручения.

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению поручения;

«Тип исполнения».

39. Для создания промежуточныхитогов исполнения документа или поручения исполнители, создающие КИ, должныуказать тип исполнения «Для информации».

40. Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаавтор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения КИ поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст»раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правомверхнему углу КИ появляется пиктограмма .

 

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения,имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников, находящихся вего подчинении.

 

 

 

 

 

 

 

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения,согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет  перенесендля поручения в целом.

 

 

42. Снять поручение сконтроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителейимеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводителислужбы ДО или канцелярии органа исполнительной власти (приложение № 10 к настоящемуРегламенту).

При условии, что поручение полностью исполнено (поставленные впоручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решеныи/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КП ставитотметку «Полностью исполнено».

По принятии решения о снятиидокумента с контроля контролер в КД на закладке «Контроль» ставит отметку обисполнении документа и дату исполнения .

Непосредственный исполнительв КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываютсяподразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение№ 12 к настоящему Регламенту).

 

 

 

XI. Работа с исходящими документами

 

43. Для работы сисходящими документами в СЭД используется
БД «ИсхД».

При работе с исходящимидокументами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель – сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель – секретарь, помощник или сотрудникструктурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проектаисходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поляКД:

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Адресаты» – указываются организация и должностное лицо,которому адресован документ;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя,подписывающего документ;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числеприложений к нему.

В разделе «Содержание»размещается файл документа.

 

На закладке «Отношение к делу» исполнитель делает соответствующую отметку, гдеуказываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажномносителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

 

44. В случае еслидокумент создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке«Связи» исполнитель устанавливает связь с данным документам (приложение № 15к настоящему Регламенту).

После заполнения всехобязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документана согласование.

При создании ЛС исполнитель заполняетследующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное,комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС,который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы,установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющийзакрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случаеначала процесса согласования поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус «Подписаноинициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

45. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладкеЛС «История согласования».

Получив уведомление о началепроцесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектомисходящего документа и создает ответ по кнопке «Виза», выражающий согласие,несогласие или особое мнение по представленному на согласование проектудокумента.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы посогласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визырешение участника (выбор варианта в группе «Решение») поля «Файлы» и «Текст»раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливаетсястатус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

46. Вслучае необходимости изменения содержания документа в соответствии сзамечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатиемкнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД исходящего документа в разделе «Содержание»исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версииисполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования(изменение срока согласования, добавление участника согласования и другое)исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Приостановитьпроцесс» в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке «Продолжитьпроцесс» в ЛС.

Послезаполнения всех обязательных полей КД и завершения всех процессов согласованияисполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подписьруководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытымключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии накнопку  и подтверждении подписи документа поля «Файлы»и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП и в КД отражаютсядата, время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма .

47. Делопроизводительрегистрирует исходящий документ в СЭД, распечатывает содержание документа набумажном носителе, заверяет текст проставлением штампа с указанием реквизитоввладельца ЭП и собственноручной подписью, вписывает регистрационный номер, датуи организует отправку документа (приложение № 5 к настоящему Регламенту).

Принаправлении исходящего документа участникам СЭД документ на бумажном носителене направляется.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаделопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержаниенеподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверениясодержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить». Послеподтверждения заверения поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание»автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КДустанавливается статус «Заверено», отображаются дата, время, фамилия, имя,отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма .

 

48. Дляпроверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму .

В случае если заверениенеобходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

49. Послеотмены заверения информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержаниестановится доступным для редактирования.

При необходимости исходящийдокумент может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарии инициатора».

 

50. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО,владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП.В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст»раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливаетсястатус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

51. Вслучае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменениесрока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнительпрерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжитьпроцесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель,получивший уведомление об ознакомлении с исходящимдокументом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом илиперенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участникознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки обознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответаполя «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. Вответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнем углу появляется пиктограмма.

 

В случае если в списке адресатов указаны системныеорганизации, после регистрации им автоматически направляется информация об исходящемдокументе. После регистрации полученного документа в СЭД системной организации,автору исходящего письма автоматически доставляется информация о номере и датевходящего документа, а после создания карточек резолюций и исполнения – информацияоб авторе, исполнителе и текст.

 

XII. Работа с внутренними документами

 

52. Для работы с внутренними документами в СЭД используется БД «ВнД».

При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются наследующие категории:

исполнитель – сотрудник, который создает внутренний документ;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель вобязательном порядке заполняет следующие поля КД:

«Вид документа»;

«Заголовок» – отражает краткое содержание документа;

«Адресаты» – указываются организация и должностное лицо,которому адресован документ;

«Подпись» – содержит фамилию, имя, отчество руководителя,подписывающего документ;

«Исполнители»;

«Количество» – количество листов документа, в том числеприложений к нему.

В разделе «Содержание» размещается файл документа.

На закладке «Отношение кделу» исполнитель делает соответствующуюотметку, где указываются подразделение, в деле которого будет хранитьсядокумент на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания вдело.

53. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либодокумента, на закладке «Связи» исполнитель устанавливает связь с даннымдокументом .

54. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель можетнаправить проект внутреннего документа на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

«Срок согласования»;

«Тип согласования» – параллельное, последовательное,комбинированное (по умолчанию – параллельное согласование);

«Участники»;

«Хранение листа согласования» – срок хранения ЛС,который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛСподписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля«Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛСустанавливается статус «Подписано инициатором» и правом верхнему углупоявляется пиктограмма .

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке ЛС«История согласования».

Получив уведомление о началепроцесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектомвнутреннего документа и создает ответ нажатием кнопки «Виза», выражающийсогласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласованиепроекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы посогласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визырешение участника (выбор варианта в группе «Решение»), поля «Файлы» и «Текст»раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливаетсястатус «Подписано» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

56. В случаенеобходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниямиучастников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатиемкнопки «Прекратить процесс» в ЛС. В КД внутреннего документа в разделе «Содержание»исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версииисполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования(изменение срока согласования, добавление участника согласования и другого)исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки «Приостановитьпроцесс» в ЛС. Продолжить процесс согласования можно нажатием кнопки «Продолжитьпроцесс» в ЛС.

После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭДпроект внутреннего документа на подпись руководителю.

 

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте изакрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытымключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии накнопку  и подтверждении подписи документа поля «Файлы»и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В КД отражаютсядата, время подписания и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

После подписания делопроизводительрегистрирует внутренний документ в СЭД и документ направляется участникам СЭДбез бумажной копии.

57. При необходимостиустанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срокисполнения на закладке «Контроль».

При необходимости внутренний документ может быть направлен наознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарииинициатора».

 

Исполнитель внутреннего документа можетпосмотреть результат получения на закладке «Доставка-Получение».

 

 

58. При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО,владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП.В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст»раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливаетсястатус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

59. В случае необходимостиизменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавлениеучастника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатиемкнопки «Приостановить процесс» в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатиемкнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель, получившийуведомление об ознакомлении с внутреннимдокументом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом илиперенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участникознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки обознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответаполя «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматически подписываются ЭП. Вответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнем углу появляется пиктограмма.

 

 

 

XIII. Контроль исполнения внутренних документов

 

60. Приорганизации исполнения внутренних документов, сотрудники подразделяются наследующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресован документ,требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, который отвечаетза исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителем резолюциипо документу;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – секретарь, помощник или делопроизводительструктурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Длянаправления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводительдолжен заполнить электронную форму КР.

В КРзаполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание резолюции;

«Срок исполнения».

Исполнениекаждой резолюции может быть поставлено на контроль .

 

 

 

 

61. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа авторрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители»автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма.

62. Сотрудники,получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласнорезолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечныйитог исполнения резолюции.

В КИзаполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Текст исполнения» – данные по исполнению резолюции.

 

63. Для созданияпромежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ,должны указать тип исполнения «Для информации» .

При наличии настроексистемы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнительрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения КИ поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст»раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правомверхнему углу КИ появляется пиктограмма .

64. Исполнитель,являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создатьпоследующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

Вслучае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного сруководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будетперенесен для резолюции в целом.

65. Снять исполнителейрезолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей сконтроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник илиделопроизводитель структурного подразделения.

Приусловии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюциии/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены),контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностьюисполнено».

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД назакладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения .

Непосредственныйисполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делает отметку, где указываютсяподразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

 

XIV. Работа с обращениями граждан

 

66. Для работы с обращениямиграждан (далее – обращения ) в СЭД используется БД «ОГ».

При работе с обращениями вСЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель – сотрудник отдела по работе с обращениямиграждан или структурных подразделений;

 

адресат/участник – руководитель органа исполнительной властиили руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Обращения, адресованныеруководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, безуказания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются вотделе по работе с обращениями граждан или структурномподразделении органа исполнительной власти.

При регистрации обращенияделопроизводитель создает КД обращения изаполняет следующие поля:

1) на закладке«Реквизиты»:

«Вид обращения»;

«Вид типа обращения»;

«Тип обращения»;

«Корреспондент» – фамилия, имя, отчество обратившегося;

«Регион», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Адрес»;

«Тип автора»;

«Адресат»;

«Заявитель»;

«Первичное обращение» – если регистрируемое обращениегражданина является повторным;

2) на закладке «Обращение»:

«Код», «Раздел», «Тема», «Тематика», «Вопрос», «Подвопрос»;

«Предмет ведения»;

«Краткое содержание» – отражает краткое содержание документа;

«Количество» – количество листов документа, в том числеприложений к нему, и количество экземпляров;

3) на закладке «Направление»:

«Адресаты» –  фамилия,имя, отчество руководителя (фамилии, имена, отчества руководителей).

На закладке «Отношение к делу» делопроизводитель делает соответствующуюотметку, где указываются подразделение, в деле которого будет хранитьсядокумент на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания вдело.

67. В случае если регистрируемое обращение является ответом на другойдокумент (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ назапрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке «Связи»устанавливает связь с КД данного документа.

В разделе «Содержание» размещается файл, содержащий сканированныйдокумент.

Послерегистрации обращения в СЭД, оно направляется исполнителю без бумажной копии.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполненияобращения в целом и срок исполнения на закладке «Контроль».

 

68. При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводительуказывает источник, откуда поступил документ (закладка «Источник поступления») .

 

69. При наличиинастроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель,владеющий закрытым ключом, может заверить содержание обращения с использованиемЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает на кнопку «Заверить».Поля «Файлы» и «Текст» раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП изакрываются от редактирования. В КД устанавливается статус «Заверен», отображаютсядата, время , фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, ипиктограмма .

 

70. В случае если заверение необходимо отменить,делопроизводитель нажимает на кнопку «Отменить заверение».

 

71. Информация о заверении и пиктограмма  перестают отображаться в документе, содержаниестановится доступным для редактирования.

Принеобходимости после регистрации обращение может быть направлено наознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

«Срок ознакомления»;

«Участники»;

«Комментарииинициатора».

72. При наличиинастроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО,владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП.В случае начала процесса ознакомления поля «Комментарии инициатора», «Файлы» и «Текст»раздела «Содержание» автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливаетсястатус «Подписано инициатором» и правом верхнему углу появляется пиктограмма .

 

73. Вслучае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменениесрока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнительпрерывает процесс ознакомления нажатием кнопки «Приостановить процесс» в ЛО.Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки «Продолжить процесс» в ЛО.

Руководитель,получивший уведомление об ознакомлении с обращением, может создать в СЭДотметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительноеознакомление до ответа.

Приналичии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключаучастник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа(отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случаесохранения ответа поля «Файлы» и «Текст» раздела «Документ» автоматическиподписываются ЭП. В ответе устанавливается статус «Подписано» и правом верхнемуглу появляется пиктограмма .

 

XV. Контроль исполнения обращений граждан

 

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяютсяна следующие категории:

автор резолюции – руководитель, которому адресовандокумент, требующий исполнения;

ответственный исполнитель – руководитель, которыйотвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель – сотрудник, являющийся соисполнителемрезолюции документа;

делопроизводитель – сотрудник отдела по работе собращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер – сотрудник отдела по работе с обращениямиграждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения,имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводительдолжен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

«Автор»;

«Дата создания»;

«Исполнители»;

«Текст» – содержание резолюции;

«Срок исполнения».

Исполнение резолюции может быть поставлено на контроль .

 

 

75. При наличии настроексистемы, установленного ПО и закрытого ключа автор резолюции, владеющийзакрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случаесохранения КР поля «Текст», «Срок исполнения» и «Исполнители» автоматическиподписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма .

Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителямидокумента согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий всеэтапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение № 9 к регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

«Автор исполнения»;

«Дата исполнения»;

«Результаты рассмотрения».

 

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа илирезолюции исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения «Для информации».

Приналичии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнительрезолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее сиспользованием ЭП. В случае сохранения поля «Текст исполнения», «Файлы» и «Текст»раздела «Информационные материалы» автоматически подписываются ЭП. В правомверхнему углу КИ появляется пиктограмма .

 

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения,имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся вего подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции,согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

«Новый срок исполнения»;

«Причина переноса»;

«Дата переноса».

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

78. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственногоисполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции,замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные врезолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/иливыполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку «Полностьюисполнено».

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КДобращения на закладке «Контроль» ставит отметку об исполнении документа и датуисполнения .

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке «Отношение к делу» делаетотметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, датасписания в дело.

 

XVI. Работа с факсимильными документами

 

79. Дляавтоматической обработки в СЭД поступивших и направленных в другие организациифаксов используется БД «СМ-Факс».

При работе сфаксами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

факс-оператор – сотрудник, которому направляются нарассмотрение «Нерасписанные» и «Неопознанные» факсы, поступающие на закрепленныйза ним факс-номер, а также направляются уведомления при отправке исходящихфаксов сотрудниками, не имеющими на это право;

получатель – сотрудник, который рассматривает полученныефаксы и направляет их на регистрацию;

делопроизводитель – секретарь или сотрудник структурногоподразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

отправитель факсов – делопроизводитель, который направляет в БД«СМ-Факс» документы, зарегистрированные в БД «ИсхД».

80. Припоступлении факса выполняется автоматическое распознавание его содержания и вполученном тексте производится обнаружение названия организации-отправителя с фамилиямисотрудников, ответственных за отправку факса. После распознавания входящийдокумент автоматически помещается в БД «СМ-Факс» в вид «Входящие факсы» и получаетстатус «Новый».

В случаеесли организация-отправитель факса определена, но не обнаружена фамилиясотрудника, ответственного за отправку факса в БД «СМ-Факс», входящемудокументу будет присвоен статус «Нерасписанный». В случае если организация-отправительотсутствует в БД «СпО» (приложение № 16 к настоящему Регламенту), в БД «СМ-Факс»входящему документу будет присвоен статус «Неопознанный» .

81.Факс-оператор, получив уведомления, открывает «Нерасписанные» и «Неопознанные»факсы, изучает текст и из распознанного текста восстанавливает фамилииполучателей, если они были искажены в процессе распознания, и присваивает факсустатус «Новый» или перенаправляет факсы тем сотрудникам, к которым они могутиметь отношение.

Длявыбора сотрудников, которым направляются входящие факсы на рассмотрение,факс-оператору необходимо открыть в БД «СМ-Факс» документ в режимередактирования и указать сотрудников – получателей данного факса,воспользовавшись кнопкой  « ± »,расположенной в документе рядом с полем «Получатели», при этом активизируетсядиалоговое окно выбора сотрудников из базы данных «Структура организации».

Принаправлении документа для регистрации делопроизводителю структурногоподразделения или канцелярии в документе, открытом в режиме редактирования,указываются «Место регистрации» и в поле «Кому» – фамилия сотрудника, в адрескоторого должен регистрироваться документ, заполняются поля секции«Регистрация», и после нажатия кнопки  «На регистрацию» статус документа изменяется –«На регистрации», а соответствующим делопроизводителям добавляется доступ иформируются уведомления.

82. Делопроизводитель,в документе, открытом в режиме редактирования, при нажатие кнопки  «Зарегистрировать» вызывает действие, по которомуавтоматически создается новая входящая РКК в БД «ВхД». После заполнения полейРКК и регистрации, осуществляется возврат в документ «Входящий факс» БД«СМ-Факс», который получает статус «Зарегистрирован» и содержит ссылку на РКК вБД «ВхД».

В случаеесли делопроизводитель, рассмотрев факс, принял решение, что необходимостирегистрировать содержащийся в нем документ нет, он имеет возможность пометитьфакс как «Нерегистрируемый», и при этом документ возвращается факс-оператору суведомлением, содержащим информацию о том, кто и когда присвоил такой статус.

 

83.Получатели факсов имеют возможность вносить коррективы в поля, содержащиеатрибуты организации-отправителя факса.

Длявыбора организации-отправителя факса получателю необходимо открыть в БД«СМ-Факс» документ в режиме редактирования и указать организацию из ужезарегистрированных в БД «СпО», воспользовавшись кнопками  «+» / «-», расположенными в документе рядом сполем «Организация», при этом активизируется диалоговое окно выбора организацийиз БД «СпО».

Длявнесения изменений в описание организации-отправителя факса получателю факса необходимов документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку  «Ред.», расположенную рядом с полем «Организация»,и внести изменения.

Длясоздания заявки на новое описание организации-отправителя факса получателюнеобходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку  «Нов.», расположенную рядом с полем «Организация»,при этом активизируется диалоговое окно для задания параметров описания новойорганизации.

84. Для того чтобы подготовитьзарегистрированный исходящий документ в БД «ИсхД» на отправку в другую организацию, необходимо открыть РКК исходящегодокумента в режиме редактирования и нажать кнопку «НА ОТПРАВКУ», при этомделопроизводителю подразделения-отправителя становится доступна кнопка«ОТПРАВКА», то есть он получает право на фиксацию отправки документа.

Делопроизводитель подразделения-отправителя даеткоманду «Отправить», нажав на кнопку «ОТПРАВКА» , указывает способ отправки «факс-сервер» инажимает на кнопку «Факс-сервер».

В БД «СМ-Факс»формируется документ «Исходящий факс». Предварительно осуществляется проверканаличия номера факса в документе описания организации-получателя в БД «СпО». Документуприсваивается статус «На отправку».

В случаеесли документ описания организации-получателя в БД «СпО» не содержит номера дляотправки факса, необходимо внести коррективы в описание данной организации,либо исключить ее из списка рассылки в РКК БД «ИсхД».

Вназвании файла, который предполагается отправлять по факсу, необходимоиспользовать только английские буквы.

Длядокумента в БД «СМ-Факс» проверяется, имеет ли сотрудник право отправлятьфаксы. Если право отсутствует, то факс-оператору направляется уведомление соссылкой на исходящий документ в «СМ-Факс». Факс-оператор может отказать вотправке, при этом документу присваивается статус «Запрещен к отправке» иформируется уведомление сотруднику, инициировавшему отправку факса.

В случаеесли инициировавший отправку факса сотрудник имеет на это право илифакс-оператор разрешает отправку, документу устанавливается статус «В процессе»и осуществляется его направление на факс-сервер.

Поокончании отправки всех факсов просматриваются уведомления от факс-сервера орезультатах отправки. В случае если результат просмотра уведомленияотрицательный, документу устанавливается статус «Сбой отправки» и дляфакс-оператора, контролирующего использованный для отправки номер факса,формируется уведомление со ссылкой на документ из БД «СМ-Факс». Факс-оператор,открыв документ БД «СМ-Факс», может дать команду повторной отправки факса, приэтом у него есть возможность указать по какому номеру факса, если их несколько,начинать отправлять факс.

Послеуспешной передачи факса в документе БД «СМ-Факс» устанавливается статус«Отправлен» с датой и временем отправки, очищается секция «Содержание», а в РККисходящего документа в секции «Отправка» записываются дата и время отправки.

Приизменении статуса документа соответствующие уведомления направляютсясотрудникам, отправившим факс, и ответственному факс-оператору.